Da li je inspekcija (npr. Poreska uprava) ovlašćena da zatraži i izvrši uvid u program za elektronsko kancelarijsko poslovanje, koji obuhvata slanje i primanje faktura elektronskim putem?
Inspekcija je ovlašćena da, u skladu sa svojim delokrugom, u postupku inspekcijskog nadzora, prilikom izvođenja dokaza, odnosno sprovođenja radnji radi utvrđivanja činjenica, zatraži i izvrši uvid u program za elektronsko kancelarijsko poslovanje, koji obuhvata slanje i primanje faktura elektronskim putem.
Članom 20. stav 7. Zakona o inspekcijskom nadzoru ("Sl. glasnik RS", br. 36/2015, 44/2018 - dr. zakon i 95/2018 - dalje: ZoIN) propisano je da je nadzirani subjekat dužan da inspektoru koji mu predoči službenu legitimaciju i uruči nalog za inspekcijski nadzor, kada je on izdat, odnosno koji postupi u skladu sa članom 18. st. 8. i 9. ovog zakona, omogući nesmetan inspekcijski nadzor, što podrazumeva naročito da, pored ostalog, obezbedi uvid u poslovne knjige, opšte i pojedinačne akte, evidencije, izveštaje, ugovore, privatne isprave i drugu dokumentaciju nadziranog subjekta od značaja za inspekcijski nadzor, a u obliku u kojem ih poseduje i čuva, čemu odgovara ovlašćenje inspektora propisano u članu 21. stav 1. tačka 4) ovog zakona, prema kojem je inspektor ovlašćen da radi utvrđivanja činjenica naloži da mu se u određenom roku stave na uvid poslovne knjige, opšti i pojedinačni akti, evidencije, ugovori i druga dokumentacija nadziranog subjekta od značaja za inspekcijski nadzor, a u obliku u kojem ih nadzirani subjekat poseduje i čuva.
Radi se, dakle, o pravu na uvid u dokumente i podatke u obliku u kojem ih nadzirani subjekat poseduje i čuva, što znači da je dozvolјeno da inspektor uvid izvrši i u podatke koji su elektronskom obliku i koji su sadržani u programu za elektronsko kancelarijsko poslovanje, koji obuhvata slanje i primanje faktura elektronskim putem, radi utvrđivanja činjenica, saglasno predmetu inspekcijskog nadzora.
Ovlašćenje i obaveza su u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017), kojim je u članu 7. propisano da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku. Izloženo se odnosi na fakturu (račun), kao računovodstvenu ispravu.
Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019) u članu 9. stav 2. određuje računovodstvenu ispravu kao pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene, u stavu 3. ovog člana utvrđuje da se faktura (račun), kao računovodstvena isprava, u smislu ovog zakona, sastavlja i dostavlja pravnim licima i preduzetnicima u elektronskom obliku i mora biti potvrđena od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom (utvrđenom opštim aktom kojim pravno lice, odnosno preduzetnik uređuje organizaciju računovodstva) potvrđuje njenu verodostojnost.
Kada su u pitanju privatne isprave, koje se ne vode u službenim evidencijama i nisu dostupne inspekciji po službenoj dužnosti, poput faktura (računa), inspekcija ima ovlašćenje da zatraži i izvrši uvid u isprave, a nadzirani subjekat dužnost, radi utvrđivanja činjenica u postupku inspekcijskog nadzora da inspektoru tu fakturu da na uvid.
Ako su u programu, odnosno ispravama sadržani određeni podaci poverljive prirode, odnosno poslovna tajna, subjekat treba da upozori inspekciju na tajnost informacija koje joj čini dostupnim. Članom 20. stav 2. ZoIN utvrđeno je da nadzirani subjekat u postupku inspekcijskog nadzora ima pravo da upozori inspektora na tajnost informacija koje mu čini dostupnim.
Saglasno Zakonu o zaštiti poslovne tajne ("Sl. glasnik RS", br. 72/2011), poslovnom tajnom smatra se bilo koja informacija koja ima komercijalnu vrednost zato što nije opšte poznata niti je dostupna trećim licima koja bi njenim korišćenjem ili saopštavanjem mogla ostvariti ekonomsku korist, i koja je od strane njenog držaoca zaštićena odgovarajućim merama u skladu sa zakonom, poslovnom politikom, ugovornim obavezama ili odgovarajućim standardima u cilјu očuvanja njene tajnosti, a čije bi saopštavanje trećem licu moglo naneti štetu držaocu poslovne tajne.
Ovaj zakon u članu 3. ("Informacije koje se ne smatraju poslovnom tajnom") propisuje da se nezakonitosti - nezakoniti akt ili postupanje domaćeg ili stranog fizičkog i pravnog lica, a ni informacije za koje je posebnim zakonima propisano da ne mogu predstavlјati poslovnu tajnu - ne smatraju poslovnom tajnom i ne štite kao poslovna tajna.
Kada je u pitanju poreska inspekcija - Poreska uprava, Zakonom o poreskom postupku i poreskoj administraciji ("Sl. glasnik RS", br. 80/2002, 84/2002 - ispr., 23/2003 - ispr., 70/2003, 55/2004, 61/2005, 85/2005 - dr. zakon, 62/2006 - dr. zakon, 63/2006 - ispr. dr. zakona, 61/2007, 20/2009, 72/2009 - dr. zakon, 53/2010, 101/2011, 2/2012 - ispr., 93/2012, 47/2013, 108/2013, 68/2014, 105/2014, 91/2015 - autentično tumačenje, 112/2015, 15/2016, 108/2016, 30/2018, 95/2018, 86/2019 i 144/2020 - dalje: ZPPPA) ova pitanja su i konkretnije uređena u čl. 37. i 37a. U članu 37. stav 6. ZPPPA propisano je, između ostalog, da je poreski obveznik, koji podatke obrađuje sredstvima za automatsku obradu podataka, dužan da omogući Poreskoj upravi potpuni uvid u računovodstveni sistem kroz dokumentaciju, a kada je neophodno i kroz pristup hardveru i softveru.
Članom 37a ZPPPA propisano je da su poreski obveznici - pravna lica, kao i fondovi koji vrše obradu i unos podataka u poslovne knjige na računaru dužni da na zahtev poreskog organa obezbede:
- izvod podataka iz svojih elektronski vođenih poslovnih knjiga i evidencija, u uređenim strukturiranim kompjuterskim datotekama, u standardnom obliku koji omogućava jednostavnu dalju elektronsku obradu podataka;
- pristup i uvid u podatke u svojim elektronsko vođenim poslovnim knjigama i evidencijama;
- pristup i uvid u softversku i hardversku opremu, kao i bazu podataka koji se koriste u okviru sistema za elektronsko vođenje poslovnih knjiga i evidencija i omoguće test pravilnosti elektronskih programa i elektronske obrade podataka.
Podaci i način uvida u ove podatke moraju biti obezbeđeni na jedan od sledećih načina:
- na elektronskim medijima;
- upotrebom savremenih telekomunikacijskih usluga;
- neposrednim uključenjem poreskog organa u sistem poreskog obveznika (lokalni priključak);
- posrednim uključenjem poreskog organa u sistem poreskog obveznika preko telekomunikacijskih veza (daljinsko priključenje).
U tim slučajevima, potrebno je obezbediti odgovarajući stepen zaštite, čuvanja tajnosti i celovitosti podataka.
Obveznici koji elektronski obrađuju podatke dužni su da:
podatke koji su izrađeni ili primljeni u elektronskoj formi čuvaju u elektronskoj formi i omoguće dostupnost do njih u elektronskoj formi; omoguće čitljivost originalnih podataka; omoguće uredno čuvanje podataka u zakonom propisanom periodu; omoguće pristup do elektronsko vođenih poslovnih knjiga i evidencija, čak i kada su čuvane u elektronskom obliku kod drugih lica ili u drugoj državi; čuvaju podatke u odgovarajućem obliku koji omogućava inspekcijski pregled u razumnom vremenu; obezbede autentičnost izdatih dokumenata i onoga koji ih je izdao, kao i integritet sadržaja izdatih dokumenata.
Pored toga, poreski obveznik - pravno lice, kao i fond mora poreskom organu, na njegov zahtev, dati na raspolaganje dokumentaciju iz koje se vidi pun opis elektronskog sistema za vođenje poslovnih knjiga i evidencija.
Dokumentacija mora posedovati sledeće opise:
- elektronska rešenja (osnova, građenje i delovanje);
- podsistem i datoteku (sadržaj, struktura, odnosi);
- funkcionalne postupke u okviru elektronskih rešenja;
- kontrolu koja obezbeđuje pravilno i sigurno delovanje elektronskih rešenja;
- kontrolu koja sprečava neovlašćeno dodavanje,
- promenu ili brisanje unetih elektronskih zapisa.
Svaka promena elektronskih rešenja (elektronskih programa postupaka i datoteka) mora biti dokumentovana po vremenskom nastanku promene, zajedno sa uzrokom, vrstom, posledicom i datumom promene.
Postupanja suprotno ovim obavezama propisana su kao posebni poreski prekršaji u članu 179. ZPPPA.
Uz navedeno, članom 127. stav 2. ZPPPA propisano je da je poreski obveznik dužan da poreskom inspektoru omogući uvid u poslovne knjige, evidencije i drugu dokumentaciju ili isprave.