Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fzičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaloca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.
Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije.
Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.
MODELE INTERNIH AKATA OBEZBEDIO VAM JE KANCELARKO
Preuzmite modele internih akata koji su vam neophodni
kako biste poslovanje uskladili sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti:
SAZNAJTE: Arhivska građa i dokumentarni materijal
Preporuka je da se u istom registratoru (ili drugom skladišnom mestu) ne mešaju kategorije, ali ako se mešaju, da se mešaju one koje imaju isti rok čuvanja (naravno, trebalo bi da jasno budu odvojene zbog lakšeg snalaženja).
Čuvanje kategorija sa istim rokom čuvanja omogućava lakše izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala - drugim rečima uništavanje dokumenata kojima je istekao rok trajanja.
Ukoliko su svežnjevi dokumentacije nastali u jednoj kalendarskoj godini i odnose se na istu kategoriju dokumentarnog materijala, dobijaju identičnu arhivsku oznaku.
Ukoliko nije vođena arhivska knjiga, sva dokumentacija iz proteklih godina bi trebalo da se popiše.
Svake godine do 30. aprila, za prethodnu kalendarsku godinu se nadležnom arhivu dostavlja prepis iz arhivske knjige.Nadležni arhiv je onaj koji je mesno nadležan, a prema sedištu subjekta/stvaraoca i taj arhiv je najbolji kontakt za pomoć oko primene Zakona i otklanjanja nedoumica.
Za sada se prepis arhivske knjige dostavlja u papirnoj (npr. fotokopija) odnosno odštampanoj formi, overeno (ako stvaralac koristi pečat) i potpisano od strane odgovornog lica kod stvaraoca, nastoji se omogućiti elektronsko dostavljanje prepisa u budućnosti.
SAZNAJTE: Kako da izradite liste dokumentarnog materijala
Ne postoje kazne za preduzetnike za nevođenje arhivske knjige, tako da se zaključuje da se Zakon ne primenjuje na njih, iako postoji potreba da i preduzetnici uredno vode svoju dokumentaciju, pogotovo ako imaju zaposlene i/ili su u sistemu PDV-a.
U slučaju promene lokacije dokumentacije preporučujemo subjektima koji arhivsku građu vode u papirnoj formi da rubriku u koju se upisuje lokacija popunjavaju grafitnom olovkom, a za subjekte koji koriste program za upravljanje dokumentima trebalo bi da program omogućava da se sadržaj ove rubrike može naknadno menjati. Lokacija se prema potrebama stvaraoca može više puta menjati, za izmene lokacije dokumentacije koja ostaje na istoj fizičkoj adresi, ali je eventualno došlo do promene prostorija/službe u kojima se čuva nije potrebno obaveštavati nadležni arhiv.
Ako se arhivska građa predaje trećem licu (društvu koje vrši čuvanje dokumentacije) potrebno je o tome obavestiti nadležni arhiv sa popisom predate arhivske građe. Takođe u slučaju da arhivska gađa bude uništena u požaru, poplavi, hakerskom napadu itd. potrebno je uneti primedbu u arhivsku knjigu i obavestiti nadležni javni arhiv.