Naredne radnje su neophodne kako bi se jedan dokument ispravno pouzdano sačuvao tj. arhivirao:
1. Konvertujte dokument u format pogodan za trajno čuvanje (odnosi se samo na dokumente koji se čuvaju trajno)
2. Pridružite kvalifikovani elektronski potpis/pečat lica ovlašćenog za pripremu dokumenata za elektronsko čuvanje, bez obzira na to da li je u pitanju dokument koji u izvornom obliku sadrži kvalifikovani elektronski potpis/pečat
3. Pridružite kvalifikovani vremenski žig (u skladu sa čl. 5. Pravilnika o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta)
4. Sprovedite validaciju kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata (moguće je da softver koji koristite za pouzdano čuvanje ima ovu funkciju, ali ukoliko nema možete posetiti link za validaciju na sajtu PKS ili kontaktirajte sertifikaciono telo koje vam je izdalo kvalifikovani elektronski potpis/pečat)
5. Dokument se pohranjuje na bezbedno mesto tj. lokaciju, u skladu sa vašim resursima. Propisom nije utvrđen tačan postupak čuvanja. Naša pretpostavka je da to može biti softversko cloud rešenje, vaš interni softverski sistem ili možete čuvati na hard disku. Analogno obavezi čuvanja štampanih dokumenata, to mora biti neka bezbedna lokacija kako bi se očuvao integritet dokumenta. Savetujemo da ukoliko dokumente čuvate na hard disku - čuvate ih na najmanje dva različita hard diska, na dve različite geografske lokacije.
Dokumente možete čuvati i u Paragrafovom softveru Kancelarko. Prijavite se za prezentaciju bez obaveze ukoliko ste zainteresovani za ovu mogućnost.
6. Vremenski žig tj. njegov sertifikat ima ograničeni rok trajanja. Periodično, pre nego što istekne rok važenja vremenskog žiga, koji je neposredno vaš ili vremenski žig softvera koji koristite, potrebno je da arhivirane dokumente nadogradite sa novim vremenskim žigom (ovo se radi iz bezbednosnih razloga zbog napretka tehnologije i mogućnosti malicioznih napada koji mogu kompromitovati dokument). Preporučujemo da izaberete softver koji će ovo za vas automatski raditi.
POGLEDAJTE I OSTALA