U daljem tekstu fokusiraćemo se na dokumentaciju, pre svega sa knjigovodstvenog aspekta.
Prema nameni dokumente možemo svrstati u dve kolone:
- Interni dokumenti - koji nastaju u firmi i za potrebe firme
- Eksterni dokumenti - namenjeni za razmenu sa drugima
Eksterna dokumentacija može biti podeljena u još dve podele i to na: ulaznu i izlaznu.
Na primer, ukoliko imate račune koje primate od dobavljača, oni pripadaju ulaznim dokumentima, dok fakture koje sami kreirate i šaljete kupcima spadaju u izlazne. Za rukovanje ovim dokumentima veoma je korisno da koristite dobar softver za kreiranje i razmenu e-faktura.
Dokumentacija predstavlja vrlo važnu komponentu ne samo sa aspekta knjigovodstva, nego i celokupnog poslovanja i života firme. Knjigovođa iz dokumentacije koju porhanjujemo u svojoj bazi (papirna ili digitalna) saznaje šta se zapravo dešava u poslovanju firme.
Treba naglasiti, da ipak nije svaki dokument predmet obrade u knjigovodstvu. Samo dokument koji zadovoljava određene kriterijume može biti predmet evidentiranja. To su pisani dokumenti ili elektronski zapisi o nastaloj poslovnoj promeni, koji obuhvataju sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, pre svega opis poslovne promene. Takve zapise nazivamo verodostojnim računovodstvenim ispravama.
Važno je napomenuti da se poslovna dokumentacija može čuvati u elektronskom obliku, i to kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije. U tom slučaju je bitno naglasiti da je neophodno obezbediti nadležnom organu pristup tako sačuvanih dokumenata.
Možda je pravi trenutak da razmislite o tranziciji na elektronsko čuvanje i razmenu dokumentacije, jer hteli to da priznamo ili ne, vreme braon ormara sa popunjenim registratorima punim dokumentacije je za nama. Većina poslovne korespodencije obavlja se posredstvom elektronske pošte, a sada postoji i zakonski osnov i regulativa za elektronsko čuvanje poslovne dokumentacije.
Ukoliko želite da budete u korak sa savremenim trenutkom i novim tehnologijama i pritom prevaziđete veliku količinu papirne dokumentacije, potrebno je obezbediti sledeće:
- da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može lako pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
- da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati ili primljeni;
- da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
- da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenjivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Sve potrebne navedene kriterijume možete da obezbedite pomoću jednog programa za upravljanje i pohranjivanje dokumentacije - Kancelarko.
Zakonom o računovodstvu uveden je i pojam elektronskog dokumenta kao zapisa koji nastaje elektronski, šalje se elektronski i čuva se u elektronskom obliku. Elektronski dokument potpisuje se kvalifikovanim elektronskim potpisom i kao takav predstavlja validnu knjigovodstvenu ispravu.
Zakonski rokovi čuvanja poslovne dokumentacije:
Rokovi čuvanja dokumentacije zavise prevashodno od konkretne vrste dokumenata.
Navešćemo vrste poslovnih dokumenata i rokove za njihovo čuvanje u skladu sa Zakonom o računovodstvu i članom 25:
- Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se 20 godina.
- Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 10 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
- Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina.
- Pomoćne knjige čuvaju se 5 godina, od dana njihovog zaključivanja.
- Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
- 5 godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
- 5 godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
- Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Vrlo je važno da vaši poslovni dokumenti u elektonskom obliku imaju punu sigurnost, i to u smislu mogućnosti pristupa, ali i u smislu koliko je aplikativni softver siguran za čuvanje istih.
Kancelarko sa svojim korisnim modulima ispunjava sve sigurnosne zahteve koji jedan savremeni poslovni softver mora da poseduje.