Informacije o izmenama, dopunama, važenju, prethodnim verzijama ili napomenama propisa, kao i o drugim dokumentima koji su relacijski povezani sa propisom možete saznati na linku OVDE.

Email Print

UPUTSTVO
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE

("Sl. glasnik RS", br. 10/93, 14/93 - ispr., 67/2016 i 3/2017)

 

I UVODNE ODREDBE

1. Ovim uputstvom bliže se utvrđuju pravila kancelarijskog poslovanja ministarstava i posebnih organizacija, službi Narodne skupštine, predsednika Republike, Vlade, kao i organa opština, gradova, grada Beograda i autonomnih pokrajina kad vrše poverene poslove državne uprave iz okvira prava i dužnosti Republike i preduzeća i drugih organizacija kad vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: organi državne uprave).

2. Predmeti i akti klasifikuju se po materiji u deset glavnih grupa (od 0 do 9), i to:

0 - državno uređenje, organizacija i rad državnih organa i statistika;

1 - rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;

2 - lična stanja građana, državna i javna bezbednost;

3 - privreda;

4 - finansije;

5 - zdravlje i socijalna zaštita;

6 - prosveta, nauka, kultura;

7 - sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo;

8 - vojni predmeti - narodna odbrana;

9 - predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8.

U okviru ove podele, vrši se po decimalnom sistemu dalje rasčlanjavanje glavnih grupa na grupe (dvocifreni znaci) i na podgrupe (trocifreni znaci), s obzirom na srodnost i obim pojedinih delatnosti, odnosno zadataka i poslova obuhvaćenih glavnim grupama.

Jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sastavni je deo ovog uputstva.

II PRIMANJE, OTVARANJE I PREGLEDANJE POŠTE

a) Neposredno primanje podnesaka

3. Pošta (akti, paketi, novčana pisma, telegrami i dr.) prima se u prijemnoj kancelariji ili određenom mestu u pisarnici, odnosno na drugom određenom mestu koje odredi funkcioner u organu državne uprave u kome se predmet rešava.

Pošta se prima u vreme utvrđeno propisom, odnosno opštim aktima o rasporedu radnog vremena. Način prijema pošte van radnog vremena utvrđuje sam organ državne uprave, prema mesnim prilikama i potrebama.

4. U kancelariji u kojoj se primaju stranke neophodno je obezbediti tehnička i druga sredstva kojima se građanima omogućava da brže obave poslove, a naročito da saopšte usmenu predstavku, žalbu ili drugi odgovarajući podnesak. Na vidnom mestu prostorije neophodno je da budu istaknuti obrasci za pojedine vrste podnesaka sa detaljnim uputstvima o načinu njihovog sastavljanja. Prostorija mora biti posebno označena sa uputstvom za koje organe državne uprave pojedina službena lica primaju podneske i druge akte.

5. Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije overen pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adresa primaoca, pošiljaoca i sl.), radnik određen za prijem pošte ukazaće stranki na te nedostatke i objasniće kako da se oni otklone. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se akt primi radnik će ga primiti, s tim što će na njemu sačiniti službenu zabelešku o upozorenju.

Ako organ državne uprave kome se predaje akt nije nadležan za njegov prijem, stranku treba upozoriti na to i uputiti je nadležnom organu državne uprave. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se njen akt primi, postupiće se na način iz prethodnog stava.

6. Na zahtev stranke koja lično predaje akt izdaje se potvrda o prijemu. Potvrda se izdaje na otisku prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje, broj pod kojim je evidentiran akt, eventualni prilozi i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt primio.

7. Za podneske po kojima se rešava u upravnom postupku koji su neposredno predati organu državne uprave nadležnom za prijem podneska ili su mu usmeno saopšteni na zapisnik obavezno se izdaje potvrda o prijemu podneska (obrazac broj 1.) na osnovu člana 12 Uredbe o kancelarijskom poslovanju (u daljem tekstu: Uredba).

8. Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja se dostavlja preko dostavljača (kurira) potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa ovlašćenog lica u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se i pečat organa državne uprave koji poštu prima, osim u dostavnoj knjizi.

Pored podataka iz prethodnog stava ubeležava se još i vreme prijema (čas i minut) u svim slučajevima kad je to propisom predviđeno. Ovaj podatak treba pribeležiti na primljenom aktu, odnosno na kovertu, ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen da otvara koverat.

8a Prijem pošte koja sadrži tajni podatak od drugog organa državne uprave vrši se, saglasno zakonu, preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom na potvrdi, odnosno u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.

Potvrda prijema tajnog podatka vrši se na Obrascu potvrde o prijemu tajnog podatka, koji je odštampan uz Uredbu o posebnim merama fizičko-tehničke zaštite tajnih podataka ("Službeni glasnik RS", broj 97/11).

8b Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja se odnosi na pregovaračke pozicije Republike Srbije, koje se izrađuju za potrebe vođenja pregovora o pristupanju Evropskoj uniji, i sa njom povezani akti i predmeti, koji nastaju u procesu pregovora o pristupanju Republike Srbije Evropskoj uniji, i označeni su oznakom "restriktivno/limite" vrši se preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.

b) Prijem pošte preko poštanske službe

9. Prijem pošte preko poštanske službe i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po propisima poštanske službe.

Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, radnik pisarnice ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost ili je u pitanju preporučena pošiljka a utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju radnik pisarnice mora zahtevati od odgovornog radnika pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrdi i da preda pošti podnesak u vezi sa naknadom štete, a posle toga će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.

v) Otvaranje i pregledanje pošte

10. Prispele pošiljke koje su adresirane na druge organe, organizacije ili lica pisarnica ne otvara već ih na najpogodniji način šalje adresatu ili vraća pošti.

11. Običnu ili preporučenu poštu, primljenu u zatvorenim kovertima, otvara ovlašćeni radnik pisarnice.

Pošiljke na kojima je označene da predstavljaju tajne podatke označene stepenima tajnosti ("DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO", "POVERLJIVO" i "INTERNO") otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave ili zaposleni koji bude za to određen, a koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima najmanje onog stepena tajnosti podatka koji se dostavlja, a pošiljke na kojima je stavljena oznaka "restriktivno/limite" otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave, ili zaposleni koji bude za to određen. Ovu poštu pisarnica uručuje licu koje je ovlašćeno za njeno otvaranje preko knjige primljene pošte, za mesto - neotvorenu.

Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara ovlašćeni radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili ovlašćeni radnik pisarnice.

Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom za radove i slično ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum, čas i minut prijema. Ove pošiljke otvara određena komisija, ako nije drukčije propisano.

Odgovorni radnik organa državne uprave dužan je da prethodno upozori pisarnicu na pošiljku koje se u smislu prethodnog stava očekuju i koje se ne smeju otvarati.

Pošta primljena za određeno lice zaposleno u organu državne uprave uručuje se neotvorena adresatu preko knjige primljene pošte na ličnost. Ako pošiljka ove vrste predstavlja službeni akt upućen organu državne uprave, primalac je dužan da najdalje u roku od 24 časa po prijemu akt vrati pisarnici radi evidentiranja.

U organu državne uprave gde postoji služba dežurstva, hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena otvara dežurni radnik, a ako su u pitanju akti koji predstavljaju tajni podatak, otvoriće samo zaposleni koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.

12. Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata ne pomešaju i sl. Naročito treba proveriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačeni na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiće se to službenom zabeleškom uz koju će se koverat priložiti. U ovakvim slučajevima pisarnica je dužna ako je to moguće, da o tome obavesti pošiljaoca.

Uz primljeni akt prilaže se i koverat, pogotovu kad datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova (rok za žalbu, rok za učešće na konkursu itd.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mesto odakle je poslat ili se ne može utvrditi ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.

Ako je u jednom kovertu prispelo više akata uz koje bi trebalo koverat priložiti, koverat će se priložiti samo uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati broj pod kojim je evidentiran akt uz koji je priložen koverat, zatim datum predaje pošti, ako su prispeli preporučenom poštom, kao i drugi podaci koji su označeni na kovertu.

13. Ako su koverti preporuka ili omoti paketa i drugih pošiljki primljeni oštećeni a postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja treba o tome sačiniti, u prisustvu još dva radnika, zapisnik u kome će se konstatovati vrsta i obim oštećenja i da li što nedostaje u prispeloj pošiljci. Ovom zapisniku prilaže se zapisnik iz tačke 9 stav 2 ovog Uputstva.

14. Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljke treba konstatovati kratkom zabeleškom koja se upisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primer: "primljeno bez priloga", "ne potpisano", i sl.).

Ako se u kovertu nađe akt adresiran na neki drugi organ državne uprave, ili lice, na njemu će se upisati zabeleška "pogrešno dostavljen", a zatim će pisarnica na najpogodniji način akt poslati onome kome je upućen. Ovakvi akti se ne vode u evidenciji primljenih akata.

Zabelešku iz st. 1 i 2 ovog člana potpisuje i datira radnik pisarnice koji pregleda poštu. Ispod zabeleške iz stava 2 stavlja se još i pečat.

15. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrednost, na primljenom aktu treba kratkom zabeleškom konstatovati primljeni novčani iznos, odnosno vrstu vrednosti.

16. Novac se istog dana uplaćuje na odgovarajući račun prihoda od administrativnih taksi ili drugi odgovarajući račun i priznanicu o uplati treba priložiti ostalim aktima.

Priložene druge vrednosti (ček, menica, plemeniti metali i sl.) odmah se deponuju u službi za materijalno finansijsko poslovanje organa državne uprave i pismeno stranka izveštava o postupljenom.

Ako je uz akt priložena dostavnica treba na njoj potvrditi prijem datumom, potpisom i pečatom i odmah je vratiti pošiljaocu.

17. Radnik koji prima poštu neposredno, odnosno pregleda poštu primljenu preko poštanske službe, dužan je da vodi računa o tome: koji akti i radnje kod organa državne uprave podležu taksiranju, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata i isprava i u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse itd.

18. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima o administrativnim taksama.

19. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije taksiran ili da je nedovoljno taksiran, radnik pisarnice će obavestiti stranku da dostavi odgovarajuću vrednost takse i taksu za opomenu, a podnesak, odnosno predmet, dostaviće u rad odgovarajućoj organizacionoj jedinici.

Ako je podnesak oslobođen plaćanja takse radnik pisarnice će to konstatovati kratkom zabeleškom, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobođenju.

g) Raspoređivanje pošte i klasifikacija predmeta po materiji

20. Primljenu poštu raspoređuje, po pravilu, radnik koji je otvara i pregleda.

21. Razvrstavanje predmeta (akata) vrši se po sadržini materije koja se u predmetu obrađuje i po organima državne uprave i njihovim organizacionim jedinicama.

22. Pri razvrstavanju se najpre utvrđuje glavna grupa, zatim odgovarajuća grupa i podgrupa, a ako je to potrebno, vrši se i dalje interno sadržinsko raščlanjavanje.

Predmet (akt) u kome se obrađuje različita materija koja se odnosi na dva ili više klasifikacionih znakova razvrstava se i vodi, po pravilu, pod znakom na čiju se sadržinu pretežno odnosi.

Termin u klasifikacionim znacima "opšte" označava sadržinu koju nije moguće označiti tačno utvrđenim znakom (na primer: opšte o izborima i sl.). Znak za "opšte" je i svaki znak koji obuhvata sadržinu dalje raščlanjenog znaka u slučajevima kad reč "opšte" kod rasčlanjenih znakova nije posebno napisana.

Pri razvrstavanju predmeta (akata) po sadržini treba, po pravilu, upotrebljavati raščlanjene trocifrene znakove i dalje interno raščlanjivanje, ako je to potrebno. Ako se u organu ili organizaciji u toku godine očekuje manji broj predmeta u okviru pojedinih znakova mogu se izuzetno, pri razvrstavanju predmeta koristiti i dvocifreni znaci (grupe), odnosno jednocifreni znaci (glavne grupe), pod uslovom da takav način razvrstavanja obezbeđuje dovoljnu preglednost predmeta (akata po materiji) i omogućuje njihovo brzo pronalaženje.

23. Razvrstani predmeti obeležavaju se oznakama organa državne uprave odnosno njihovih unutrašnjih organizacionih jedinica (po pravilu, organi sa rimskim brojevima, i njihove organizacione jedinice arapskim dvocifrenim brojevima - od 01 do 99).

Oznake iz prethodnog stava se utvrđuju rešenjem za narednu godinu od strane funkcionera koji rukovodi organom državne uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica.

Za organe državne uprave za koje se kancelarijsko poslovanje vodi preko Uprave za zajedničke poslove republičkih organa rešenje iz stava 2 ove tačke donosi direktor Uprave.

Za organe državne uprave koji sami vode kancelarijsko poslovanje a imaju više organizacionih jedinica rešenje donose funkcioneri koji rukovode tim organima državne uprave.

24. Radnik koji otvara i pregleda primljenu poštu, po završenom pregledu, stavlja otisak prijemnog štambilja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u osnovnu evidenciju ili u druge knjige evidencije.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornji desni ugao prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na prazno mesto prve strane, vodeći računa da tekst akta ostane potpuno čitljiv. Ako na prvoj strani nema dovoljno mesta otisak prijemnog štambilja treba staviti na poleđini akta u gornjem levom uglu ili na drugom mestu. Ako su strane akta u celini popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja treba staviti na list čiste hartije koji se prilaže uz akt.

Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku nekog ranijeg akta, prijemni štambilj se stavlja desno ispod teksta poslednjeg akta pisanog u produžetku.

25. U otisak prijemnog štambilja organa uprave (obrazac broj 2) upisuju se sledeći podaci:

1) u rubriku "Pisarnica" - naziv organa uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica;

2) u rubriku "Primljeno" - datum kad je akt primljen;

3) u rubriku "Organ" - oznaka organa državne uprave;

4) u rubriku "Organizaciona jedinica" - oznaka unutrašnje organizacione jedinice;

5) u rubriku "Broj" - klasifikacioni znak i broj iz brojčanog kartona odnosno klasifikacionog znaka, odnosno redni broj iz skraćenog delovodnika;

6) u rubriku "Prilog" - ukupan broj primljenih priloga; i

7) u rubriku "Vrednosti" - ukupan iznos taksenih maraka, odnosno novčani iznos.

Ostale oznake na aktima (na primer: veze brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.

26. Za organe državne uprave smeštene u okruzima po pravilu se obrazuje zajednička pisarnica s tim da se evidencije vode posebno za svako ministarstvo.

27. Pojedini organi državne uprave koji imaju svoje službe raspoređene van sedišta organa uprave, mogu poslove prijemne kancelarije poveriti ugovorom opštinskom odnosno pokrajinskom organu ako se ti poslovi ne vrše na način iz tačke 26 ovog uputstva.

28. Po završenom raspoređivanju akti se predaju radi evidentiranja u odgovarajuće evidencije.

III EVIDENTIRANJE AKATA, ODNOSNO PREDMETA

29. Primljeni i raspoređeni akti evidentiraju se u osnovne evidencije istoga dana i pod istim datumom pod kojim su primljeni. Telegrame i akte sa određenim kratkim rokom za odgovor, kao i akte po kojima treba hitno postupati, treba evidentirati pre ostalih akata i odmah ih dostaviti u rad odgovarajućoj organizacionoj jedinici.

Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga primljeni akti ne mogu evidentirati istoga dana kada su primljeni evidentiraće se najdocnije sledećeg dana, pre evidentiranja nove pošte, i to pod datumom kada su primljeni.

29a Rukovodilac organa državne uprave uspostavlja i vodi ažurnu evidenciju o tajnim podacima koji su dostavljeni drugim korisnicima izvan organa državne uprave.

Organ državne uprave koji arhivira tajne podatke označene stepenom tajnosti "DRŽAVNA TAJNA" ili "STROGO POVERLJIVO" vodi evidenciju ostvarenih uvida nakon arhiviranja dokumenta, koja sadrži: kratak sadržaj predmeta; broj, datum, stepen tajnosti i broj primeraka dokumenta koji sadrži tajni podatak; ime i prezime lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom, kao i broj njegovog sertifikata za pristup tajnim podacima; razlog uvida; datum i vreme kada je uvid ostvaren; potpis lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom.

30. Predmet (kratka sadržina akta) upisuje se u evidenciju tako da iz navedenog bude jasno na koje pitanje ili materiju se predmet odnosi. Pri tom se treba držati pravila da se za lične predmete, uključujući sve predmete upravnog postupka, koji se odnose na fizička ili pravna lica, ili ako se evidentiranje vrši prema pošiljaocu, navodi: prezime, ime i prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sedište (za pravna lica) i sadržina stvari koja se u aktu raspravlja (na primer: Petar Petrović, Kruševac, zahtev za izdavanje odobrenja za izgradnju pomoćnog objekta).

Ako se predmet odnosi na više lica, u evidenciju se upisuju, ako je to moguće, imena svih lica.

Ako nije moguće uneti u evidenciju imena svih lica, navodi se samo prvo lice sa dodatkom "i dr.".

31. U osnovnu evidenciju predmeta (akata) ne upisuju se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku (računi, službena glasila, časopisi, knjige, pozivi za sednice i druge sastanke primljenih na ličnost, prospekti i sl.). Ovakve pošiljke treba voditi na odgovarajućim obrascima propisanim ovim uputstvom.

32. Funkcioner organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica, u sporazumu sa funkcionerom organa državne uprave za koji se vodi osnovna evidencija, određuje sistem vođenja osnovne evidencije (kartoteka, skraćeni delovodnik ili AOP).

Svaki organ državne uprave dužan je da vodi evidenciju o evidencijama koje njegove područne jedinice van sedišta vode o predmetima iz nadležnosti tog organa državne uprave.

a) Kartoteka predmeta

33. Ako se osnovna evidencija vodi u obliku kartoteke, kartoteka se sastoji od pregradnih kartona, brojčanih kartona i kartica. Kartice se drže u odvojenim kutijama, u zavisnosti od toga da li se odnose na rešene ili nerešene predmete (aktivna i pasivna kartoteka).

Odlukom funkcionera koji rukovodi organom državne uprave, može se ustrojiti i posebna kutija za kartice evidentiranih upravnih predmeta, radi praćenja njihovog izvršenja.

Pregradni kartoni služe za razdvajanje kartica različitih klasifikacionih znakova i na njima se ispisuje, odnosno za njih pričvršćuju klasifikacioni znaci iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji. Za svaki klasifikacioni znak upotrebljava se poseban pregradni karton.

Brojčani kartoni (obrazac broj 3) služe za označavanje rednih brojeva pod kojima su na karticama evidentirani predmeti u jednoj kalendarskoj godini. Za svaki klasifikacioni znak upotrebljava se poseban brojčani karton. U gornjem desnom uglu brojčanog kartona upisuje se klasifikacioni znak kroz godinu u kojoj se evidentira predmet.

Označavanje pod kojim rednim brojem su evidentirani predmeti vrši se zaokruživanjem plavom bojom rednih brojeva, odštampanih na brojčanom kartonu.

34. Na prednjoj strani brojčanog kartona odštampani su brojevi od 1 do 100, a na poleđini od 101 do 200. Sledeći brojčani karton na prednjoj strani ima brojeve od 201 do 300, a na poleđini 301 do 400 i tako redom do broja 1000. Ukoliko u okviru određenog klasifikacionog znaka ima preko 1000 predmeta, brojevi preko 1000 zauzimaju se zaokruživanjem brojeva u kartonima brojevima od 1 do 200 i dalje, s tim što se u gornjem levom uglu upisuje odgovarajuća 1000.

35. Kartice služe za vođenje evidencije o predmetima. Kartice su štampane na jedinstvenom obrascu.

Evidencija o ostalim predmetima iz člana 4 Uredbe (u daljem tekstu: vanupravni predmeti), vode se na karticama bele boje (obrazac broj 4).

Evidencija o prvostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće povodom zahteva stranke vodi se na karticama bele boje sa crvenim rubom (obrazac broj 5).

Evidencija o prvostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti vodi se na karticama bele boje sa žutim rubom (obrazac broj 6).

Evidencija o drugostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće povodom žalbe vodi se na karticama bele boje sa plavim rubom (obrazac broj 7).

Evidencija o predmetima drugostepenog upravnog postupka u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti vodi se na karticama bele boje sa ljubičastim rubom (obrazac broj 8).

Evidencija o upravnim predmetima povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa vodi se na karticama bele boje sa isprekidanim crvenim rubom (obrazac broj 9).

Evidencija o upravnim predmetima povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa vode se na karticama bele boje sa isprekidanim plavim rubom (obrazac broj 10).

36. Kod prvostepenog organa državne uprave žalbe se evidentiraju na belim karticama i odlažu se iza kartice gde je evidentiran osnovni predmet.

37. U kartoteci u okviru istog klasifikacionog znaka redosled ređanja pregradnih i brojčanih kartona i kartica je sledeći: pregradni karton, brojčani karton i kartice, s tim što se istobojne kartice ređaju jedna do druge.

U okviru istog klasifikacionog znaka kartice se slažu na sledeći način:

- iza brojčanog kartona slažu se po rednom broju kartice vanupravnih predmeta;

- iza kartica vanupravnih predmeta slažu se po azbučnom redu početnog slova, prezimena fizičkog lica ili naziva organizacije (stranke), kartice evidentiranih predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom zahteva stranke;

- iza kartica predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom zahteva stranke, slažu se po rednom broju kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti;

- iza kartica predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće po službenoj dužnosti, slažu se po rednom broju kartice evidentiranih upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa;

- iza kartica upravnih predmeta povodom upotrebe pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa slažu se po rednom broju kartice evidentiranih predmeta drugostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom žalbe;

- iza ovih slažu se po rednom broju kartice drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti;

- iza ovih kartica slažu se po rednom broju kartice evidentiranih upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa.

38. Na praznu karticu najpre se upisuju osnovni podaci:

1) u levom gornjem uglu iznad linije - klasifikacioni znak i redni broj uzet iz brojčanog kartona, a ispod linije godina;

2) na sredini iznad linije upisuje se prezime i ime fizičkog lica, odnosno naziv pravnog lica, kao i drugi podaci od značaja za identifikaciju lica (matični broj i sl.), a ispod linije kratka sadržina predmeta;

3) u desnom gornjem uglu iznad linije mesto (adresa pošiljaoca); u predmetima u kojima je određeno da će se voditi dosije, ispod adrese upisuje se broj dosijea.

Upisi u vertikalnim kolonama kartice znače:

1) podaci u prvoj koloni označavaju mesto gde se predmet nalazi. Pojedine oznake u okviru ove kolone znače: arapski dvocifreni brojevi (od 01 pa nadalje) označavaju unutrašnju organizacionu jedinicu, slovo "R" znači da je predmet u roku, oznaka "Izv" znači da je predmet rešen izvorno i svi spisi predmeta upućeni drugom organu državne uprave, oznaka "a/a" znači da je predmet u arhivi, a oznaka "2 god.", "10 god.", "trajno", označava rok čuvanja arhiviranog predmeta prema utvrđenoj listi kategorija registraturskog materijala;

2) u drugoj koloni stavlja se datum koji označava kada je predmet predat, odnosno odložen na mesto označeno u prvoj koloni, a u slučaju da se upisivanje podataka na kartici nastavlja u sledećoj godini u ovoj koloni treba označiti tu godinu, a prethodne podatke podvući crvenom olovkom;

3) podaci u trećoj koloni bliže objašnjavaju podatke iz prve i druge kolone.

Kada su ispunjene sve rubrike na levoj polovini prve strane kartice, upisivanje se nastavlja na desnoj polovini (levu i desnu stranu deli treća unutrašnja vertikalna linija), odnosno na poleđini kartice. Ako je popunjena poleđina kartice, upisivanje podataka će se vršiti na novoj kartici, koju treba prilepiti gornjom ivicom na staru karticu, pošto se prethodno na nju unesu potrebni osnovni podaci iz predmeta (oznaka, broj, godina i kratka sadržina predmeta).

"Kartice" u koje se evidentiraju predmeti upravnog postupka pored druge polovine vertikalnih kolona imaju redne brojeve, i to:

1) kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće povodom zahteva stranke od 1 do 12;

2) kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti od 1 do 9;

3) kartice upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa od 1 do 13;

4) kartice predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće povodom žalbe od 1 do 9;

5) kartice predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti od 1 do 7, i

6) kartice upravnih predmeta povodom potrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa od 1 do 16.

39. Osnovni podaci u kartoteci upisuju se, po pravilu, pisaćom mašinom ili ručno čitkim štampanim slovima.

40. Ako se za već evidentirani predmet otvori nova kartica, a grešku nije moguće odmah ispraviti, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što će se označiti veza između obe kartice (na primer: 020-10/80, a na novoj kartici ispod broja predmeta treba upisati u zagradi broj i godinu stare kartice). U tom slučaju predmet nosi broj pod kojim je poslednji put evidentiran.

Za predmete koji se odnose na više klasifikacionih znakova otvara se jedna kartica sa klasifikacionim znakom na koji se predmet pretežno odnosi.

b) Skraćeni delovodnik

41. Funkcioner organa državne uprave utvrđuje rešenjem, u sporazumu sa funkcionerom organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica ako se osnovna evidencija vodi u pisarnici, da će se u narednoj godini osnovna evidencija o predmetima i aktima, zavisno od broja predmeta i akata, voditi putem skraćenog delovodnika.

Skraćeni delovodnik vodi se na jedinstvenom obrascu vertikalnog formata A-4 (obrazac broj 11).

U skraćenom delovodniku akti se evidentiraju po hronološkom redu. Pored osnovnog broja (po hronološkom redu) akt dobija i klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji.

Pojedini upisi u skraćeni delovodnik vrše se na sledeći način:

1) u prvoj koloni upisuje se iznad crte redni broj predmeta, a ispod crte klasifikacioni znak predmeta po materiji;

2) u drugoj koloni upisuje se kratka sadržina predmeta;

3) u trećoj koloni u prostor iznad crte upisuju se podaci o mestu gde se predmet nalazi (organizaciona jedinica, predmet u roku, izvorno rešen itd.), a u prostor ispod crte upisuje se datum dostavljanja predmeta u rad, datum stavljanja predmeta u rok ili arhivu i sl., zavisno od oznake upisane u prostor iznad crte;

4) u četvrtoj koloni (primedba) upisuju se podaci koji bliže obaveštavaju upise iz kolone 2 i 3, kao i za povezivanje upisa (novi broj delovodnika). U ovoj koloni unose se za upravne predmete podaci o načinu rešavanja i o rokovima u kojima su završeni.

42. U slučaju da kod pojedinih osnovnih brojeva nema više mesta za upisivanje podataka o kretanju predmeta upisivanje se nastavlja ispod poslednjeg iskorišćenog osnovnog broja delovodnika, s tim što se u prvoj koloni upisuje redni broj i klasifikacioni znak predmeta, a u rubrici "primedba" brojevi između kojih je predmet prvobitno bio evidentiran (povezivanje).

Ako se već evidentiranom predmetu da novi redni broj, a grešku nije moguće odmah ispraviti vrši se povezivanje brojeva i predmet nosi redni broj pod kojim je poslednji put evidentiran.

43. Delovodnik se zaključuje na kraju godine (31. decembra) službenom zabeleškom napisanom ispod poslednjeg broja koji pokazuje koliko je predmeta zavedeno u toj godini. Ova zabeleška se datira i overava pečatom, a potpisuje je radnik koji vodi delovodnik.

44. Za svaku vrstu predmeta vodi se poseban delovodnik (vanupravni, prvostepeni upravni predmeti pokrenuti po zahtevu stranke, prvostepeni upravni predmeti pokrenuti po službenoj dužnosti itd.).

v) Evidentiranje akata koji su označeni kao tajni podaci

45. Radi evidentiranja akata koji su označeni kao tajni podaci ustrojava se poseban skraćeni delovodnik.

Skraćeni delovodnik vodi se na Obrascu evidencije o tajnim podacima koji je odštampan uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata ("Službeni glasnik RS", broj 8/11) i na isti način kao skraćeni delovodnik u ukoričenim knjigama, koje se, po pravilu, koriste za više godina, s tim što se svaka godina posebno zaključuje.

Posle evidentiranja akata koji su određeni kao tajni podaci, u prijemni štambilj ispred klasifikacionog broja predmeta upisuju se velika štampana slova za odgovarajuće stepene tajnosti, i to: "DT" - za stepen tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "SP" - za stepen tajnosti "STROGO POVERLJIVO", "P" - za stepen tajnosti "POVERLJIVO" i "I" - "INTERNO".

Evidencija o tajnim podacima vodi se odvojeno od ostalih evidencija organa državne uprave.

U skraćeni delovodnik u koji se evidentiraju akti koji sadrže tajne podatke upisuje se svaki akt koji je primljen sa oznakama stepena tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO", "POVERLJIVO" i "INTERNO".

Ako predmet, koji je evidentiran u kartoteku ili skraćeni delovodnik, u toku postupka bude označen kao tajni podatak, ponovo će se evidentirati u odgovarajući skraćeni delovodnik, s tim što će se izvršiti povezivanje ovih brojeva.

Arhiviranje završnih predmeta koji su označeni oznakom stepena tajnosti vrši se po rednim brojevima skraćenog delovodnika.

g) Popis akata

46. Popis akata (obrazac broj 12) koji se vodi u obliku tabaka ili knjige služi za evidentiranje akata ili iste vrste ili koji se masovno primaju, a po kojima se na isti način vodi postupak. Za ove vrste akata treba, po pravilu, na početku godine rezervisati kartice, odnosno prve redne brojeve u delovodniku. Na odgovarajućoj kartici, odnosno kod rednog broja u delovodniku stavlja se preko vodoravnih crta krupnim slovima: "Popis akata" i navodi se kratka sadržina predmeta.

Popis akata je sastavni deo kartoteke, odnosno skraćenog delovodnika.

Za koje će se vrste predmeta voditi popis akata, određuje funkcioner koji rukovodi državnim organom uprave, u čijem se sastavu nalazi pisarnica, ako nije drugačije propisano. U pisarnici se vodi evidencija posebnih evidencija.

47. Ako se popis akata ne vodi u pisarnici, organ državne uprave koji vodi popis akata dužan je da ga zaključi najkasnije do 5. januara naredne godine i da ga odmah dostavi pisarnici, radi unošenja ukupnog broja predmeta i razvođenja u osnovnoj evidenciji. Sa popisom akata dostavljaju se i završeni predmeti.

48. Ako je posebnim propisom za pojedine oblasti propisana sadržina posebne evidencije, onda se ta evidencija koristi umesto propisanog obrasca popisa akata.

49. U istoj posebnoj evidenciji ne može se voditi evidencija o predmetima koji su razvrstani na različite klasifikacione znakove.

50. Ako je u posebnu evidenciju evidentiran zahtev za izdavanje uverenja ili zapisnik o inspekcijskom pregledu, radnik koji vrši stručnu obradu predmeta dužan je da blagovremeno izvesti pisarnicu da je donet upravni akt odnosno da je protekao propisani rok za izdavanje uverenja, a odgovorni radnik pisarnice dužan je da odmah za taj predmet otvori karticu bele boje sa crvenim ili žutim rubom odnosno da ga evidentira u odgovarajući skraćeni delovodnik ili kartoteku.

O postupanju po stavu 1 ove tačke radnik koji vrši stručnu obradu predmeta, kod odgovarajućeg rednog broja, u posebnu evidenciju upisuje službenu zabelešku.

51. O podnetim usmenim ili pismenim zahtevima i po njima izdatim uverenjima, potvrdama, certifikatima i sličnim ispravama vodi se posebna evidencija u obliku popisa akata ako nije drugačije propisano.

U slučaju iz stava 1 ove tačke, broj pod kojim se uverenje izdaje sastoji se od broja pod kojim je evidencija o izdatim uverenjima evidentirana u osnovnu evidenciju, podbroja iz posebne evidencije i oznake organa odnosno organizacione jedinice (na primer: 437-10/91-60-I/07).

52. Svi akti koji pripadaju istom predmetu evidentiranom u posebnu evidenciju drže se u posebnom omotu spisa odgovarajuće boje.

53. Spisi iz više predmeta, evidentiranih u isti popis akta koji se sastoje iz malog broja akata mogu se držati u zajedničkom omotu.

Upravni predmeti moraju imati posebne odgovarajuće omote spisa.

54. Popis akata može se raditi i putem sredstava za automatsku obradu podataka iako je osnovna evidencija o predmetima i aktima ustrojena putem i kartoteke ili skraćenog delovodnika.

d) Vođenje evidencije po dosijeima

55. Ako je to neophodno zbog specifičnosti određenih vrsta akata i predmeta u organu državne uprave, može se ustrojiti vođenje dosijea, vezanih za osnovnu evidenciju o predmetima i aktima.

Posebnim propisima može se ustrojiti evidentiranje predmeta i akata po dosijeima i utvrditi njihovo evidentiranje u posebnu evidenciju.

Evidencija po dosijeima vodi se u pisarnici. Ako je to neophodno, zbog specifičnosti određene vrste predmeta, evidencija po dosijeima može se voditi u organu državne uprave. U tom slučaju u pisarnici se vodi evidencija o ustrojenim vrstama dosijea.

56. U dosije se obavezno ulažu akta kojima je predmet završen, kao i druga značajna dokumentacija.

57. Za svaku vrstu dosijea treba sastaviti poseban spisak.

Spisak dosijea iz stava 1 ovog člana sadrži redni broj, naziv, odnosno lično ime lica i rubriku za primedbe.

58. Na svaku kutiju, omot i sl. u koje se odlažu akti i predmeti o kojima se evidencija vodi u okviru dosijea treba upisati redni broj iz matične evidencije, odnosno iz spiska ustrojenih dosijea.

Po brojevima iz matične evidencije, odnosno iz spiska dosijei se ređaju u odgovarajućim ormanima, policama i sl.

59. Kada se dosije izda na revers licu za koje se vodi ili pošalje drugom organu, revers odnosno kopiju dopisa kojim je dosije poslat treba držati na mestu na kome se nalazio taj dosije, a u matičnoj evidenciji, odnosno u spisku dosijea u rubrici "Primedba" upisati odgovarajuću zabelešku.

Ako lice o kome se vodi dosije umre, izgubi određeno svojstvo ili iz nekog drugog razloga prestane potreba za daljim vođenjem dosijea, dosije treba iz aktivnih dosijea premestiti među pasivne a u matičnoj evidenciji, odnosno u spisku aktivnih dosijea u rubrici " Primedba" upisati odgovarajuću zabelešku.

60. Kod velikog broja dosijea, radi bržeg pronalaženja predmeta, za svaku vrstu dosijea može se ustrojiti poseban azbučni registar i u njemu pored svakog naziva, odnosno ličnog imena lica upisati i broj dosijea. Prema potrebi, za istu vrstu dosijea može se voditi i više registara.

61. Ako se u okviru dosijea nalaze upravni akti, sva dokumentacija koja se odnosi na isti upravni predmet drži se u posebnom, po boji odgovarajućem, omotu spisa.

62. Svaki dosije mora sadržati spisak upravnih predmeta po datumu nastanka predmeta. U spisak se upisuju i odgovarajuće oznake sa omota spisa o načinu i rokovima rešavanja predmeta.

đ) Vođenje evidencije putem automatske obrade podataka

63. Osnovu automatske obade podataka u kancelarijskom poslovanju čini vođenje osnovne evidencije o predmetima u obliku kartoteke.

64. Za automatsku obradu podataka u kancelarijskom poslovanju glavni meni informacionog podsistema sadrži sledeće opcije:

1) formiranje i održavanje datoteka,

2) rad sa strankama,

3) izrada dnevnih izveštaja,

4) periodični izveštaji,

5) dinamika primljenih i arhiviranih predmeta,

6) statistička obrada podataka.

65. U okviru formiranja i održavanja datoteka neophodno je formiranje, održavanje i korišćenje pomoćnih datoteka informacionog podsistema sledeće sadržine:

1) o r g a n i - šifre i nazivi organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica;

2) k l a s e - jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sa klasifikacionim znacima i sadržinom;

3) p r e d m e t i - svi podaci za upravne predmete;

4) i s t o r i j a t - kretanje predmeta i faze rešavanja,

5) ž a l b e - organi nadležni za rešavanje žalbi.

66. Nakon prijema podnesaka stranke evidentiranje predmeta se vrši putem terminala.

67. U datoteku se unose podaci o stranci i vrsti i sadržini predmeta, izuzev rednog broja koji se po pojedinim klasifikacionim znacima automatski dodeljuju.

68. Evidentiranje odnosno obeležavanje predmeta vrši se po vrsti predmeta, i to kao:

1) C - "crveni predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po zahtevu stranke,

2) Ž - "žuti predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti,

3) P - "plavi predmet" - obeležavaju se drugostepeni upravni predmeti u kojima drugostepeni organ pokreće postupak po žalbi, zahtevu ili predlogu,

4) L - "ljubičasti predmet" - obeležavaju se drugostepeni upravni predmeti u kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti,

5) I - "isprekidani crveni predmet" - obeležavaju se upravni predmeti povodom upotrebe vanrednih pravnih sredstava uloženih kod prvostepenog organa,

6) C - "isprekidani plavi predmet" - obeležavaju se upravni predmeti povodom upotrebe vanrednih pravnih sredstava uloženih kod prvostepenog organa,

7) O - "beli predmeti" - vanupravni.

69. Datoteka se pretražuje na terminalu prema prezimenima i imenima stranaka, odnosno prema klasifikacionim znacima pod kojim se predmet vodi.

70. Nakon evidentiranja predmeta automatski se štampa prva strana omota spisa, potvrda o prijemu podneska i opšta uplatnica za plaćanje propisane administrativne takse.

71. Putem terminala vrši se stalno ažuriranje svih podataka neophodnih za praćenje kretanja i način rešavanja upravnih predmeta. Evidentiraju se sve promene kod svakog predmeta u pogledu vrste predmeta.

72. Na kraju radnog dana treba odštampati sadržinu svih evidentiranih predmeta za taj dan i odložiti u poseban dosije koji služi kao paralelna evidencija u slučaju eventualnog uništenja podataka memorisanih u odgovarajućim uređajima.

73. Kao dnevni izveštaji izrađuju se:

1) izveštaj o kretanju predmeta upravnog postupka pojedinog organa državne uprave odnosno organizacione jedinice (može se birati da li se žele crveni predmeti, žuti predmeti) svrstati u grupe - rešeni odnosno nerešeni predmeti;

2) izveštaj o kretanju vanupravnih predmeta po pojedinim organima (beli predmeti) svrstani u grupe - rešeni, nerešeni;

3) rekapitulacija o kretanju predmeta upravnog postupka svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica (svega rešeno - nerešeno po vrstama predmeta i klasifikacionim znacima);

4) rekapitulacija o kretanju stvarnih i običnih ličnih predmeta svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica.

74. U okviru periodičnih izveštaja štampaju se analitički pregledi "od datuma do datuma" koji obuhvataju sve rešene i nerešene predmete po organima državne uprave, odnosno organizacionim jedinicama i vrstama predmeta (upravni i ostali), sa zbirom predmeta po klasifikacionim znacima i zbirom za pojedine organe državne uprave odnosno organizacionu jedinicu.

75. U okviru dinamike prijema i arhiviranja predmeta dobijaju se operativni izveštaji za dnevno praćenje stanja rešavanja arhiviranja upravnih i ostalih predmeta.

Izveštaji su sledeći:

1) pregled nerešenih upravnih predmeta kod odabranih organizacionih jedinica, odnosno organa državne uprave sa stanjem na dan unetog datuma (predmeti čiji su rokovi rešavanja istekli sa datim datumom);

2) pregled predmeta koji su rešeni u jednom naznačenom vremenskom periodu po vrsti predmeta i organu državne uprave odnosno organizacionoj jedinici;

3) grafički prikaz ukupno primljenih i arhiviranih predmeta po mesecima za tekuću godinu za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu;

4) ekranski prikaz stanja rešavanja predmeta za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu (broj predmeta prenetih iz ranijih godina, broj predmeta primljenih u tekućoj godini, ukupno rešeno predmeta u roku, po isteku roka, broj nerešenih predmeta s obzirom na rok - da li je istekao ili nije).

76. U okviru statističke obrade podataka izrađuju se godišnji izveštaji o radu na rešavanju upravnih predmeta po odgovarajućim upravnim oblastima, u skladu sa propisima iz ove oblasti.

Godišnji izveštaj nadležnim organima državne uprave mogu se slati Floppy-disku, koji sadrži ulazne slogove na osnovu kojih se izrađuju zbirni tabelarni pregledi.

77. Na kraju kalendarske godine štampa se analitički izveštaj o svim nerešenim predmetima sa svim podacima i automatski se svi podaci prenose u datoteku kao početno stanje predmeta za rešavanje u narednoj kalendarskoj godini.

Rešavanje prenetih predmeta iz ranijih godina vrši se uvek pod novim brojem uz obezbeđenje veze sa brojem iz ranijih i kasnijih godina.

78. Na kraju kalendarske godine štampaju se analitičke kartice sa podacima svih evidentiranih predmeta u toku jedne godine. Ove analitičke kartice se povezuju u posebnu knjigu koja služi za trajnu dokumentaciju.

79. Ako dođe do eventualnog kvara terminala preko koga se vrši evidentiranje predmeta u toku radnog vremena sa strankama, nastaviće se sa prijemom podnesaka i izdaće se potvrda o prijemu podneska stranci. Evidentiranje će se izvršiti odmah po nastanka rada terminala i naknadno stranci dostaviti nova potvrda o prijemu podneska.

80. Od propisanog načina vođenja kancelarijskog poslovanja putem AOP-a može se odstupiti jedino uz saglasnost Ministarstva pravde ako za to postoje razlozi celishodnosti.

e) Postupanje sa nerešenim predmetima istekom godine

81. Svi nerešeni upravni predmeti pokrenuti po zahtevu stranke istekom godine dostavljaju se pisarnici radi evidentiranja u narednoj godini (prezavođenje).

Za prezavedene predmete rokovi za rešavanje računaju se i iskazuju u izveštaju o kretanju upravnih predmeta od datuma prijema zahteva organu nadležnom za prijem podneska.

Svaki radnik je u organu uprave dužan da uz sve nerešene predmete sastavi obrazloženje o razlozima koji su doveli da pojedini predmeti ne budu rešeni u tekućoj godini kada su i evidentirani. Razloge opravdanim ceni funkcioner koji rukovodi organom državne uprave.

Aktom o organizaciji i radu organa državne uprave može se propisati da se svi nerešeni predmeti pre zavedu.

ž) Združivanje akata

82. Pre dostavljanja akata u rad organu državne uprave odnosno odgovarajućoj organizacionoj jedinici radnik pisarnice je dužan da proveri da li primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju.

Pre dostavljanja akata u rad organu, pisarnica mora izvršiti njihovo združivanje sa predmetom u vezi sa kojim su primljeni.

Združivanje akata vrši se na taj način što se na osnovu podataka iz kartoteke, odnosno skraćenog delovodnika utvrđuje gde se nalazi predmet. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu kod organa državne uprave pored prijemnog štambilja treba staviti datum koji pokazuje od kada se predmet tamo nalazi.

Ako se novoprimljeni akt dostavlja u rad istom organu državne uprave kod koga se nalazi predmet, dostavljanje će se izvršiti putem interne dostavne knjige. Ako se predmet nalazi kod drugog organa državne uprave, pisarnica će izvršiti dostavljanje u rad u sporazumu između organa kod koga se predmet nalazi i onog kome treba novoprimljeni akt dostaviti u rad.

Ako je u pitanju arhivirani predmet, združivanje se vrši na taj način što se arhivirani predmet uzima iz arhive i združuje sa aktom kojim se ponovo pokreće postupak. Arhivirana kartica takođe se uzima iz pasivne i vraća u aktivnu kartoteku.

Akt kojim se ponovo pokreće postupak, ako je podnet u istoj godini kada je predmet završen, evidentira se pod brojem pod kojim je završen predmet sa kojim se združuje, a ako je podnet kasnije evidentira se pod odgovarajućim brojem iz godine u kojoj je podnet.

z) Omot spisa

83. Svaki akt kojim počinje novi predmet ili dosije treba po evidentiranju uložiti u poseban omot spisa (obrazac broj 13). Na omot spisa upisuje se broj, godina, oznaka organa državne uprave i njegove unutrašnje organizacione jedinice, a ispod toga kratak sadržaj predmeta odnosno dosijea, kao i popis priloga. Omoti spisa za predmete u upravnom postupku ispod kratke sadržine predmeta imaju odgovarajuće brojeve (od 1 do 12, odnosno od 1 do 9, odnosno od 1 do 13, odnosno od 1 do 9, odnosno od 1 do 7 i od 1 do 16).

84. Za vanupravne predmete koriste se omoti bele boje.

Za upravne predmete koriste se omoti bele boje sa odgovarajućom bojom gornjeg ruba, kao i boje na karticama odgovarajuće vrste.

84a Omot spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke označava se istim stepenom tajnosti kao i dokument i čini njegov sastavni deo.

Prednja strana omota spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke formata je A-4, ima odgovarajuću boju i širine je tri centimetra, mereno od spoljnih ivica prema unutrašnjosti omota.

Za omote spisa u kojima se nalaze tajni podaci koriste se Obrasci omota spisa, koji su odštampani uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata.

85. Akte istog predmeta treba ulagati u omotu po datumima prijema odnosno rešavanja tako da se akti sa novijim datumom nalaze na vrhu.

86. Radnik pisarnice je dužan da uloži spise sa starim omotom u novi omot sa rubom odgovarajuće boje svaki put kad je organu predmet vraćen na ponovni postupak zbog toga što je upravni akt poništen povodom žalbe ili vanrednog pravnog sredstva.

IV DOSTAVLJANJE AKATA U RAD

a) Interna dostava

87. Akti i predmeti dostavljaju se u rad preko interne dostavne knjige (obrazac broj 14).

Pre nego što se dostave u rad organizacionim jedinicama predmeti se moraju staviti u omot. Akti koji stignu posle formiranja predmeta koji se već nalaze u unutrašnjoj organizacionoj jedinici, dostavljaju se bez omota. Ove akte stavlja u omot odgovarajućeg predmeta radnik koji obrađuje predmet, odmah po prijemu akata.

Za koje će se organizacione jedinice voditi interne dostavne knjige određuje funkcioner organa državne uprave u čijem sastavu se nalazi pisarnica na predlog funkcionera organa državne uprave u kome se predmeti obrađuju na početku godine.

88. Dostavljanje računa u rad računovodstvenoj službi vrši se preko knjige računa (obrazac broj 15).

Prijem računa potvrđuje svojim potpisom računopolagač odgovarajućeg organa državne uprave.

89. Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se preko knjige primljene pošte na ličnost (obrazac broj 16).

90. Službeni listovi, časopisi i druge publikacije dostavljaju se preko kartona za dostavu službenih listova i časopisa (obrazac broj 17).

b) Vraćanje rešenih predmeta pisarnici

91. Svi rešeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u arhivu ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.

Prilikom vraćanja rešenog predmeta pisarnici obrađivač predmeta dužan je da izdvoji deo predmeta koji se otprema od dela koji ostaje u pisarnici za arhiviranje.

Obrađivač predmeta je dužan da akta koja ostaju u predmetu poređa hronološki i popuni spisak akata u predmetu. Kod upravnih predmeta obrađivač stavlja najgornje dostavnicu, odnosno drugi dokaz o dostavljanju upravnog akta stranci.

92. Na omotu predmeta koji se vraća pisarnici obrađivači predmeta stavljaju potrebna uputstva na osnovu kojih se opredeljuje: način otpreme akata (avionom, preporučeno, obično i sl.), da li predmet treba uputiti drugoj organizacionoj jedinici, staviti u rokovnik, arhivirati i sl. Kod rešenih predmeta obavezno se stavlja rok čuvanja predmeta utvrđen listom kategorija registraturskog materijala, a kod predmeta u upravnom postupku obrađivači predmeta stavljaju na omot i propisane oznake o načinu i roku rešavanja.

Na omotu predmeta u kojem se čuvaju tajni podaci obrađivač predmeta stavlja i potrebna uputstva o načinu prestanka tajnosti i datumu prestanka tajnosti podatka.

93. Kad je doneto zajedničko rešenje za više predmeta, obrađivač predmeta je dužan da na određenom mestu upiše sve brojeve zajedno rešenih predmeta.

Prilikom primanja završenih predmeta od obrađivača, radnik pisarnice je dužan da proveri formalnu ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke ukaže obrađivaču, odnosno da mu predmet vrati na dopunu (na primer, ako adresa nije tačna, predmet nije kompletiran, itd.).

V ROKOVNIK

94. Predmeti u kojima postupak nije okončan (nisu završeni) drže se u rokovniku pisarnice kad se po njima ništa ne radi.

Starešina organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica može, uz saglasnost sa starešinom organa u kome se vrši stručna obrada predmeta, odrediti koliko dana radnik koji vrši stručnu obradu predmeta sme držati kod sebe predmet iz stava 1 ove tačke, odnosno posle koliko ga dana može predati u rokovnik pisarnice.

Predmet se u rokovniku drži do dana koji je na omotu spisa označio radnik koji vrši stručnu obradu predmeta. Ako za predmet koji se drži u rokovniku pre isteka označenog roka prispe novi akt, taj akt se združuje s predmetom i predmet se odmah dostavlja u rad.

Funkcioner organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica uz saglasnost sa funkcionerom organa u kome se vrši stručna obrada predmeta, može odrediti da se predmeti u kojima se očekuju odgovori od više organa ili lica ne dostavljaju u rad odmah po prijemu novog akta, nego da pisarnica prispele odgovore ulaže u omot spisa i predmet drži u rokovniku do prispeća svih traženih odgovora. Ako svi traženi odgovori ne stignu do roka označenog na spoljnoj strani omota spisa po isteku ovog roka predmet se i u ovakvom slučaju odmah dostavlja u rad.

Ako je određena obaveza pisarnice da predmete drži u rokovniku do prispeća svih odgovora, radnik koji vrši stručnu obradu predmeta dužan je da na to upozori pisarnicu, stavljanjem zabeleške na unutrašnjoj strani omota spisa u rubrici "Uputstvo pisarnici".

Ako dan isteka roka, označenog na spoljnoj strani omota spisa, pada u nedelju, ili državni praznik, predmet treba dostaviti u rad jedan radni dan ranije.

Rokovnik se sastoji od fascikla (pregrada i sl.) u koje se stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekućeg meseca, složeni po klasifikacionim znakovima i brojevima sa brojčanog kartona odnosno rednim brojevima iz skraćenog delovodnika.

VI RAZVOĐENJE AKATA

95. Razvođenje akata i predmeta u kartoteci odnosno skraćenom delovodniku vrši se u skladu sa uputstvom iz tačke 92 ovog uputstva.

U kartoteci ili skraćenom delovodniku akti i predmeti se razvode na sledeći način:

1) "a/a" - sa oznakom roka čuvanja predmeta ako je rad po predmetu potpuno završen i treba ga staviti u arhivu (na primer: "a/a - 10 godina"; "a/a - trajno"). Predmeti o kojima se rešava u upravnom postupku mogu se staviti u arhivu, ako u spisima postoje dokazi o uredno uručenom upravnom aktu ("zaključak, rešenje");

2) "R" - što znači rok i datum do kada se očekuje da se po traženju postupi ili kad predmet treba ponovo uzeti u rad (na primer: R-15.1.1993.);

3) ako se akt ustupa unutrašnjoj organizacionoj jedinici istog dana, treba označiti unutrašnju organizacionu jedinicu kojoj se akt ustupa;

4) ako se vrši razvođenje akta koji je izvorno rešen treba staviti oznaku "Izv", a zatim datum, tačan naziv i sedište organa državne uprave kome je predmet otpremljen.

96. Ako se radi o razvođenju predmeta prvostepenog upravnog postupka pokrenutog po zahtevu stranke na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je zahtev rešen u roku od mesec dana - oznaka 1,

2) ako je zahtev rešen u roku od dva meseca - oznaka 2,

3) ako je zahtev rešen po isteku dva meseca - oznaka 3,

4) ako je zahtev odbačen - oznaka 4,

5) ako je zahtev odbijen - oznaka 5,

6) ako je zahtev usvojen - oznaka 6,

7) ako je postupak obustavljen - oznaka 7,

8) ako je žalba odbačena - oznaka 8,

9) ako je prvostepena odluka zamenjena - oznaka 9,

10) ako je donet zaključak o dozvoli izvršenja - oznaka 10,

11) ako je izvršeno rešenje - oznaka 11,

12) ako je izvršenje sprovedeno prinudnim putem - oznaka 12.

97. Ako se radi o razvođenju predmeta prvostepenog upravnog postupka pokrenutog po službenoj dužnosti na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku od mesec dana - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen u roku od dva meseca - oznaka 2,

3) ako je predmet rešen po isteku dva meseca - oznaka 3,

4) ako je postupak obustavljen - oznaka 4,

5) ako je žalba odbačena - oznaka 5,

6) ako je prvostepena odluka zamenjena - oznaka 6,

7) ako je donet zaključak o dozvoli izvršenja - oznaka 7,

8) ako je izvršeno rešenje - oznaka 8,

9) ako je izvršenje sprovedeno prinudnim putem - oznaka 9.

98. Ako se radi o razvođenju upravnih predmeta povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod prvostepenog organa državne uprave na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je odbačen predlog za obnovu postupka - oznaka 1,

2) ako je odbijen predlog za obnovu postupka - oznaka 2,

3) ako je usvojen predlog za obnovu postupka - oznaka 3,

4) ako je potvrđeno prvostepeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 4,

5) ako je zamenjeno prvostepeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 5,

6) ako je zamenjeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 6,

7) ako je poništeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 7,

8) ako je ukinuto rešenje po zahtevu stranke - oznaka 8,

9) ako je izmenjeno rešenje po zahtevu stranke - oznaka 9,

10 ako je ukinuto rešenje uz pristanak stranke - oznaka 10,

11) ako je izmenjeno rešenje uz pristanak stranke - oznaka 11,

12) ako je oglašeno ništavnim po zahtevu stranke - oznaka 12,

13) ako je oglašeno ništavnim rešenje po službenoj dužnosti - oznaka 13.

99. Ako se radi o razvođenju predmeta drugostepenog upravnog postupka pokrenutog povodom žalbe na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku iz člana 247 ZUP - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen po isteku zakonskog roka - oznaka 2,

3) ako je žalba odbačena - oznaka 3,

4) ako je žalba odbijena - oznaka 4,

5) ako je prvostepeno rešenje zamenjeno - oznaka 5,

6) ako je prvostepeno rešenje oglašeno ništavnim - oznaka 6,

7) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog povrede pravila postupka - oznaka 7,

8) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog pogrešno ili nepotpuno utvrđenog činjeničnog stanja - oznaka 8,

9) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog pogrešne primene materijalnog prava - oznaka 9.

100. Ako se radi o razvođenju predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti, na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen po isteku zakonskog roka - oznaka 2,

3) ako je na prvostepeno rešenje data saglasnost - oznaka 3,

4) ako je prvostepeno rešenje ukinuto - oznaka 4,

5) ako je prvostepeno rešenje izmenjeno - oznaka 5,

6) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog povrede materijalnog prava - oznaka 6,

7) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog nepotpuno ili pogrešno utvrđenog činjeničnog stanja ili zbog povrede pravila postupka - oznaka 7.

101. Ako se radi o razvođenju upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa na kartici pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju se odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je odbačen predlog za obnovu postupka - oznaka 1,

2) ako je odbijen predlog za obnovu postupka - oznaka 2,

3) ako je usvojen predlog za obnovu postupka - oznaka 3,

4) ako je potvrđeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 4,

5) ako je zamenjeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 5,

6) ako je ukinuto rešenje po zahtevu stranke - oznaka 6,

7) ako je izmenjeno rešenje po zahtevu stranke - oznaka 7,

8) ako je ukinuto rešenje uz pristanak stranke - oznaka 8,

9) ako je izmenjeno rešenje uz pristanak stranke - oznaka 9,

10) ako je izmenjeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 10,

11) ako je poništeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 11,

12) ako je oglašeno rešenje ništavnim po zahtevu stranke - oznaka 12,

13) ako je oglašeno rešenje ništavnim po službenoj dužnosti - oznaka 13,

14) ako je rešenje ukinuto po pravu nadzora - oznaka 14,

15) ako je rešenje poništeno po pravu nadzora - oznaka 15,

16) ako je rešenje vanredno ukinuto - oznaka 16.

102. Zavođeni predmeti se u brojčanom kartonu razvode zaokruživanjem odgovarajućeg broja crvenom bojom ili se stavlja kosa crta preko broja.

Brojčani kartoni se na kraju godine zaključuju podvlačenjem crvenom olovkom poslednjeg predmeta primljenog u tekućoj godini.

103. Posle završenog razvođenja predmeta (akti) koje treba arhivirati ili otpremiti, predaju se radnicima pisarnice koji vrše ove poslove.

VII OTPREMANJE POŠTE

104. Otpremanje pošte vrši se preko poštanske službe ili preko dostavljača (kurira).

105. Ovi predmeti preduzeti u toku radnog dana do 12 časova moraju se otpremiti istog dana. Predmeti primljeni posle zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiće se narednog radnog dana.

106. Predmeti i akti koji se istog dana upućuju na istu adresu stavljaju se obavezno u isti koverat. Ako se jedan od tih predmeta šalje preporučeno, u zajednički koverat treba staviti i ostale predmete, koji bi se inače otpremili kao obične pošiljke.

Ako se na istu adresu istovremeno otprema više akata ili neki drugi materijal, koji ne može da stane u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.

107. Koverat u kom se otpremaju akti treba da sadrži u gornjem levom uglu prve strane: tačan naziv i bližu adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalaze u kovertu. Naziv primaoca pošiljke ispisuje se krupnim i čitkim rukopisom, odnosno pisaćom mašinom. Adresa primaoca ispisuje se na način određen poštanskim propisima.

108. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, ne poništene taksene marke i druge vrednosti, kao i akti koji su određeni kao tajni podaci označeni stepenom tajnosti "INTERNO", otpremaju se obavezno preporučeno, odnosno u zatvorenim kovertima sa povratnicom ili preko dostavne knjige za mesto, ako se dostavljanje vrši preko kurira.

Tajni podatak sa oznakom stepena tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", van bezbednosne zone, dostavlja se na korišćenje preko najmanje dva kurira, a dokument označen stepenom tajnosti "STROGO POVERLJIVO" ili "POVERLJIVO" dostavlja jedan kurir.

Kurir koji prenosi tajne podatke mora posedovati sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.

Dostavljanje tajnih podataka stranoj državi ili međunarodnoj organizaciji može se vršiti i putem diplomatske pošte.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti "DRŽAVNA TAJNA" dostavlja se na korišćenje izvan bezbednosne zone u dve zatvorene koverte koje moraju biti u zatvorenom koferu, kutiji ili torbi, sa zatvaranjem na ključ ili sa šifrovanom kombinacijom.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti "STROGO POVERLJIVO" i "POVERLJIVO" izvan bezbednosne zone, dostavlja se, po pravilu, u dve zatvorene koverte.

Spoljna zatvorena koverta je od tvrdog, neprovidnog, nepropusnog materijala, na kojoj je označen organ kome se dostavlja tajni podatak.

Unutrašnja zatvorena koverta mora imati oznaku stepena tajnosti podatka, broj i datum akta i podatke o primaocu i pošiljaocu.

109. Sva pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dve grupe: I - obične pošiljke, II - preporučene pošiljke i tim redom upisuju se u odgovarajuću knjigu ekspedovane pošte (obrazac broj 18). Ako za otpremanje preporučene pošiljke postoje posebne otpremne knjige propisane od poštanske službe, treba koristiti te knjige.

Evidencija o izvršenoj otpremi pošiljaka preko poštanske službe služi radi pravdanja utrošenog novca na ime poštanskih troškova. U tu svrhu svakog dana posle otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupnog utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje u kontrolnik poštarine (obrazac broj 19).

Ako se u organu državne uprave koristi mašina za frankiranje pošte, za evidenciju utrošenog novca na ime plaćene poštarine koristiće se propisani obrazac od pošte.

110. Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim organima ili licima u istom mestu, upisuju se u dostavnu knjigu za mesto (obrazac broj 20) i otpremaju preko dostavljača (kurira).

VIII STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE) I ČUVANJE PREDMETA

111. Rešeni predmeti se odlažu u arhivu pisarnice, a kartice ovih predmeta u pasivnu kartoteku predmeta.

Rešeni predmeti se čuvaju u arhivi pisarnice najduže do isteka tekuće godine. Posle toga se prebacuju u arhivski depo zajedno sa odgovarajućim karticama iz pasivne kartoteke.

112. Rešeni i pasivizirani predmeti mogu se izuzetno zadržati u organu uprave, na osnovu reversa, a najduže do isteka naredne godine.

Po proteku navedenog roka mogu se zadržati samo oni predmeti koji predstavljaju dokumentaciju od trajnog interesa za rad organa državne uprave.

Koji se predmeti imaju smatrati dokumentacijom iz stava 2 ove tačke, utvrđuje funkcioner koji rukovodi organom uprave. Za ovu vrstu predmeta daje se potvrda, koja se umesto predmeta predaje arhivskom depou na čuvanje.

113. Pre stavljanja u arhivu treba proveriti da li je predmet završen, da li se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koje treba vratiti strankama, da li uz njih greškom nisu pripojeni neki drugi predmeti ili njihovi delovi itd.

114. Završeni predmeti i drugi registraturski materijal čuvaju se u arhivi u registraturskim jedinicama prema rednim brojevima iz arhivske knjige (obrazac broj 21).

Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.

115. Za svaku klasifikacionu oznaku, po pravilu, treba predvideti u arhivi pisarnice poseban fascikl (omot, kutiju, korice) u kome će se predmeti slagati u okviru jednog klasifikacionog znaka. Zbog velikog obima registraturskog materijala, u okviru jednog klasifikacionog znaka, može se formirati više fascikli. Svaka fascikla predstavlja posebnu registratursku jedinicu.

116. Arhivirani predmeti koji sadrže tajne podatke čuvaju se u zavisnosti od stepena tajnosti: u protivpožarnoj metalnoj kasi sa ugrađenom bravom za stepen tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO" i "POVERLJIVO"; u kancelarijskom ili metalnom ormaru za stepen tajnosti "INTERNO".

Kasa u kojoj se čuvaju tajni podaci ili prostorija u kojoj se ta kasa nalazi, opremljene su sistemom javljanja i mora ispunjavati odgovarajuće SRPS/EN tehničke standarde.

117. Predmetima stavljenim u arhivu pisarnice rukuje određeni radnik pisarnice.

Ako je predmet stavljen u arhivu pisarnice treba priključiti aktu, odnosno predmetu primljenom posle njegovog arhiviranja, postupiće se u skladu sa odredbama ovog uputstva koje se odnose na združivanje akata odnosno predmeta.

U ovim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz revers. Revers sadrži: broj predmeta i klasifikacionu oznaku, datum uzimanja i potpis radnika koji predmet uzima. Revers se odlaže na mesto uzetog predmeta, a po povratku predmeta revers se poništava. Predmet uzet na revers može se držati u organu državne uprave najviše 60 dana.

118. Razgledanje i prepisivanje arhiviranog akta vrši se shodno odredbama zakona kojim se uređuje opšti upravni postupak.

119. U arhivsku knjigu upisuje se registraturski materijal iz prethodne godine najkasnije do 30. aprila tekuće godine. Upisuje se sav registraturski materijal bilo da je nastao u radu organa državne uprave za koje se vodi arhivska knjiga ili da se po bilo kom drugom osnovu nalazi na čuvanju u arhivi organa državne uprave.

120. Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu do roka iz prethodne tačke.

121. Bezvredni registraturski materijal izlučuje se svake godine uz znanje nadležnog arhiva, putem odgovarajuće komisije koju obrazuje lice koje rukovodi pisarnicom, a prema utvrđenim rokovima čuvanja iz lista kategorija registraturskog materijala.

122. O izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala vodi se zapisnik koji sadrži pored ostalog:

1) imena članova komisija,

2) datum i mesto sastavljanja zapisnika,

3) naziv stvaraoca registraturskog materijala,

4) godina nastanka materijala,

5) popis kategorija bezvrednog registraturskog materijala,

6) ukupnu količinu izlučenog materijala.

Kopija zapisnika dostavlja se nadležnom istorijskom arhivu.

123. Istekom roka od 30 dana arhivska građa (registraturski materijal koji se trajno čuva) predaje se zapisnički nadležnom arhivu.

124. Registraturski materijal nastao u radu područnih jedinica organa državne uprave van njihovog sedišta čuva se deset godina u područnim pisarnicama, a nakon toga odabrana građa dostavlja se nadležnim organima državne uprave u njihovim sedištima (ministarstvima u Beogradu).

IX SASTAVNI DELOVI SLUŽBENOG AKTA

125. Pored delova iz člana 11 Uredbe, službeni akt mora radi lakšeg i bržeg rukovanja sadržati i druge podatke: vezu brojeva, konstataciju kome je sve akt dostavljen i sl.

Dokumenta koja sadrže tajne podatke, sadrže podatke, saglasno zakonu, kao i sledeće podatke: oznaku stepena tajnosti; način prestanka tajnosti; podatak o licu ovlašćenom za određivanje stepena tajnosti; podatak o organu državne uprave.

126. Zaglavlje se stavlja u gornji levi ugao akata, ispod grba Republike Srbije i sadrži:

1) naziv Republike Srbije,

2) naziv organa državne uprave,

3) broj akta,

4) datum akta,

5) sedište organa državne uprave sa adresom i brojem telefona,

6) inicijali prezimena i imena radnika organa državne uprave koji je sastavio akt.

Iza naziva organa državne uprave stavlja se i naziv unutrašnje organizacione jedinice ako takva postoji.

Za organe opština, gradova i grada Beograda iza naziva Republike stavlja se naziv opštine, grada odnosno naziva grada Beograda. Za akte namenjene za upotrebu u inostranstvu stavlja se i oznaka "Savezna Republika Jugoslavija".

127. U aktima koji su nastali u okruzima, ispod datuma nastanka akta upisuje se naziv okruga.

Broj koji se piše u zaglavlju akta koji pripada predmetu koji se nigde ne evidentira sastoji se od klasifikacionog znaka i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice ili od oznake i organa i organizacione jedinice (na primer: 201-I, odnosno 201-07 ili 201-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu o kome se evidencija vodi u okviru dosijea sastoji se od klasifikacionog znaka, broja dosijea i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 201-10-I, 201-10-07, 201-10-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu evidentiranom u osnovnu evidenciju sastoji se od klasifikacionog znaka, broja sa brojčanog kartona, odnosno rednog broja iz skraćenog delovodnika kroz godinu (označenu dvocifrenim arapskim brojem) u kojoj je predmet evidentiran u osnovnu evidenciju i oznake organa državne uprave odnosno organizacione jedinice (na primer: 201-10/93-I, 201-10/93-07, 201-10/93-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu na osnovu koga se vrši upis u javnu evidenciju ili koji sadrži podatke iz javne evidencije sastoji se od klasifikacionog akta, tekućeg broja kroz godinu (označenu četvorocifrenim arapskim brojem) u kojoj je izvršen osnovni upis u javnu evidenciju i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 200-50/1945-I, 200-50/1945-07, 200-50/1945-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu upisanom u posebnu evidenciju sastoji se od klasifikacionog znaka, broja sa brojčanog kartona, odnosno rednog broja iz skraćenog delovodnika kroz godinu (označenu dvocifrenim arapskim brojem) u kojoj je evidentirana posebna evidencija, rednog broja iz posebne evidencije i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 20-10/93-70-I, 20-10/93-70-07, 20-10/93-70-I/07).

128. Adresa primaoca akta sastoji se iz punog naziva i sedišta pravnog lica, odnosno imena i prezimena i prebivališta primaoca - fizičkog lica, uz naznačenje ulice i kućnog broja, a po potrebi i bližeg odredišta. Na adresama nazivi naseljenih mesta u Saveznoj Republici Jugoslaviji moraju biti ispisani u skladu sa zakonom kojim je uređena službena upotreba jezika i pisama.

129. Kratka sadržina akta (predmet) stavlja se sa leve strane ispod adrese primaoca.

130. Ispod oznake "predmet" stavljaju se radi lakšeg združivanja: broj i datum primljenog akta na koji se odgovara, ili broj i datum otpremljenog akta i sl.

131. Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Zakone i druge propise, koji se navode u aktu, treba napisati njihovim punim nazivom uz označenje službenog glasila u kome su objavljeni.

132. Ime i prezime lica ovlašćenog za potpisivanje ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod oznake njegove funkcije.

133. Na svakom aktu koji se otprema stavlja se sa leve strane od mesta za potpis ovlašćenog lica otisak pečata i to tako da otisak pečata jednim delom zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.

134. Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se ili njihovim ukupnim brojem (na primer: priloga pet) ili njihovim nazivom (na primer: izvod iz matične knjige rođenih, uverenje i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta akta sa leve strane.

Prilozi treba, po pravilu, da budu složeni po redu izlaganja materije u aktu.

135. Konstatacija o tome kome je sve akt dostavljen stavlja se na sledeći način:

1) ako se dostavlja akt iste sadržine raznim organima i organizacijama ili zajednicama, naznačiće se na samom aktu kome je takav akt sve dostavljen;

2) ako je potrebno da se sa sadržinom akta upoznaju i neki drugi zainteresovani organi, organizacije i zajednice, kao i fizička lica, akt treba adresirati na onoga koji je pokrenuo postupak, a ispod teksta navesti sve ostale kojima se akt dostavlja radi znanja;

3) ako se jednim aktom raspravlja više predmeta zavedenih u kartoteci ili skraćenom delovodniku pod posebnim brojevima, takav akt treba doneti pod najvećim brojem, a ispod teksta navesti sve podnosioce zahteva na koje se takav akt odnosi.

Na način iz stava 1 ove tačke treba postupiti i u slučaju da se primljeni akt dostavlja na rešavanje nadležnom organu, pa se o tome obaveštava pošiljalac akta radi znanja.

X IZVEŠTAVANJE O STANJU NA REŠAVANJU UPRAVNIH STVARI

136. Radnici organa državne uprave koji vode upravni postupak i izrađuju nacrte rešenja dužni su da vode evidenciju o praćenju rešavanja upravnih predmeta na propisanom obrascu u obliku sveske (obrazac broj 28).

137. Organi državne uprave po kojima se rešavaju upravni predmeti dužni su da za svako tromesečje sastavljaju izveštaj o stanju na rešavanju upravnih stvari na propisanim obrascima (obrazac broj 29 i 30).

138. Izveštaji iz prethodne tačke dostavljaju se Ministarstvu pravde Republike Srbije.

O prikupljenim podacima informiše se Vlada Republike Srbije tromesečno.

139. Organi državne uprave koji rešavaju u pojedinačnim upravnim predmetima dužni su da istekom godine dostave Ministarstvu pravde podatke o predmetima upravnog postupka po sledećim upravnim oblastima:

 1) narodna odbrana,

 2) inostrani poslovi,

 3) unutrašnji poslovi,

 4) finansije (budžet),

 5) promet robe i usluga,

 6) industrija, energetika i rudarstvo,

 7) poljoprivreda, vodoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov,

 8) saobraćaj i veze,

 9) zanatstvo, ugostiteljstvo i turizam,

10) imovinsko pravni poslovi,

11) geodetski i katastarski poslovi,

12) urbanizam, građevinarstvo, imovinsko-stambeni poslovi,

13) rad i zapošljavanje,

14) zdravlje i socijalna zaštita,

15) boračko-invalidska zaštita,

16) nauka, obrazovanje i kultura,

17) ostale oblasti.

140. Izveštaji iz tačke 139 ovog uputstva sačinjavaju se na osnovu podataka iz:

1. izveštaja o radu na rešavaju prvostepenih upravnih predmeta u ______ godini na teritoriji Republike (obrazac broj 22);

2. izveštaja o radu na rešavanju drugostepenih upravnih predmeta u ______ godini na teritoriji Republike (obrazac 23);

3. izveštaja o radu prvostepenih organa na teritoriji Republike povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u _________ godini (obrazac broj 24),

4. izveštaja o radu drugostepenih organa na teritoriji Republike povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u _________ godini (obrazac broj 25);

5. Pregled izdatih uverenja za period od _______ do ________ godine (obrazac broj 26).

141. Posebno se sastavljaju izveštaji za rad ministarstava i drugih državnih organa, a posebno za rad organa teritorijalne autonomije i lokalne samouprave kojima su povereni poslovi državne uprave.

Takođe se posebno sastavljaju izveštaji za organe i organizacije kojima je u okviru javnih ovlašćenja povereno rešavanje upravnih stvari.

142. Izveštaj iz tač. 139 - 140 dostavljaju se najkasnije do 15. februara tekuće godine za prethodnu godinu.

143. Stručnu pomoć za sastavljanje izveštaja iz prethodnih tačaka i bliže instrukcije daje Ministarstvo pravde Republike Srbije.

XI DRUGE ODREDBE

144. O svakom primljenom ili predatom telefonskom saopštenju koje zamenjuje službenu prepisku u vezi sa rešenjem predmeta sastaviće se službena zabeleška na samom predmetu. Ako se predmet ne nalazi kod radnika koji prima saopštenje, službenu zabelešku treba staviti na posebnu hartiju koja se prilaže predmetu.

Zabeleška o telefonskom saopštenju treba da sadrži: datum i vreme razgovora, podatke o sagovorniku, sadržinu saopštenja i potpis radnika koji je saopštenje primio, odnosno predao.

145. Ako se pojedini predmeti ili delovi spisa pojedinog predmeta izgube, tako da se ni posle svestranog traženja ne mogu pronaći ili se unište ili tako oštete da su neupotrebljivi, pokreće se postupak za obnavljanje. Postupak se pokreće na zahtev stranke, zainteresovanog organa ili po službenoj dužnosti. Obnavljanje predmeta vrši se na osnovu prepisa ili fotokopija nestalih, oštećenih ili uništenih spisa koji se pribavljaju od imaoca potrebnih spisa.

Po potrebi za obnavljanje predmeta služe i saglasne izjave stranaka i njihovih zastupnika odnosno punomoćnika, svedoka i veštaka. Kad o pojedinim radnjama nema podataka, a izjave navedenih lica nisu saglasne, te radnje će se ponoviti ukoliko nije doneto prvostepeno rešenje.

O nestalom, oštećenom ili uništenom predmetu ili njegovim delovima obrađivač predmeta dužan je da donese obrazloženi izveštaj.

Na osnovu izveštaja, funkcioner koji rukovodi organom državne uprave u čijoj je nadležnosti predmet, rešenjem nalaže njegovo obnavljanje.

146. Pečatima, štambiljima i žigovima rukuju ovlašćeni radnici organa državne uprave.

Pečati i žigovi moraju se čuvati pod ključem.

Organi državne uprave, dužni su da vode posebnu evidenciju o štambiljima, pečatima i žigovima koji su u upotrebi (obrazac broj 27).

147. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".

JEDINSTVENA KLASIFIKACIJA PREDMETA PO MATERIJI

(za primenu u kancelarijskom poslovanju)

Klasifikacioni znak

Sadržina i objašnjenje

glavna
grupa

pod-
grupa

grupa

1

2

3

4

0

 

 

Državno uređenje, organizacija i rad državnih organa i statistika
- opšte

 

00

 

Opšte o državnom uređenju
- državno uređenje uopšte
- slobode, prava i dužnosti čoveka i građanina
- politički sistem

 

01

 

Ustavni predmeti, donošenje i objavljivanje propisa, predmeta od značaja za razna područja delatnosti, izbori i referendumi, razgraničenja teritorija i područja
- opšte

 

 

010

Ustavni predmeti
- ustavi
- statuti
- opšte o zaštiti ustavnosti i zakonitosti (ustavni sporovi - 730)

 

 

011

Donošenje i objavljivanje propisa (propisi za pojedina područja razvrstavaju se po sadržini)

 

 

012

Predmeti od značaja za razna područja delatnosti
- propisi o nadležnosti (ako se obrađuju istovremeno sa osnivanjem ili organizacijom organa itd. - 020 ili 021)
- zbirke časopisa i stručne štampe itd. koje obuhvataju materiju iz različitih delatnosti
- usaglašavanje opštih akata sa ustavom i zakonima

 

 

013

Opšte o izborima

 

 

014

Referendumi

 

 

015

Razgraničenja teritorija i područja
- državna granica
- teritorijalna podela
- područja sudova, tužilaštva i pravobranilaštva,
- utvrđivanje naziva ulica i kućnih brojeva

 

 

016

Opšte o javnoj upravi i javnim službama
- takođe opšte o lokalnoj samoupravi (opštine i gradovi)
- opšte o pravima stanovnika opštine
- opšte o mesnim zajednicama
- autonomne pokrajine

 

02

 

Organizacija organa vlasti ustanova, preduzeća i drugih organizacija i udruženja
- opšte o osnivanju i prestanku
- opšte o organizaciji unutrašnjih organizacionih jedinica i radnih mesta (sistematizacija)
- opšte o izboru funkcionera
- opšte o određivanju komisija i imenovanju članova
- komisija i kolegijumi
- opšte o određivanju pravnih zastupnika
- opšte o radu organa i organizacija
- opšte o radu stručnih saveta
- opšte o radu upravnih odbora fondova
- opšte o statutima preduzeća i organizacija

 

 

020

Organi vlasti
- Skupština
- Predsednik Republike
- Vlada

 

 

021

Upravni i pravosudni i pravosudno-upravni organi i organizacije (osim ustanova i drugih organizacija koje vrše delatnost u oblasti društvenih službi)
- ministarstva
- posebne upravne organizacije
- sekretarijati
- sudovi
- sudije za prekršaje
- javna tužilaštva
- javna pravobranilaštva

 

 

022

Ustanove i druge organizacije za delatnosti u oblasti obrazovanja, nauke, kulture, zaštite zdravlja, socijalne zaštite i drugih javnih službi
- ustanove u oblasti socijalnog osiguranja
- ustanove u oblasti socijalne zaštite
- ustanove u oblasti rada i radnih odnosa
- ustanove u oblasti zdravlja
- ustanove u oblasti obrazovanja, kulture i nauke

 

 

023

Preduzeća i dr.
- opšte o preduzećima
- privredna udruženja
- privredna komora
- stručna i poslovna udruženja
- zajednice preduzeća
- zadružne organizacije
- zadružni savezi
- zadružni poslovni savezi
- zadruge svih vrsta
- banke i štedionice
- osiguravajući zavodi
- zajednice osiguranja
- statuti zajednica osiguranja i osiguravajućih zavoda
- lutrije
- izbor i imenovanja u preduzećima

 

 

024

Političke organizacije i udruženja

 

 

025

Fondovi i zadužbine

 

03

 

Organizacije upravnog poslovanja i opšte o upravnom poslovanju
- opšte o organizaciji poslovanja organa državne uprave, sem organizacije finansijskog i materijalnog poslovanja
- primena ZUP-a i posebnih postupaka
- uverenja po članu 172 ZUP-a koja se ne mogu razvrstati po materiji

 

 

031

Kancelarijsko poslovanje
- radne prostorije, oprema i nameštaj
- pisaće mašine, pomoćna sredstva i pribori
- oglasne table i druga sredstva obaveštavanja
- pečati, žigovi i štambilji
- poslovanje sa aktima
- opšte o evidencijama
- klasifikacioni sistemi
- stenografski rad
- daktilografski rad
- telefonska, telegrafska i teleprinterska služba,
- kurirska služba
- vratarska služba
- služba dežurstva
- (nabavke - 404)

 

 

032

Dokumentacija i stručne biblioteke
- organizacija i poslovanje

 

 

033

Opšte o obrascima
- odobravanje uvođenja službenih obrazaca
- uputstva i objašnjenja o sastavljanju i upotrebljavanju obrazaca
- zbirke

 

 

034

Rad u vezi sa štampanjem odnosno umnožavanjem publikacija i drugih materijala organa, ustanova i organizacija
- urednički rad
- štampa odnosno umnožavanje
- povez i raspodela
- (samo rad u vezi sa štampom koju izdaje, odnosno umnožava sama organizacija, ustanova ili organ, statističke publikacije - 052)

 

 

035

Overe
- overavanje rukopisa, potpisa i prepisa
- overavanje poslovnih knjiga
- overavanje fotokopija
- legalizacija isprava

 

 

036

Predaja i preuzimanje poslova
- takođe zapisnici o prijemu i izdavanju arhivskog materijala

 

 

037

Prijem stranaka i davanje informacija
- dani prijema stranaka
- prijem stranaka i davanje informacija
- posete i prijem domaćih i stranih delegacija, odnosno lica
- organizacija prijemnih informativnih kancelarija
- opšte o informacijama

 

 

038

Nadzor nad upravnim poslovanjem
- upravna inspekcija

 

 

039

Opšte o organizaciji, metodama i tehnici (OMT)
- organizacija službe OMT
- obezbeđenje opštih pitanja organizacije, metodi i tehnike rada
- AOP i mokrofilm, sl.

 

04

 

Opšte o pravnoj pomoći
- organizacija pravne pomoći građanima

 

05

 

Statistika
- opšte (organizacija, metodi, itd)

 

 

050

Opšti statistički predmeti
- opšti značaj za znakove 051 do 054, sem obrađivanja pitanja organizacije i metoda uopšte - 05
- izveštajne jedinice
- privredni adresar
- ankete

 

 

051

Tehnička statistička služba
- statističke publikacije
- mašinska obrada
- statističke informacije
- statistička arhiva

 

 

052

Društvena statistika
- demografska statistika
- vitalna statistika
- statistika preseljavanja
- registar stanovništva (ukoliko traži statistika, inače vidi 207)
- popis stanovništva (vidi takođe 208)
- statistika rada
- izveštaj o zaposlenim
- izveštaj o stručnim ispitima
- lični prihodi
- zdravstvena statistika
- statistika socijalne zaštite
- statistika školstva, prosvete i kulture
- statistika fiskulture
- politička statistika
- upravljanje u privredi
- upravljanje u neprivrednim delatnostima
- upravljanje u organima vlasti i uprave
- takođe, upravna statistika (izveštaj o predmetima u
upravnom postupku itd)
- upravno-teritorijalna statistika
- statistika naselja i katastarskih opština
- statistika sudstva

 

 

053

Privredna statistika
- statistika industrije, rudarstva i elektrifikacije
- statistika poljoprivrede, šumarstva, lova i ribolova
- društveni i privatni poljoprivredni posedi,
- poljoprivredna melioracija
- građevinska, stambena i komunalna statistika
- statistika saobraćaja i veza
- statistički registar motornih vozila
- statistika trgovine, ugostiteljstva i turizma
- statistika zanatstva
- statistika narodnog dohotka
- statistika cena
- finansijska statistika i statistika investicija
- statistika životnog standarda

 

 

054

Druge statistike
- hidrometeorološka i seizmološka statistika

 

06

 

Sastanci, sednice, konferencije i zborovi
- sednice skupština i izvršnih organa
- sednica organa upravljanja, zborovi birača i dr.
- ostali sastanci i konferencije

 

07

 

Opšte o predstavkama i pritužbama postupka

 

 

070

Predstavke i pritužbe na rad organa uprave

 

 

071

Predstavke i optužbe na rad sudova

 

 

072

Ostale pritužbe

 

08

 

Verski predmeti

 

09

 

Informatika

 

 

090

Zakonodavna i normativna delatnost u oblasti informatike

 

 

091

Projektovanje informacionih sistema i podsistema

 

 

092

Tehnička podrška za izgradnju informacionih sistema

 

 

093

AOP usluge (aplikacije)

 

 

094

Obrazovanje kadrova u oblasti informatike

 

 

095

Međurepublička i međunarodna saradnja u oblasti informatike

 

 

 

Rad i radni odnosi

 

 

 

- opšte

 

 

 

- personalni dosije

 

10

 

Zapošljavanje radnika i evidencija o nezaposlenim
- opšte

 

 

100

Profesionalna orijentacija omladine i odraslih
(izbor zanimanja i sl.)

 

 

101

Zapošljavanje radnika

 

 

102

Zapošljavanje naših građana u inostranstvu

 

 

103

Zapošljavanje stranih državljana

 

 

104

Prava za vreme privremene nezaposlenosti

 

 

105

Zapošljavanje pripravnika

 

11

 

Radni odnosi
- opšte

 

 

110

Statuti, pravilnici i drugi opšti akti
(pravilnici o radnim odnosima)

 

 

111

Konkursi i oglasi za poslove odnosno radne zadatke

 

 

112

Zasnivanje radnog odnosa i kretanje u službi
- radni odnosi (na neodređeno vreme, na određeno vreme, prethodna provera radne sposobnosti)
- dopunski radni odnosi
- ugovorni odnosi
- raspoređivanje na poslove odnosno radne zadatke
- izbori profesionalnih funkcionera, sudija, sudija za prekršaje
- imenovanje
- izbor poslovodnog organa
- svečane izjave

 

 

113

Staž osiguranja i radne knjižice

 

 

114

Naknade radnika na teret materijalnih troškova poslovanja (putni i selidbeni troškovi, dodaci za odvojeni život, terenski dodatak, naknade za troškove vožnje sopstvenim automobilom i sl.)

 

 

115

Posebna zaštita žena, omladine, radnika sa dužim penzijskim stažom i invalida

 

 

116

Disciplinska i materijalna odgovornost

 

 

117

Ostvarivanje prava iz radnog odnosa (prigovori, žalbe, tužbe - radni sporovi)

 

 

118

Prestanak radnog odnosa

 

 

119

Kadrovska pitanja i evidencija kadrova

 

12

 

Plate i unutrašnja raspodela ličnih dohodaka

 

 

120

Platni sistem uopšte

 

 

121

Plate u državnim organima

 

 

122

Plate i raspodela čistog dohotka i ličnih dohodaka u privredi (takođe pravilnici i drugi opšti akti)

 

 

123

Naknada i raspodela sredstava fonda zajedničke potrošnje (regres za godišnji odmor i drugo)

 

13

 

Radno vreme, odmori, odsustva i bolovanja

 

 

130

Radno vreme
(radno vreme, produženo radno vreme, radno vreme kraće od punog radnog vremena, noćni rad)

 

 

131

Odmori
(dnevni, nedeljni, godišnji i državni praznici)

 

 

132

Odsustva
(plaćena i neplaćena)

 

 

133

Bolovanja
(evidentiranja i obračuni)

 

15

 

Obrazovanje, stručno osposobljavanje i stručno usavršavanje radnika

 

 

151

Kursevi i seminari za stručno usavršavanje

 

 

152

Stručni ispiti

 

 

153

Studijska putovanja i specijalizacije

 

 

154

Stručno osposobljavanje i prekvalifikacija privremeno nezaposlenih lica

 

 

155

Zanimanja

 

 

156

Finansiranje stručnog obrazovanja

 

16

 

Zaštita na radu

 

 

160

Higijensko-tehničke i zaštitne mere pri radu (takođe i pravilnici i drugi opšti akti)

 

 

161

Zaštitna sredstva

 

 

162

Prijave o početku i prestanku rada (mašina, uređaja i postrojenja i sl.)

 

 

163

Nesreće na radu
(nesreće na radu u radnim prostorijama organa, ustanova, preduzeća i drugih organizacija - pri radu mašina i sl.)

 

 

164

Pregledi, zapisnici, rešenja kojima se naređuje otklanjanje nepravilnosti i preporuke za otklanjanje nepravilnosti

 

 

165

Utvrđivanje uslova za vršenje poslova zaštite na radu

 

17

 

Odlikovanja

 

18

 

Socijalno osiguranje

 

 

180

Zdravstveno osiguranje

 

 

181

Penzijsko osiguranje

 

 

182

Invalidsko osiguranje

 

 

183

Dodatak na decu

 

 

184

Specijalno osiguranje posebnih kategorija osiguranika

 

19

 

Međunarodna saradnja u oblasti rada, radnih odnosa i socijalnog osiguranja

2

 

 

Građanska stanja, državna i javna bezbednost
- opšte

 

20

 

Građanska stanja i evidencije
- opšte

 

 

200

Rođenja

 

 

201

Lična imena

 

 

202

Zaključenje braka

 

 

203

Smrti

 

 

204

Državljanstvo

 

 

205

Lične karte, prijavljivanje prebivališta i boravka

 

 

206

Registar stanovništva

 

 

207

Popis stanovništva
(opšte - videti takođe 052)

 

 

208

Birački spiskovi

 

21

 

Javni poredak

 

 

210

Oružje, municija i eksploziv

 

 

211

Snimanje, skiciranje i filmovanje

 

 

212

Udruženja građana i javni verski skupovi

 

 

213

Unošenje i rasturanje inostrane štampe i drugih publikacija

 

 

214

Javni red i mir

 

 

215

Upotreba vatrenog oružja u službenoj dužnosti

 

 

216

Upotreba palice, fizičke snage i drugih sredstava prinude u službenoj dužnosti

 

 

217

Protiv požarna zaštita i elementarne nepogode

 

 

218

Prekršaji

 

22

 

Bezbednost saobraćaja

 

 

220

Putevi i signalizacija

 

 

221

Kontrola i regulisanje saobraćaja na putevima

 

 

222

Vozačke dozvole

 

 

223

Vozila i tehnički pregledi vozila

 

 

224

Auto-škole i unutrašnja kontrola

 

 

225

Vozački ispiti

 

 

226

Registracija vozila

 

 

227

Ispiti i dozvole za vozače instruktore

 

 

228

Saobraćajna preventiva

 

23

 

Kriminalitet

 

 

230

Opšti kriminalitet

 

 

231

Privredni kriminalitet

 

 

232

Maloletnička delikvencija

 

 

233

Potražna delatnost

 

 

234

Kriminalistička veštačenja

 

 

235

Kriminalističke evidencije

 

24

 

Izvršavanje kazni i vaspitno-popravne mere

 

 

240

Pomilovanja (amnestije) - pojedinačnih rešenja i rešenja po službenoj dužnosti

 

25

 

Državna bezbednost
- opšte

 

26

 

Pravni položaj i boravak stranaca

 

27

 

Izdavanje putnih isprava i viza

 

28

 

Kontrola putničkog saobraćaja preko državne granice
(takođe poslovi u vezi sa pograničnom zonom)

 

29

 

Nađene stvari i zaštita političkih i imovinskih prava

 

 

290

Zaštita političkih i imovinskih prava

3

 

 

Privreda
- opšte

 

30

 

Planiranje
- takođe svi planovi i izvršenja planova sa područja privrede

 

31

 

Rudarstvo, industrija, elektrifikacija i zanatstvo
- opšte

 

 

310

Rudarstvo
- takođe predmeti rudarske inspekcije

 

 

311

Industrija

 

 

312

Elektrifikacija
- takođe elektro-energetska postrojenja i elektro-energetska inspekcija

 

 

313

Zanatstvo
- opšte
- radnje (organizacija preduzeća 023)

 

 

314

Inspekcija parnih kotlova

 

32

 

Poljoprivreda, šumarstvo, veterinarstvo, lov i ribolov, vodoprivreda
- opšte

 

 

320

Poljoprivreda

 

 

321

Zaštita bilja

 

 

322

Šumarstvo

 

 

323

Veterinarstvo

 

 

324

Lov i ribolov

 

 

325

Vodoprivreda

 

33

 

Trgovina, otkupi i snabdevanje, ugostiteljstvo i turizam i domaća radinost
- opšte

 

 

330

Trgovina

 

 

331

Otkupi i snabdevanje

 

 

332

Ugostiteljstvo i turizam
- organizacija ugostiteljskih preduzeća

 

 

333

Narodna radinost

 

 

334

Tržišna inspekcija

 

 

335

Spoljna trgovina
(promet roba, usluge i opreme)

 

 

336

Ekonomski odnosi sa inostranstvom

 

 

337

Saradnja sa međunarodnim organizacijama

 

 

338

Robne rezerve

 

34

 

Saobraćaj i veze

 

 

340

Železnički saobraćaj (unutrašnji i međunarodni)

 

 

341

Pomorski saobraćaj (unutrašnji i međunarodni)

 

 

342

Rečni i jezerski saobraćaj
(unutrašnji, međunarodni i rečni saobraćaj)

 

 

343

Vazdušni saobraćaj
(unutrašnji i međunarodni)

 

 

344

Drumski saobraćaj
- unutrašnji i međunarodni
- javni prevoz koji vrše građani
- takođe auto-put i ostali putevi

 

 

345

PTT saobraćaj, radio i televizija

 

 

346

Gradski i prigradski saobraćaj, uspinjače

 

 

347

Kontrola i inspekcija u saobraćaju i vezama

 

 

348

Međunarodna saradnja u oblasti saobraćaja i veza (materija koja nije obuhvaćena znacima 340, 345)

 

35

 

Urbanizam, građevinski i komunalni predmeti
- opšte

 

 

350

Urbanizam
- takođe i poslovi urbanističke inspekcije

 

 

351

Građevinski predmeti
- odobrenja za građenje
- tehnički pregledi izgrađenih objekata
- odobrenja za upotrebu izgrađenih objekata

 

 

352

Komunalni predmeti
- javno osvetljenje
- plin
- vodovod
- kanalizacija
- održavanje čistoće
- groblja
- parkovi
- plaže

 

 

353

Lokacije

 

 

354

Građevinska inspekcija

 

 

355

Komunalna inspekcija

 

 

356

Bespravna gradnja

 

36

 

Stambeni predmeti

 

 

360

Stanarsko pravo, stanarine, zakupi i službeni stanovi
- opšte sticanje prava i prestanak prava
- otkup, nadziđivanje i pretvaranje zajedničkih prostorija u stanove

 

 

361

Poslovne prostorije

 

37

 

Zadrugarstvo

 

38

 

Cene i životni standard
- takođe cene zdravstvenih usluga i dr.

 

39

 

Sajmovi i privredne izložbe, pronalasci i tehnička usavršavanja, standardi, kontrola mera i dragocenih metala - opšte

 

 

390

Sajmovi i privredne izložbe

 

 

391

Pronalasci i tehnička usavršavanja

 

 

392

Standardi

 

 

393

Kontrola mera i dragocenih metala

4

 

 

Finansije

 

40

 

Budžetsko i finansijsko poslovanje
- opšte o sredstvima državnih organa, ustanova, preduzeća i drugih organizacija, budžetski sistem

 

 

400

Budžeti, finansijski planovi i fondovi, završni računi i rebalansi

 

 

401

Izvršenja budžeta, finansijskih planova i fondova
- evidencija izvršenja budžeta
- periodični izveštaji
- tromesečni i mesečni planovi

 

 

402

Finansijski planovi i završni računi

 

 

403

Izvršenje finansijskih planova
- računovodstveno poslovanje
- knjigovodstvo

 

 

404

Upravljanje imovinom
- nabavke, inventarisanje

 

 

405

Depozitno poslovanje
- depozit, sudski depozit

 

41

 

Sredstva, ukupan prihod i dohodak preduzeća i drugih
organizacija
- opšte

 

 

410

Poslovna sredstva
- osnovna i obrtna sredstva
- krediti za osnovna i obrtna sredstva
- sredstva iz drugih izvora

 

 

411

Ukupan prihod

 

 

412

Troškovi poslovanja

 

 

413

Porez na promet

 

 

414

Dohodak i dobit i obaveze iz dohotka i dobiti
(porezi i sl.)

 

 

415

Fondovi preduzeća i drugih organizacija
- fond opreme
- rezervni fond (obavezni i neobavezni deo)
- fond rizika
- zajedničke rezerve
- fond zajedničke potrošnje
- investicioni fondovi
- poslovni fond
- ostali fondovi

 

 

416

Obaveze preduzeća i korporacija za zaposlene (porezi, druge obaveze po raznim vidovima osiguranja i zaštite i dr.)

 

 

417

Završni računi, periodični obračuni, kontni planovi i drugo
- završni računi
- periodični obračuni

 

 

 

- kontni planovi
- inventarisanje
- ostalo iz knjigovodstva i evidencije

 

 

418

Naknada za korišćenje gradskog zemljišta

 

42

 

Kreditni i bankarski sistem, osiguranje i lutrije
- opšte

 

 

420

Kratkoročno kreditiranje

 

 

421

Dugoročno kreditiranje

 

 

422

Bankarski sistem
- finansiranje (organizacija - 023)
- platni promet
- kontni planovi
- provizija i sl.

 

 

423

Osiguranje
- organizacija osiguravajućih zavoda i zajednica osiguranja - 023

 

 

424

Lutrije i druge igre na sreću - odobrenje

 

43

 

Porezi i doprinosi, takse, naknade

 

 

430

Porezi i druge obaveze na katastarski prihod
- obračun katastarskog prihoda
- katastarske lestvice
- obračun poreza i drugih obaveza

 

 

431

Porezi i druge obaveze od ličnog rada
- zanatske radnje i dr.

 

 

432

Porez na nasleđe i poklone

 

 

433

Naplata i povraćaj poreza
(i troškovi prinudne naplate)

 

 

434

Takse
(administrativne, sudske, komunalne i dr.)

 

 

435

Poresko knjigovodstvo i analize

 

 

436

Porez na imovinu

 

 

437

Poreska uverenja (uverenja o plaćenom porezu)

 

 

438

Porezi na dohodak građana

 

 

439

Ostali porezi
- samodoprinos
- autorska prava i sl.
- ostalo

 

44

 

Ukupni finansijski bilansi i regresi
- opšte

 

 

440

Bilansi privrede

 

 

441

Državni bilansi

 

 

442

Bilansi lokalnih zajednica

 

 

443

Regresi

 

45

 

Finansiranje neproizvodne potrošnje
- opšte o samoupravnom finansiranju

 

 

450

Finansiranje socijalnog osiguranja, zdravstva i socijalne zaštite

 

 

 

- opšte i isplata računa troškova zdravstvenih usluga

 

 

451

Finansiranje školstva, nauke i kulture

 

 

452

Finansiranje stambene izgradnje, upravljanje stambenim zgradama i finansiranje komunalnih službi

 

 

453

Finansiranje ostale neproizvodne potrošnje (komore, zadružni savezi i sl.)

 

 

454

Neproizvodne investicije

 

46

 

Imovinsko - pravni predmeti

 

 

460

Konfiskacije

 

 

461

Agrarni poslovi
- agrarna reforma
- agrarni interesenti
- arondacija i komasacija
- ostalo
- vraćanje zemlje i drugih nepokretnosti

 

 

462

Nacionalizacija

 

 

463

Sticanje vlasništva na društvenoj imovini, napuštanje svojine, prava na građevinskom zemljištu

 

 

464

Ugovorni promet zemljištem i zgradama
- prodaja zgrada i delova zgrada
- prodaja zemljišta
- kupovina nepokretnosti
- zamena nepokretnosti
- predaja i pokloni nepokretnosti
- zakupi
- odobravanje prometa nepokretnostima (prodaja društvenih stanova 360) prenos prava nepokretnosti

 

 

465

Eksproprijacija, administrativni prenos

 

 

466

Uzurpacije

 

47

 

Nadzor nad finansijskim poslovanjem
- takođe poslovi finansijskog nadzora
- inspekcija prihoda

 

48

 

Spoljne finansije

 

 

480

Platni i devizni bilans

 

 

481

Kreditni odnosi sa inostranstvom

 

 

482

Devizno poslovanje
- devizni režim (instrumenti izvoza, režim zlata),
- robne rezerve
- nerobne rezerve

 

 

483

Carine

 

 

484

Nadzor nad deviznim poslovanjem

 

 

485

Odnosi sa međunarodnim finansijskim organizacijama

5

 

 

Zdravlje i socijalno staranje
- opšte

 

50

 

Opšte o zdravlju

 

 

501

Zaštita i unapređivanje čovekove sredine

 

51

 

Preventivna i kurativna zdravstvena delatnost
- opšte

 

 

510

Ambulantno-poliklinička i dispanzerska delatnost (odobrenja i dr.)
- zdravstveni domovi
- ambulante preduzeća
- zubne ambulante
- dispanzeri
- poliklinike
- hitna pomoć (zdravstvena)
- delatnost rehabilitacije i dr.

 

 

511

Stacionarna zdravstvena delatnost
- bolnice
- materinski domovi
- dečiji domovi

 

 

512

Higijensko-epidemiološka delatnost i službe pregleda mrtvaca
- cepljenje protiv zaraznih bolesti
- pogrebi, ekshumacije i prevozi mrtvaca

 

 

513

Delatnost specijalnih ustanova i instituta

 

 

514

Delatnost prirodnih lečilišta i oporavilišta

 

 

515

Delatnost apoteka i nadzor i problemi prometa i proizvodnje lekova
- takođe opšte o upotrebi otrova
- odobrenje za promet lekova

 

 

516

Delatnost službe za transfuziju

 

52

 

Proučavanje na području zdravlja i delatnosti zdravstvenih centara

 

53

 

Sanitarna inspekcija i drugi oblici zdravstvenog nadzora

 

54

 

Troškovi zdravstvenih usluga
- uputstva i objašnjenja
- ugovori o plaćanju zdravstvenih usluga
(isplata računa - 450)

 

55

 

Opšte o socijalnoj zaštiti

 

 

550

Organizacija socijalnih službi

 

 

551

Centar za socijalni rad

 

 

552

Habilitacija i rehabilitacija

 

 

553

Novčane pomoći

 

56

 

Zaštita omladine, porodice i odraslih

 

 

560

Zaštita omladine i porodice
- usvajanje
- zaštita u ustanovama
- društveno neprilagođena deca
- deca sa nedostacima u fizičkom i društvenom razvoju
- razvodi brakova
- vanbračna deca
- alimentacija
- hranjeništvo

 

 

561

Zaštita odraslih
- zaštita u ustanovama
- iseljenici - povratnici
- društveno negativne pojave
- otpušteni osuđenici

 

57

 

Starateljstvo

 

 

570

Lični dosijei stalnih starateljstava

 

 

571

Lični dosijei privremenih starateljstava

 

 

572

Starateljstvo za decu i odrasle

 

58

 

Zaštita boraca

 

 

580

Invalidska svojstva i invalidski dodaci

 

 

581

Ortopedija

 

 

582

Klimatsko-banjska i zdravstvena zaštita

 

 

583

Instruktorska kontrolna služba

 

 

584

Dosijei invalida

 

 

585

Civilni invalidi rata

 

 

586

Zaštita boraca

 

59

 

Saradnja sa inostranstvom na području zdravstva i socijalne politike

 

 

590

Saradnja sa međunarodnim zdravstvenim organizacijama

 

 

591

Saradnja sa međunarodnim socijalnim organizacijama

6

 

 

Prosveta, kultura i nauka

 

60

 

Predškolsko vaspitanje

 

61

 

Školstvo
- opšte
- takođe i pitanje programa, nastavnih planova, udžbenika i sl.
- krediti za školovanje
- odobrenja za rad škola

 

 

610

Osnovne i opšte obrazovne škole

 

 

611

Stručne, umetničke i specijalne škole

 

 

612

Više i visoke škole, fakulteti i univerziteti

 

 

613

Nostrifikacija diploma

 

 

614

Prosvetna inspekcija

 

62

 

Obrazovanje odraslih

 

63

 

Biblioteke, arhiv, muzeji, galerije, izložbe i zaštita spomenika kulture

 

 

630

Biblioteke i arhivi

 

 

631

Muzeji i galerije

 

 

632

Izložbe

 

 

633

Zaštite spomenika kulture

 

64

 

Pozorišta, opere, baleti, filharmonije, horovi, orkestri, folklorni ansambli, film, radio, televizija, razne priredbe

 

 

640

Pozorišta, opere, baleti

 

 

641

Filharmonija, horovi, orkestri

 

 

642

Film, radio, televizija

 

 

643

Folklorni ansambli

 

 

644

Razne priredbe i kulturne manifestacije

 

65

 

Štampa, književnost, izdavačka delatnost, likovna umetnost, kulturna propaganda

 

 

650

Štampa, književnost

 

 

651

Izdavačka delatnost
- takođe prijave, odjave i promene u evidenciji
prijavljenih novina i časopisa

 

 

652

Likovna umetnost

 

 

653

Kulturna propaganda

 

66

 

Fizička kultura, sport i šah

 

67

 

Stipendije

 

68

 

Saradnja sa inostranstvom na području obrazovanja
- opšte
- sporazumi

 

69

 

Međunarodna saradnja u oblasti nauke i kulture

 

 

690

Inostrana propaganda

 

 

691

Razmena kulturnih radnika

 

 

692

Ugovori o kulturnoj saradnji

 

 

693

Lektori

7

 

 

Sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo
- opšte

 

70

 

Sudsko poslovanje
- opšte

 

 

701

Uslovni otpust

 

 

702

Premeštaji osuđenih lica

 

 

703

Naknade štete neopravdano osuđenim licima i bez osnova zadržanim u pritvoru

 

 

704

Zahtev za posetu osuđenom licu

 

71

 

Parnični, vanparnični, izvršni, krivični i zemljišno-knjižni predmeti
- opšte

 

 

710

Parnični predmeti

 

 

711

Vanparnični predmeti

 

 

712

Izvršni predmeti

 

 

713

Krivični predmeti
- prethodni postupak (istraga, ispitivanje pred sudom)

 

 

714

Zemljišno-knjižni predmeti

 

72

 

Registri
- opšte o registrima koji se vode kod suda

 

 

720

Registri preduzeća i drugih organizacija

 

 

721

Zadružni registar

 

73

 

Upravni i ustavni sporovi, predmeti mirovnog veća i arbitražni predmeti
- opšte

 

 

730

Ustavni sporovi

 

 

731

Upravni sporovi

 

 

732

Predmeti mirovnih veća

 

 

733

Arbitražni predmeti

 

74

 

Sudije porotnici, privredne sudije, sudski veštaci i tumači

 

75

 

Advokatura i pravna pomoć
- takođe branioci po službenoj dužnosti

 

76

 

Saradnja sa inostranstvom na području pravne pomoći

 

 

760

Dvostrani ugovori o međunarodnoj pravnoj pomoći

 

 

761

Višestrani ugovori o međunarodnoj pravnoj pomoći

 

 

762

Međunarodno privatno pravo
(obligaciono, porodično, nasledno, stvarno, radno, procesno pravo)
- reciprocitet

 

 

763

Međunarodno javno pravo

 

 

764

Pozitivni propisi drugih zemalja

 

77

 

Nadzor nad poslovanjem sudova
- problematika sudova (organizaciono-materijalna pitanja i dr.)

8

 

 

Predmeti odbrane

 

80

 

Pripreme za narodnu odbranu

 

81

 

Teritorijalna odbrana

 

82

 

Civilna zaštita

 

 

820

Organizacija civilne zaštite

 

 

821

Obuka štabova i jedinica civilne zaštite

 

 

822

Opremanje štabova i jedinica civilne zaštite

 

83

 

Obuka za odbranu i zaštitu
- obuka kadrova, omladine i stanovništva

 

84

 

Poslovi vojne obaveze

 

 

840

Regrutni poslovi

 

 

841

Obaveza služenja u rezervnom sastavu i materijalna obaveza

 

 

842

Evidencije obveznika

 

 

843

Prijave i odjave vojnih obveznika

 

 

844

Izdavanje uverenja o regulisanju vojne obaveze i dr.

 

 

845

Evidencija mehaničkih vozila i njihov raspored

 

 

846

Evidencija stoke i prevoznih sredstava

 

85

 

Poslovi bezbednosti narodne odbrane

 

86

 

Veza

 

 

860

Veza

 

 

861

Osmatranje, javljanje, obaveštavanje i uzbunjivanje

 

 

862

Kriptozaštita

 

87

 

Elementarne nepogode

 

88

 

Ostalo

9

 

 

Poslanička pitanja i predmeti koji ne spadaju u glavne grupe od 0 do 8

 

90

 

Nacionalne manjine

 

91

 

Tehnička i druga međunarodna pomoć

 

92

 

Hidrometeorološki predmeti
- hidrologija
- meteorologija
- sinoptičko-prognostička služba s
- agrometeorologija

 

93

 

Inostrani poslovi
(raspoređuju se predmeti sa elementom inostranosti koji se po materiji ne mogu rasporediti u glavne grupe 0 - 8)

 

94

 

Propagandno-informativna delatnost za inostranstvo

 

95

 

Geodetsko-katastarsko poslovanje
- opšte

 

 

950

Premer zemljišta i izrada planova
- osnovni geodetski radovi (triangulacija, precizna
poligonometrija i nivelman),
- utvrđivanje granica katastarskih opština, snimanje detalja i izrada originala planova i karata,
- reprodukcija planova i njihova dalja kartografska obrada
- obnova premera
- praćenje izveštaja premera, predlog i overa elaborata premera i planova.

 

 

951

Katastar zemljišta
- katastarsko klasiranje i bonitiranje zemljišta u postupku premera
- obnova katastarskog klasiranja
- obrada podataka kod novog obračuna katastarskog
prihoda
- izlaganje podataka premera i katastarsko klasiranje
zemljišta na javni uvid
- izrada katastarskog operata
- praćenje radova na izradi katastra zemljišta, pregled i prijem radova

 

 

952

Održavanje premera i katastra zemljišta
- održavanje premera (održavanje svih vrsta mreža,
snimanje novih objekata i promene granica parcela, promene u načinu iskorišćavanja zemljišta, promene ustanovljene po službenoj dužnosti)
- održavanje katastarskog operata
- obnova planova i katastarskog operata
- izdavanje osnovice za utvrđivanje poreza
- otpisi i pripisi katastarskog prihoda
- geodetski radovi po zahtevu organa radnih organizacija i građana (sudska veštačenja, uslovne površine,
ustanovljavanje granice poseda)
- evidencija o posedovnom stanju, broju parcela, površinama, kulturama i klasama zemljišta,
- izveštaji o stanju na održavanju premera i katastra
zemljišta

 

 

953

Tehnička dokumentacija premera planova i karata
- predaja planova i elaborata premera organima nadležnim za geodetske poslove
- izdavanje planova i elaborata premera na privremeno
korišćenje
- izdavanje kopija planova i elaborata premera uz naknadu

 

 

954

Evidencija nepokretnosti u državnoj i društvenoj svojini

 

 

955

Premeravanje zemljišta za posebne potrebe organa, radnih i drugih organizacija
- premeravanje za potrebe izgradnje objekata
- premeravanje za potrebe komasacije, arondacije i
parcelacije zemljišta
- radovi na izradi regulacionih i nivelacionih planova
- pregledi, zapisnici, rešenja kojima se naređuje otklanjanje nepravilnosti i preporuke za otklanjanje nepravilnosti

 

 

956

Katastar podzemnih objekata i instalacija
- potvrda o snimanju podzemnih instalacija i objekata
- izdavanje na korišćenje podataka o podzemnim instalacijama i objektima

 

 

957

Geotehnička dokumentacija
- elaborati i izveštaji o geotehničkim osobinama zemljišta
- izdavanje podataka iz geotehničke dokumentacije
- izrada geoloških, hidroloških, inženjersko-geoloških i geomehaničkih karata
- podaci o praćenju kretanja i sleganja terena i objekata

 

 

958

Regulacije
- protokol regulacije
- kontrola terena, objekata i zgrada

 

96

 

Poslovi protokola

__________________________________________________
OBRASCI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

Obrazac br. 1

POTVRDA O PRIJEMU PODNESKA

__________________________________

 

(Naziv i sedište organa koji je
primio podnesak)

 

Potvrda o prijemu podneska

(član 66 stav 2 ZUP-a i član 12 Uredbe o kancelarijskom poslovanju)

Potvrđuje se da je

___________________________________

 

 

(ime i prezime podnosioca)

 

iz _____________________ ulica _______________ broj ______

dana _________________ godine ovom organu podneo podnesak


(navesti vrstu podneska)

koji je evidentiran pod brojem ____________________________

Naziv organa koji rešava po podnetom podnesku __________ __________________, broj telefona ________ oznaka službenog lista ________.

Ukoliko nadležni organ u roku od ________________ ne dostavi odluku (rešenje, zaključak) po podnetom podnesku, stranka može uložiti žalbu zbog ćutanja administracije, odnosno odgovarajuće pravno sredstvo organu __________________________, sa administrativnom taksom u iznosu od ____________. Pravno sredstvo se predaje ___________________________.

M.P.

___________________
(Potpis službenog lica)

 

Obrazac br. 2

 

Prijemni štambilj organa uprave

(format 70 x 30 mm)

Pisarnica

________________________________________

 
 

(naziv odgovarajuće službe - organa)

 

Primljeno:

 

 

Organ

Organizaciona
jedinica

Broj

Prilog

Vrednosti

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 3

 

Brojčani karton

(format A-7)

                       

 

1

11

21

31

41

51

61

71

81

91

 

 

2

12

22

32

42

52

62

72

82

92

 

 

3

13

23

33

43

53

63

73

83

93

 

 

4

14

24

34

44

54

64

74

84

94

 

 

5

15

25

35

45

55

65

75

85

95

 

 

6

16

26

36

46

56

66

76

86

96

 

 

7

17

27

37

47

57

67

77

87

97

 

 

8

18

28

38

48

58

68

78

88

98

 

 

9

19

29

39

49

59

69

79

89

99

 

 

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

 

                       

Druga strana (poleđina) brojčanog kartona nosi brojeve od 101 do 200.

 

Obrazac br. 4

 

Kartica za vanupravne predmete

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 5

 

Kartica za predmete u prvostepenom upravnom postupku koji se pokreće povodom zahteva stranke

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

12

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 6

 

Kartica za predmete u prvostepenom upravnom postupku koji se vodi po službenoj dužnosti

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 7

 

Kartica za predmete u drugostepenom upravnom postupku koji je pokrenut povodom žalbe

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

           

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 8

 

Kartica za predmete u drugostepenom upravnom postupku koji se vodi po službenoj dužnosti

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

           

Da-Ne

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 9

 

Kartica za upravne predmete povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod prvostepenog organa

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

12

 

 

 

 

 

13

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 10

 

Kartica za upravne predmete povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod drugostepenog organa

(Format A-7 ili neki drugi format)

     
 
   
   
 
     
 
 
     

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

12

 

 

 

 

 

13

 

 

 

 

 

14

 

 

 

 

 

15

 

 

 

 

 

16

Poleđina kartice

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 11

 

Skraćeni delovodnik

(Format A-4)

Redni broj

Predmet

Kretanje predmeta

Način rešavanja

Primedba

Kl. znak

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 12

 

Popis akata

(Format A-4)

PREDMET: _______________________________________________________________________________

Osnovni broj

 

 

 

Podbroj

Prezime i ime -
- naziv - adresa

 

Kretanje predmeta

 

Datum rešavanja

Primedba

 

 

 
     



   

   

   

   

   

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 13.
(prva strana)

Omot spisa

(Format A-3)
(prostor za štambilj)

Akt-predmet odložiti a.a.
Klasif. znak __________

PREDMET: ___________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

Zajedno rešeni predmeti broj: ___________________________________________________________________________________

Rok čuvanja _________
Broj iz int. dost. knjige 
____________
____________

ROK:

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

  Za evidenciju po ZUP-u

 

NE - DA

 

 

1

 

 

2

 

 

3

 

 

4

 

 

5

 

 

6

 

 

7

 

 

 

8

 

 

 

9

 

 

 

10

 

 

 

11

 

___________________________ 19 ___ godine
(mesto)      

12

 

13

 

 

 

14

 

 

Obradio
_________

15

 

 

16

 

 

SPISAK AKATA U PREDMETU

 1. _________________________________________________________________________________________________________

 2. _________________________________________________________________________________________________________

 3. _________________________________________________________________________________________________________

 4. _________________________________________________________________________________________________________

 5. _________________________________________________________________________________________________________

 6. _________________________________________________________________________________________________________

 7. _________________________________________________________________________________________________________

 8. _________________________________________________________________________________________________________

 9. _________________________________________________________________________________________________________

10. _________________________________________________________________________________________________________

11. _________________________________________________________________________________________________________

12. _________________________________________________________________________________________________________

13. _________________________________________________________________________________________________________

14. _________________________________________________________________________________________________________

15. _________________________________________________________________________________________________________

16. _________________________________________________________________________________________________________

17. _________________________________________________________________________________________________________

18. _________________________________________________________________________________________________________

19. _________________________________________________________________________________________________________

20. _________________________________________________________________________________________________________

 

UPUTSTVO PISARNICI

1. O načinu ekspedicije: _______________________________________________________________________________________

   _________________________________________________________________________________________________________

 

Obrazac br. 14

 

Interna dostavna knjiga

(Format A-4)

Redni broj

Datum upisa

Broj akta

Potpis primaoca

Vraćeno pisarnici

Primedba

datum

za organ

obrađivač

datum

potpis

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 15

 

Knjiga primljenih računa

(Format A-4)

Redni broj

Datum upisa

Broj računa

Pošiljalac

Potvrda prijema

Primedba

Prezime i ime odnosno naziv

mesto

datum

potpis

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 16

 

Knjiga primljene pošte na ličnost

 

Redni broj

Datum prijema

Broj

Pošiljalac

Organizaciona jedinica

Potvrda prijema

akta

preporuke

prezime i ime odnosno naziv

mesto

datum

potpis

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 17

 

Karton za dostavu službenih listova i časopisa

(Format A-4)

Organ, organizacija, zajednica __________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________ List - časopis

____________________________________________________________________________________________________________

Unut. organ. jedinica: _________________________________________________________________________________________

Broj primeraka _______________________________________________________________________________________________

_______________________ Godina: ___________________

 

Karton za dostavu listova i časopisa

Broj lista - časopisa

Potvrda prijema

 

Broj lista - časopisa

Potvrda prijema

datum

potpis

 

datum

potpis

1

2

3

 

1

2

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 18

 

Knjiga ekspedovane pošte

(Format A-4)

Datum opreme

Broj akta

Način ekspedovanja

Primalac

Vrednost poštarine

prezime i ime odnosno naziv

mesto

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 19

 

Kontrolnik poštarine

(Format 148x210 mm)

Datum

Spis

Vrednost

Overa

primljeno

utrošeno

stanje

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 20

 

Dostavna knjiga za mesto

(Format A-4)

Redni broj

Datum upisa

Broj akta

Primalac

Potvrda prijema

prezime i ime odnosno naziv

adresa

datum

potpis

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 21

 

Arhivska knjiga

 

Redni broj

Datum upisa

Godina odnosno razdoblje nastanka

Klasifikaciona oznaka

Sadržaj

Količina

Broj i datum zapisnika

Rok čuvanja

Primedba

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 22

 

Izveštaj
o radu na rešavanju prvostepenih upravnih predmeta

u 19____ godini na teritoriji republike

______________
(upravna oblast)

Način pokretanja postupka za rešavanje predmeta

Broj nerešenih predmeta prenesenih iz prethodne godine

Broj predmeta primljenih u toku izveštajnog perioda

Ukupan broj predmeta u izveštajnom periodu

Broj predmeta rešenih u izveštajnom periodu

Broj podnesenih žalbi

Broj administrativnih izvršenja

PRIMEDBE

S obzirom na rok S obzirom na rešenje zahteva

Od čega:

 

U roku od mesec dana

U roku od dva meseca

Po isteku roka od dva meseca

Zahtev odbačen

Zahtev odbijen

Zahtev usvojen

Postupak obustavljen

Ukupno rešeno predmeta u izveštajnom periodu

Ukupno nerešenih predmeta u izveštajnom periodu

Žalba odbačena

Prvostepena odluka zamenjena

Svega žalbi u izveštajnom periodu

Svega izvršenih predmeta u izveštajnom periodu

Doneseni zaključci o dozvoli izvršenja

Izvršenje sprovedeno prinudnim putem

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

 

Povodom zahteva stranke

 

 

Po službenoj dužnosti organa organizacija

 

UKUPNO:


_____________________________

 

_____________________________

 (mesto i datum)

 M.P.

(potpis ovlašćenog lica)

 

Obrazac br. 23

 

Izveštaj
o radu na rešenju drugostepenih upravnih predmeta

u 19_____ godini na teritoriji republike

Upravna oblast

Broj nerešenih predmeta prenesenih iz prethodne godine

Broj podnesenih žalbi u toku izveštajnog perioda

Ukupno žalbi u

izveštajnom periodu

Broj predmeta rešenih u drugostepenom postupku

PRIMEDBE

S obzirom na rok     S obzirom na vrstu odluke    Po razlozima usvajanja žalbe

U roku iz člana 247 ZUP-a

Po isteku zakonskog roka

Žalba odbačena

Žalba odbijena

Žalba usvojena

Ukupno rešeno žalbi u izveštajnom periodu

Povreda pravila postupka

Pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično stanje

Pogrešna primena materijalnog prava

Rešenje zamenjeno

Rešenje poništeno

Rešenje oglašeno

ništavim

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

 

 1) narodna odbrana
 2) inostrani poslovi
 3) unutrašnji poslovi
 4) finansije (budžet, porezi, doprinosi)
 5) promet roba i usluga
 6) industrija, energetika i rudarstvo
 7) poljoprivreda, vodoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov
 8) saobraćaj i veze
 9) zanatstvo, ugostiteljstvo i turizam
10) imovinskopravni poslovi
11) geodetski i katastarski radovi
12) urbanizam, građevinarstvo, komunalno-stambeni poslovi
13) rad i zapošljavanje
14) zdravlje i socijalna zaštita
15) boračko-invalidska zaštita
16) nauka, obrazovanje i kultura
17) ostale upravne oblasti

 

UKUPNO:


_____________________________

 

_____________________________

 (mesto i datum)

 M.P.

(potpis ovlašćenog lica)

 

Obrazac br. 24

 

Izveštaj
o radu prvostepenih organa na teritoriji republike, povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u _________ godini

 

 

Obnova postupka1)

Rad u vezi sa upravnim sporom2)

Ukidanje i menjanje rešenja3)

Oglašavanje rešenja ništavim4)

UPRAVNA VLAST

Ukupno podnetih predloga za obnovu upravnog postupka

Odluka o predlogu

Odluka o prvostep. rešenju

Rešenje izmenjeno

Rešenje poništeno

Po zahtevu stranke

Uz pristanak stranke

Po zahtevu stranke

Po službenoj dužnosti

Odbačeno

Odbijeno

Usvojeno

Potvrđeno

Zamenjeno

Ukinuto

Izmenjeno

Ukinuto

Izmenjeno

Oglašeno ništavim

Oglašeno ništavim

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

 1) narodna obrana
 2) inostrani poslovi
 3) unutrašnji poslovi
 4) finansije (budžet, porezi, doprinosi)
 5) promet roba i usluga
 6) industrija, energetika i rudarstvo
 7) poljoprivreda, vodoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov
 8) saobraćaj i veze
 9) zanatstvo, ugostiteljstvo i turizam
10) imovinskopravni poslovi
11) geodetski i katastarski radovi
12) urbanizam, građevinarstvo, komunalno-stambeni poslovi
13) rad i zapošljavanje
14) zdravlje i socijalna zaštita
15) boračko-invalidska zaštita
16) nauka, obrazovanje i kultura
17) ostale upravne oblasti

UKUPNO:

NAPOMENA:

 1) Čl. 249- 260 ZUP-a (pokretanje obnove postupka)

2) Član 261 ZUP-a (menjanje i poništavanje pravosnažnog rešenja u vezi sa upravnim sporom)

3) Član 265 ZUP-a (ukidanje i menjanje pravosnažnog rešenja uz pristanak ili po zahtevu stranke)

4) Čl. 267-268 ZUP-a (oglašavanje rešenja ništavim)

_____________________________

 

_____________________________

 (mesto i datum)

 M.P.

(potpis ovlašćenog lica)

 

Obrazac br. 25

 

Izveštaj
o radu drugostepenih organa na teritoriji republike, povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u ___________ godini

 

Upravna oblast

Obnova postupka1)

Ukidanje i menjanje rešenja2)

Rad u vezi sa upravnim sporom3)

Oglašavanje rešenja ništavim4)

Poništavanje i ukidanje rešenja
po pravu nadzora5)

Vanredno ukidanje rešenja6)

Ukupno podneseno predloga za obnovu upravnog postupka

postupka

Odluka o predlogu

Odluka o drugostepenom rešenju

Po zahtevu stranke

Uz pristan. stranke

Rešenje izmenjeno

Rešenje poništeno

Po zaht. stranke

Po služb. dužnosti

Ukinuto rešenje

Poništeno rešenje

Ukinuto

Odbačeno

Odbijeno

Usvojeno

Potvrđeno

Zamenjeno

Ukinuto

Izmenjeno

Ukinuto

Izmenjeno

Rešenje oglašeno ništavim

Rešenje oglašeno ništavim

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

 

 1) narodna obrana
 2) inostrani poslovi
 3) unutrašnji poslovi
 4) finansije (budžet, porezi, doprinosi)
 5) promet roba i usluga
 6) industrija, energetika i rudarstvo
 7) poljoprivreda, vodoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov
 8) saobraćaj i veze
 9) zanatstvo, ugostiteljstvo i turizam
10) imovinskopravni poslovi
11) geodetski i katastarski radovi
12) urbanizam, građevinarstvo, komunalno-stambeni poslovi
13) rad i zapošljavanje
14) zdravlje i socijalna zaštita
15) boračko-invalidska zaštita
16) nauka, obrazovanje i kultura
17) ostale upravne oblasti

UKUPNO:

NAPOMENA:  

1) Čl. 249-260 ZUP-a (pokretanje obnove postupka);

2) Član 265 ZUP-a (ukidanje i menjanje pravosnažnog rešenja uz pristanak ili po zahtevu stranke);

3) Član 261 ZUP-a (menjanje i poništavanje pravosnažnog rešenja u vezi sa upravnim sporom);

4) Čl. 267-268 ZUP-a (oglašavanje rešenja ništavim);

5) Čl. 263-264 ZUP-a (poništavanje i ukidanje po pravu nadzora);

6) Član 266 ZUP-a (vanredno ukidanje rešenja).

_____________________________

 

_____________________________

 (mesto i datum)

 M.P.

(potpis ovlašćenog lica)

 

Obrazac br. 26

________________________
    (organ - organizacija)

Pregled
izdatih uverenja

za period od _________ 19 ___
do ____________19___ godine


UPRAVNA OBLAST

Po čl. 171 ZUP

Ukupno (2+3)

Po čl. 172 ZUP

Ukupno (5+6)

Broj odbijenih zahteva za izdavanje uverenja




po usmenom zahtevu

po pismenom zahtevu

po usmenom zahtevu

po pismenom zahtevu

po čl. 171 ZUP

po čl. 172 ZUP


1

2

3

4

5

6

7

8

9


 1. Narodna obrana
 2. Inostrani poslovi
 3. Unutrašnji poslovi
 4. Finansije (budžet, porezi, doprinosi)
 5. Promet robe i usluga
 6. Industrija, energetika i rudarstvo
 7. Poljoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov
 8. Saobraćaj i veze
 9. Zanat. ugost. i tur.
10. Imovin. pravni poslovi
11. Geodet. i katas. poslovi
12. Urban., građ., komunalno-stamb. poslovi
13. Rad i zapošljavanje
14. Zdravlje i soc. zaštita
15. Boračko-inval. zaštita
16. Nauka, obraz. i kultura
17. Ost. upravne oblasti


_____________________________

 

_____________________________

 (mesto i datum)

 M.P.

(potpis ovlašćenog lica)

 

Obrazac br. 27

 

Spisak štambilja, pečata i žigova

(Format 420 x 297 mm)

Redni broj

Nabavljen po aktu

Otisak štambilja, pečata i žigova

Redni br. pečata

Početak upotrebe

Na upotrebi

Stavljen van upotrebe

Primedbe

broj

datum

organ. jedin.

potpis radnika

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obrazac br. 28

 

Referentska sveska

(Format A-3)

Redni broj

Datum prijema predmeta kod radnika

Broj predmeta iz o. evidencije

Podaci o stranki i kratak sadržaj predmeta

Datum predaje zahteva za
prvostepeni postupak

Datum pokretanja postupka po sl. dužnosti

Datum predaje žalbe za II. step. postupak

Datum dostavlj. reš. zaklj. stranci

Predato arhivi

Oznaka o načinu i roku rešavanja predmeta i opis

Podaci o vanupravnim predmetima

NAPOMENA

Broj interne dostavne knjige

Datum

Potp.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REFERENTSKA SVESKA

 

Obrazac broj 29

 

Izveštaj
o kretanju upravnih predmeta prvostepenog postupka u kojima je postupak pokrenut povodom zahteva stranke

 

 

u ____________________

Za tromesečje _________ 19 ___ g.

 

 (naziv organa)

 



Klasifikacioni
znak

Nerešeno iz prethodnog izveštajnog perioda

Primljeno u toku tromesečja

Ukupno

Rešeno u toku tromesečja

Ukupno

Ostalo nerešeno

Ukupno

Primedbe



u roku (čl. 218 ZUP-a)

po isteku roka

rok prošao

rok nije prošao


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


UKUPNO:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Izveštaj sastavio

 

STAREŠINA ORGANA

_______________________

 

_________________________________

 

Obrazac broj 30

 

Izveštaj
o kretanju upravnih predmeta drugostepenog postupka

 

 

u ____________________

Za tromesečje _________ 19 ___ g.

 

 

 



Klasifikacioni
znak

Nerešeno iz prethodnog izveštajnog perioda

Primljeno u toku tromesečja

Ukupno

Rešeno u toku tromesečja

Ukupno

Ostalo nerešeno

Ukupno

Primedbe



u roku (čl. 247 ZUP-a)

po isteku roka

rok prošao

rok nije prošao


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


UKUPNO:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Izveštaj sastavio

 

STAREŠINA ORGANA

_______________________

 

_________________________________