Elektronsko arhiviranje - eArhiviranje

1. Da li sva dokumenta koja se čuvaju trajno moraju imati vremenski žig, ili to vazi samo za drzavne firme? npr. platni listići zaposlenih se čuvaju trajno, da li oni moraju imati vremenski žig?

Svi dokumenti nebitno ko je njihov stvaralac koji se trajno čuvaju moraju da prođu ovaj postupak pripreme za pouzdano elektronsko čuvanje. Zaključak bi bio da se to odnosi i na platne listiće u elektronskom obliku.

2. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje?

Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje. Naša preporuka je da elektronsko arhiviranje obavljate sukcesivno i blagovremeno. Ono što je sigurno je da se elektronsko arhiviranje mora započeti pre isteka trajanja kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata, ukoliko ga dokument sadrži.**

3. Da li se e-Fakture elektronski arhiviraju u SEF ili moram i njih dodatno da elektronski arhiviram?

Uloga SEF-a u kontekstu elektronskog arhiviranja nije najpreciznije određena, i moguće je da će u narednim mesecima ova tema biti dodatno pojašnjena. Prema poslednjim izmenama Uredbe, propisano je da je potrebno staviti kvalifikovani elektronski potpis/pečat na sva dokumenta koja se ne čuvaju trajno, pod šta fakture potpadaju.
Međutim, mišljenja smo da je dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF na taj način već elektronski arhiviran, da je ispunjena obaveza pouzdanog čuvanja, i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem, na drugoj lokaciji, s obzirom na standardizaciju dokumenata (npr. XML format) koja je sprovedena uspostavljanjem SEF.

4. da li pravno lice koje nije obveznik pdv i ne koristi sef ima obavezu da vrši elektronsko arhiviranje?

Nije bitno da li je u PDV sistemu, ovo je obaveza svih pravnih lica, čak i preduzetnika, mada za njih ne postoje kazne pa se ne bave ovom temom.

Pogledajte:
SVA PITANJA I ODGOVORI O E-ARHIVIRANJU