Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020 - dalje: Zakon) prepoznao je elektronske dokumente, što predstavlja bitnu novinu u odnosu na Zakon o kulturnim dobrima koji je prethodno uređivao ovu oblast. Zakon ne određuje pojam elektronskog dokumenta, jer je to materija drugog zakona, Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017 i 52/2021 - dalje: Zakon o elektronskom dokumentu).
Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se čuva trajno, čuva se u obliku u kome je nastala. Dokumentarni materijal koji se čuva u ograničenom vremenskom periodu, a koji nije nastao u elektronskom obliku, može se čuvati u svom izvornom obliku, a može se i digitalizovati. Pravilo je da se uvek čuvaju originali dokumenata, izuzetak postoji za dokumente koji nisu nastali u elektronskom obliku, ali su digitalizovani i čuvaju se u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Kvalifikovano elektronsko čuvanje je kvalifikovana usluga od poverenja u okviru koje se vrši pouzdano elektronsko čuvanje. Kvalifikovane usluge od poverenja su propisane Zakonom o elektronskom dokumentu, a pružaoci ovih usluga se registruju kod nadležnog ministarstva, Ministarstvo informisanja i telekomunikacija.
Stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala nisu obavezni da vrše kvalifikovano elektronsko čuvanje.
Postupanje sa elektronskim dokumentima je uređeno Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 107/2021, 94/2022 i 116/2023 - dalje: Uredba). Važno je istaći da Uredba ne predviđa obavezu digitalizacije papirnih dokumenata, što je u saglasnosti sa prethodno iznetim da se dokumenti čuvaju u originalu.
Propisan je različit režim postupanja sa dokumentima koji se čuvaju trajno, za njih se zahteva pouzdano elektronsko čuvanje i dokumentima koji se čuvaju u ograničenom vremenskom periodu, za koje je procedura jednostavnija.
Pouzdano elektronsko čuvanje
Naime, dokumenti koji se čuvaju trajno, a nastali su u elektronskom obliku moraju se čuvati u nekom od formata koji je propisan za dugotrajno čuvanje, ako se dokument ne nalazi u nekom od tih formata, potrebno je izvršiti konverziju. Potom se dokumentu pridružuje kvalifikovani elektronski potpis i/ili kvalifikovani elektronski pečat.
To ne mora biti potpis direktora društva (ako je stvaralac ili imalac koji vrši arhiviranje doo), to je potpis lica ovlašćenog za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje, koje je određeno internim aktom, model ovog akta objavljen je u pravnoj bazi pod naslovom PRAVILNIK O PRIPREMI DOKUMENTARNOG MATERIJALA ZA POUZDANO ELEKTRONSKO ČUVANJE I POUZDANOM ČUVANJU ELEKTRONSKIH DOKUMENATA. Nakon pridruživanja kvalifikovanog elektronskog potpisa,, potrebno je izvršiti validaciju.
Validacija kvalifikovanih elektronskih potpisa je takođe kvalifikovana usluga od poverenja i može se vršiti zaključenjem ugovora sa domaćim pružaocem ove usluge ili proverom validnosti potpisa upoređivanjem sa Listom opozvanih sertifikata koju je dužan da objavi svaki pružalac izdavanja sertifikata za kvalifikovani elektronski potpis.
Potom je potrebno dodati kvalifikovani vremenski žig , reč je o kvalifikovanoj usluzi od poverenja, te je potrebno da stvaralac ili imalac koji vrši pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje samostalno zaključi ugovor sa pružaocem usluge izdavanja kvalifikovanih elektronskih vremenskih žigova ili da koristi neki softver koji mu ustupa kvalifikovane vremenske žigove domaćeg pružaoca usluge.
To je posebno važno za one subjekte koji upotrebljavaju neke strane softvere za pouzdano čuvanje jer se žigovi stranih pružalaca ne priznaju. Nakon što se utvrdi da sertifikat nije opozvan, da je potpis pridružen dokumentu validan, dokument se smešta u softver namenjen za čuvanje ili na neku hardversku komponentu gde će biti čuvan.
Uz dokument koji se pouzdano elektronski čuva potrebno je navesti i metapodatke koji su određeni u članu 5. Uredbe, metapodaci se navode u posebnom fajlu.
Takođe je potrebno da se o preduzetim radnjama u pripremi dokumenata za pouzdano čuvanje vodi evidencija.
Postupanje sa dokumentima čiji je rok čuvanja ograničen
Dokumenti čiji je rok čuvanja ograničen ne moraju se pouzdano elektronski čuvati. Uredba je izmenjena pred sâm početak primene (1.1.2024. godine), a iz razloga da se privredi olakša poslovanje. Tako je za dokumente koji se čuvaju u ograničenom roku predviđeno da se kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom obezbeđuje integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost.
Poseban režim
Uredbom je propisano da se za elektronske dokumente koji su predati državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (dalje: organi) pouzdano elektronsko čuvanje osigurava preko tog organa. Organi kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv koji je deo arhivskog informacionog sistema.
Ukoliko želite da pristupite svim stručnim tekstovima, kao i drugim mnogobrojnim dokumentima,
