Jedan od važnih segmenata kod organizacija koje u obavljanju svog rada primenjuju elektronsko poslovanje predstavlja elektronsko čuvanje dokumentacije. Propisi koji se donose u ovoj oblasti naglašavaju potrebu da se dokumentacija čuva na odgovarajući način i u adekvatnim uslovima, tako da se tokom celog perioda čuvanja obezbede glavna svojstva dokumenta propisana Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) (autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost).
Budući da je 1. januara 2024. godine na snagu stupila Uredba o izmenama i dopunama uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku("Sl. glasnik RS", br. 116/2023 - dalje: Izmene i dopune uredbe), na subjekte javnog i privatnog sektora počele su da se primenjuju nove obaveze, odnosno dužnosti u vezi sa čuvanjem dokumentacije u elektronskom obliku.
Poslednje nedelje decembra 2023. godine Vlada je usvojila Izmene i dopune uredbe koje u izvesnoj meri donose bitne novine za njene obveznike. Promene koje su nam donele Izmene i dopune Uredbe prvenstveno se odnose na razliku koja je načinjena između načina čuvanja dokumentacije. Naime, stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala sada različito postupaju sa dokumentacijom koju u svom poslovanju čuvaju trajno, od one koju čuvaju ograničeni vremenski period.
Prethodno važeći tekst Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 107/2021 i 94/2022 – dalje: Prethodna verzija) propisivao je da se dokumentacija, bez obzira na to da li je stvaralac i imalac čuva trajno ili ne, čuva na način koji je uređen propisima koji regulišu pouzdano elektronsko čuvanje (Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017 i 52/2021) i propisi doneti na osnovu njega).
Imajući u vidu intenciju propisivanja obaveza elektronskog čuvanja dokumentacije, kao i sagledavajući optimalne tehničke i organizacione mogućnosti za primenu normi na nivou celokupnog javnog i privatnog sektora, poslednjih meseci izneti su predlozi da se izmenama i dopunama Uredbe predvidi drugačiji režim čuvanja za dokumentaciju sa ograničenim rokom čuvanja, a da se pri tome obezbedi visok nivo pouzdanosti i zaštite dokumenta kao i za dokumentaciju koja se čuva trajno.
Važno je istaći da i prema Izmenama i dopunama uredbe obaveza za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se čuva trajno ostaje ista, odnosno dokumentacija koja se čuva trajno u svemu mora da se čuva u skladu sa propisima o pouzdanom elektronskom čuvanju. Dakle, stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala dužni su da tokom čitavog perioda čuvanja dokumenta obezbede četiri bitna svojstva dokumenta i kontinuirano dodaju kvalifikovani vremenski žig na elektronski dokument.
Međutim, kada je reč o dokumentaciji koja nema trajni rok čuvanja, novim tekstom uredbe predviđen je drugačiji režim.
Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, moraju da osiguraju njihov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom . To znači da ne postoji obaveza dodavanja kvalifikovanog vremenskog žiga na elektronski dokument.
Radi boljeg razumevanja, navedena odredba u praksi znači da je stvaralac i imalac arhivske građe pre isteka sertifikata kvalifikovanog elektronskog potpisa, odnosno pečata na dokumentu koji se čuva, dužan da dokument potpiše kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom od strane ovlašćenog lica . U praksi se time postiže neprekidan tok pouzdanosti elektronskog dokumenta, i osigurava da je dokument identičan dokumentu koji je i primljen na čuvanje. Napominjemo da se u dokumentu koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom, beleže sve moguće naknadne promene, koje ne smeju nastati na dokumentu od trenutka njegove predaje na čuvanje.
S tim u vezi, imajući u vidu napred navedenu distinkciju u postupanju sa dokumentima koji se čuvaju trajno i koji se čuvaju sa ograničenim rokom, u članu 5. Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 107/2021, 94/2022 i 116/2023 – dalje: Uredba) izvršena je sinhronizacija sa izmenom, te je propisano da se pravila iz predmetnog člana odnose samo na dokumentaciju koja se trajno čuva.
Subjekti javnog sektora svoju dokumentaciju čuvaju u softverskom rešenju eArhiv i po tom pitanju Uredba ostaje nepromenjena. Sistem eArhiv obezbeđuje čuvanje dokumentacije u skladu sa svim propisanim tehnološkim uslovima.
Uredba u članu 2. stav 2. propisuje da se pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su stvaraoci predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja, osigurava se preko tog organa kao imaoca. Radi razumevanja ove odredbe, napred navedeno znači da čuvanje dokumentacije koju su subjekti privatnog sektora u okviru određenog postupka, procedure, odnosno opštenja sa organima, predali istima, a koja se trajno čuva, osigurava preko tog organa.
Kako se obračunava porez i doprinos po ugovoru o stručnom osposobljavanju
Takođe, precizirana je i dužnost privatnih subjekata prilikom predaje dokumentacije koja se trajno čuva, te su sada privatni subjekti u obavezi da arhivsku građu i dokumentarni materijal koji se trajno čuva, posle isteka roka od 30 godina od dana nastanka građe, istu predaju nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.
Na kraju, posebno bismo se osvrnuli na pitanja koja izazivaju velike nedoumice kod subjekata privatnog sektora, a koja se odnose na posedovanje posebnog softverskog rešenja za pouzdano elektronsko čuvanje, kao i na pravo pristupa arhivskoj građi radi upravljanja istom.
Naime, novine predviđene Uredbom, a koje se odnose na posedovanje posebnog softverskog rešenja za pouzdano elektronsko čuvanje ostavljaju pravo izbora privatnom subjektu da odabere da li će prilikom arhiviranja arhivske građe i dokumentarnog materijala koristiti softversko rešenje ili ne. Pored toga, jedna od novina odnosi se na usaglašavanje odredbe Uredbe sa pravilima o pristupu arhivskoj građi, te je izostavljena odredba koja je propisivala da se po predaji dokumentacije koja se čuva trajno u eArhiv stvaraocima i imaocima ukida pravo pristupa toj građi.
Na osnovu svega iznetog, možemo da zaključimo da se izmenama i dopunama Uredbe nastojalo da se uvaže potrebe svih subjekata na koje se Uredba primenjuje. Cilj izmena i dopuna Uredbe je da stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala mogu da ispune uslove za trajno elektronsko čuvanje dokumenata i dokumenata sa ograničenim rokom čuvanja na odgovarajući način, a da se pri tome ne odstupa od visokog nivoa pouzdanosti i zaštite dokumenata, odnosno obezbeđivanja autentičnosti, verodostojnosti, celovitosti i upotrebljivosti dokumenta tokom celog perioda čuvanja.
Koje su nove obaveze pravnih subjekata povodom novog Zakona o arhivskoj građi?