U skladu sa članom 29. stav 1. Zakona o trgovini ("Sl. glasnik RS", br. 52/2019 - dalje: Zakon) neophodno je da trgovac poseduje isprave o proizvodnji, nabavci i prodaji robe koje sadrže propisane podatke:
- poslovno ime, adresu, PIB i matični broj ili broj poljoprivrednog gazdinstva (BPG), odnosno broj iz odgovarajućeg registra proizvođača ili dobavljača; broj i datum izdavanja isprave;
- naziv, mernu jedinicu i količinu robe;
- nabavnu cenu robe;
- zaduženje za vlastitu robu;
- prodajnu cenu robe.
Članom 29. stav 2. Zakona propisano je da robu u prevozu moraju da prate isprave koje su u neposrednoj vezi sa njenim prevozom i koje imaju propisanu sadržinu:
- broj i datum isprave, poslovno ime, adresu, PIB i matični broj ili broj poljoprivrednog gazdinstva (BPG), odnosno broj iz odgovarajućeg registra isporučioca, primaoca i prevoznika (ukoliko ga ima),
- mesto i adresu objekta iz koga se isporučuje i u koji se isporučuje,
- ime, prezime i potpis odgovornih lica isporučioca i prevoznika,
- naziv robe i
- količinu.
Obaveza primene člana 29. Zakona:
- odnosi se na prodaju profesionalnim kupcima (trgovina na veliko) i na prodaju potrošačima (trgovina na malo),
- se primenjuje nezavisno od modela obavljanja trgovine - trgovina u prodajnom objektu, daljinska trgovina itd.,
- postoji u situaciji kada trgovac samostalno vrši prevoz/isporuku robe ili to čini angažovano lice (prevoznik),
- obavezuje trgovca bilo da robu drži u sopstvenom magacinu ili u skladištu/magacinu drugog subjekta.
Takođe, Pravilnikom o evidenciji prometa ("Sl. glasnik RS", br. 99/2015 i 44/2018 - dr. zakon), je bliže uređena sadržina, oblik, način vođenja i mesto čuvanja evidencije prometa, u odredbi člana 12. stav 4. propisano je da isprave koje prate robu sadrže sledeće podatke: broj i datum isprave, poslovno ime, adresu i PIB isporučioca, primaoca i prevoznika (ukoliko ga ima), mesto i adresu objekta iz koga se isporučuje, ime, prezime i potpis odgovornih lica isporučioca, primaoca i prevoznika, naziv robe i količinu.
U zavisnosti od oblika trgovine koji se obavlja, isprave koje prate robu nisu uvek iste. Na primer, ukoliko se roba kamionom trgovca prevozi/isporučuje profesionalnom kupcu (trgovina na veliko), robu će pratiti otpremnica, odnosno otpremnica - faktura, a ukoliko se roba isporučuje potrošaču, robu će pratiti račun koji se izdaje u maloprodaji.
Kada je to propisano posebnim propisima, trgovac je dužan da poseduje i isprave kojima se potvrđuje ispunjenost uslova u pogledu svojstva robe.
Dužnost posedovanja isprava u skladu sa odredbama Zakona odnosi se samo na trgovce koji obavljaju promet robe.
Otpremnica je robna isprava koja, pre svega, služi tome da trgovac napravi promenu u magacinu odnosno da evidentira promenjenu količinu zaliha u magacinu.
Interna prenosnica odnosno interna otpremnica je isprava kojom se evidentira prenos robe u okviru istog privrednog subjekta.
Naime, evidencija prenosa robe između magacina ili između prodajnih objekata istog privrednog subjekta obavlja se pomoću interne otpremnice i interne kalkulacije. Internom otpremnicom se evidentira izlaz robe iz jednog magacina, odnosno jednog objekta, dok se pomoću kalkulacije evidentira ulaz robe u drugi magacin, odnosno drugi objekat.
• Datum na otpremnici - trgovac treba da kreira otpremnicu onog dana kada roba krene ka kupcu, jer je to trenutak kada roba napušta magacin trgovca. S tim u vezi, datum na otpremnici jeste datum kada je roba napustila magacin trgovca i to je datum prometa.
• Kreiranje nekoliko otpremnica u jednom danu (sa jednim datumom na ispravama), a potom njihovo korišćenje u narednom periodu za isporuke koje se dešavaju u narednim danima u određenim gradovima Srbije, nije u skladu sa propisima.
• Objekti na istoj adresi - ukoliko se objekti (magacini) iz kojih se roba isporučuje nalaze na istoj adresi, trgovac može da sačini jednu otpremnicu. Međutim, ukoliko su objekti na različitim adresama, trgovac je dužan da sačini otpremnice po objektima iz kojih se roba isporučuje.
• Faktura - otpremnica - faktura je računovodstvena isprava, relevantna za međusobne odnose ugovornih strana (datum izdavanja fakture je datum prometa, rok za plaćanje fakture računa se od dana izdavanja fakture, momenat izdavanja fakture generiše poreske obaveze - PDV i sl). Ukoliko se u otpremnicu unesu podaci o prodajnoj ceni i iznosu za plaćanje (ne moraju biti uneti), tada nastaje dvojni dokument: faktura-otpremnica.
• Otpremnica u elektronskom obliku - u skladu sa članom 29. stav 5) Zakona isprave o proizvodnji, nabavci i prodaji robe mogu biti u elektronskoj formi. U skladu sa navedenim, otpremnica može da bude u elektronskom obliku.
• Otpremnica na elektronskom uređaju za obradu podataka - primalac i prevoznik mogu da poseduju elektronski dokument na odgovarajućem elektronskom uređaju za obradu podataka, s tim da je takav elektronski dokument verodostojan dokument o isporuci robe ukoliko sadrži propisane podatke.
• Otpremnica na mobilnom telefonu - Ministarstvo trgovine, turizma i telekomunikacija donelo je službeno mišljenje, br. 011-00-00366/2021-03 od 19.8.2021. godine, prema kojem lice angažovano kod poslovnog subjekta, može tržišnoj inspekciji putem svog mobilnog telefona dokumentovati postojanje i sadržinu otpremnice robe koju prevozi ukoliko je ona izrađena u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju. Navedeno službeno mišljenje se odnosi na sve isprave u elektronskom obliku na koje se odnosi član 29. Zakona.
• Slika potpisa - na fakturi-otpremnici ili otpremnici ne može se smatrati elektronskim potpisom. Slika potpisa na fakturi može da se podvede pod "identifikacionu oznaku" što je za fakturu dovoljno, ali kod otpremnice se traži potpis.
