Izlučivanje je proces odvajanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja i njegovog uništavanja.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.
Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Može se izlučiti materijal kome je istekao rok čuvanja po Listi kategorija, ali samo onaj koji je prethodno upisan u arhivsku knjigu, a prepis arhivske knjige uredno dostavljen nadležnom javnom arhivu i uz to stvaralac mora imati Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja na koju je arhiv dao saglasnost.
Dokumentarni materijal koji je nastao u papirnom obliku, može uništiti i pre isteka roka čuvanja (osim ako je reč o dokumentima koji se trajno čuvaju) i ako se čuva u okviru kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Arhivsku građu koja se trajno čuva nije moguće uništiti po sprovedenoj digitalizaciji već se dokumenti čuvaju u svom izvornom obliku.
Arhivska građa se predaje nadležnom arhivu posle 30 godina od nastanka, ali je moguće arhivsku građu predati i ranije ili je zadržati i po isteku roka od 30 godina, ako ima operativni značaj, a sve u dogovoru sa nadležnim arhivom. Prilikom primopredaje arhivske građe arhivu, definišu se uslovi stvaraoca u vezi sa daljim postupanjem sa arhivskom građom u smislu zaštite poverljivosti.
U vezi sa stručnim nadzorom koji arhiv vrši, ističemo da se stručni nadzor obavlja nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala, arhiv nema nadležnost da ulazi u pojedinačne dokumente.
Digitalizacija arhivske građe i dokumentarnog materijala
Ovo je jedina dokumentacija koja se fizički predaje arhivu, sav ostali materijal koji ima ograničen rok čuvanja se jednostavno uništava posle isteka roka čuvanja (za državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoce javnih ovlašćenja je potrebno pismeno odobrenje nadležnog arhiva, dok za druge stvaraoce (npr. privredna društva) ovo odobrenje nije potrebno).