UPUTSTVO O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE

I UVODNE ODREDBE

1. Ovim uputstvom bliže se utvrđuju pravila kancelarijskog poslovanja ministarstava i posebnih organizacija, službi Narodne skupštine, predsednika Republike, Vlade, kao i organa opština, gradova, grada Beograda i autonomnih pokrajina kad vrše poverene poslove državne uprave iz okvira prava i dužnosti Republike i preduzeća i drugih organizacija kad vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: organi državne uprave).

2. Predmeti i akti klasifikuju se po materiji u deset glavnih grupa (od 0 do 9), i to:

0 - državno uređenje, organizacija i rad državnih organa i statistika;

1 - rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;

2 - lična stanja građana, državna i javna bezbednost;

3 - privreda;

4 - finansije;

5 - zdravlje i socijalna zaštita;

6 - prosveta, nauka, kultura;

7 - sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo;

8 - vojni predmeti - narodna odbrana;

9 - predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8.

U okviru ove podele, vrši se po decimalnom sistemu dalje rasčlanjavanje glavnih grupa na grupe (dvocifreni znaci) i na podgrupe (trocifreni znaci), s obzirom na srodnost i obim pojedinih delatnosti, odnosno zadataka i poslova obuhvaćenih glavnim grupama.

Jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sastavni je deo ovog uputstva.

II PRIMANJE, OTVARANJE I PREGLEDANJE POŠTE

a) Neposredno primanje podnesaka

3. Pošta (akti, paketi, novčana pisma, telegrami i dr.) prima se u prijemnoj kancelariji ili određenom mestu u pisarnici, odnosno na drugom određenom mestu koje odredi funkcioner u organu državne uprave u kome se predmet rešava.

Pošta se prima u vreme utvrđeno propisom, odnosno opštim aktima o rasporedu radnog vremena. Način prijema pošte van radnog vremena utvrđuje sam organ državne uprave, prema mesnim prilikama i potrebama.

4. U kancelariji u kojoj se primaju stranke neophodno je obezbediti tehnička i druga sredstva kojima se građanima omogućava da brže obave poslove, a naročito da saopšte usmenu predstavku, žalbu ili drugi odgovarajući podnesak. Na vidnom mestu prostorije neophodno je da budu istaknuti obrasci za pojedine vrste podnesaka sa detaljnim uputstvima o načinu njihovog sastavljanja. Prostorija mora biti posebno označena sa uputstvom za koje organe državne uprave pojedina službena lica primaju podneske i druge akte.

5. Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije overen pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adresa primaoca, pošiljaoca i sl.), radnik određen za prijem pošte ukazaće stranki na te nedostatke i objasniće kako da se oni otklone. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se akt primi radnik će ga primiti, s tim što će na njemu sačiniti službenu zabelešku o upozorenju.

Ako organ državne uprave kome se predaje akt nije nadležan za njegov prijem, stranku treba upozoriti na to i uputiti je nadležnom organu državne uprave. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se njen akt primi, postupiće se na način iz prethodnog stava.

6. Na zahtev stranke koja lično predaje akt izdaje se potvrda o prijemu. Potvrda se izdaje na otisku prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje, broj pod kojim je evidentiran akt, eventualni prilozi i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt primio.

7. Za podneske po kojima se rešava u upravnom postupku koji su neposredno predati organu državne uprave nadležnom za prijem podneska ili su mu usmeno saopšteni na zapisnik obavezno se izdaje potvrda o prijemu podneska (obrazac broj 1.) na osnovu člana 12 Uredbe o kancelarijskom poslovanju (u daljem tekstu: Uredba).

8. Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja se dostavlja preko dostavljača (kurira) potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa ovlašćenog lica u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se i pečat organa državne uprave koji poštu prima, osim u dostavnoj knjizi.

Pored podataka iz prethodnog stava ubeležava se još i vreme prijema (čas i minut) u svim slučajevima kad je to propisom predviđeno. Ovaj podatak treba pribeležiti na primljenom aktu, odnosno na kovertu, ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen da otvara koverat.

8a Prijem pošte koja sadrži tajni podatak od drugog organa državne uprave vrši se, saglasno zakonu, preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom na potvrdi, odnosno u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.

Potvrda prijema tajnog podatka vrši se na Obrascu potvrde o prijemu tajnog podatka, koji je odštampan uz Uredbu o posebnim merama fizičko-tehničke zaštite tajnih podataka ("Službeni glasnik RS", broj 97/11).

8b Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja se odnosi na pregovaračke pozicije Republike Srbije, koje se izrađuju za potrebe vođenja pregovora o pristupanju Evropskoj uniji, i sa njom povezani akti i predmeti, koji nastaju u procesu pregovora o pristupanju Republike Srbije Evropskoj uniji, i označeni su oznakom "restriktivno/limite" vrši se preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.

b) Prijem pošte preko poštanske službe

9. Prijem pošte preko poštanske službe i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po propisima poštanske službe.

Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, radnik pisarnice ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost ili je u pitanju preporučena pošiljka a utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju radnik pisarnice mora zahtevati od odgovornog radnika pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrdi i da preda pošti podnesak u vezi sa naknadom štete, a posle toga će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.

v) Otvaranje i pregledanje pošte

10. Prispele pošiljke koje su adresirane na druge organe, organizacije ili lica pisarnica ne otvara već ih na najpogodniji način šalje adresatu ili vraća pošti.

11. Običnu ili preporučenu poštu, primljenu u zatvorenim kovertima, otvara ovlašćeni radnik pisarnice.

Pošiljke na kojima je označene da predstavljaju tajne podatke označene stepenima tajnosti ("DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO", "POVERLJIVO" i "INTERNO") otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave ili zaposleni koji bude za to određen, a koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima najmanje onog stepena tajnosti podatka koji se dostavlja, a pošiljke na kojima je stavljena oznaka "restriktivno/limite" otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave, ili zaposleni koji bude za to određen. Ovu poštu pisarnica uručuje licu koje je ovlašćeno za njeno otvaranje preko knjige primljene pošte, za mesto - neotvorenu.

Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara ovlašćeni radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili ovlašćeni radnik pisarnice.

Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom za radove i slično ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum, čas i minut prijema. Ove pošiljke otvara određena komisija, ako nije drukčije propisano.

Odgovorni radnik organa državne uprave dužan je da prethodno upozori pisarnicu na pošiljku koje se u smislu prethodnog stava očekuju i koje se ne smeju otvarati.

Pošta primljena za određeno lice zaposleno u organu državne uprave uručuje se neotvorena adresatu preko knjige primljene pošte na ličnost. Ako pošiljka ove vrste predstavlja službeni akt upućen organu državne uprave, primalac je dužan da najdalje u roku od 24 časa po prijemu akt vrati pisarnici radi evidentiranja.

U organu državne uprave gde postoji služba dežurstva, hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena otvara dežurni radnik, a ako su u pitanju akti koji predstavljaju tajni podatak, otvoriće samo zaposleni koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.

12. Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata ne pomešaju i sl. Naročito treba proveriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačeni na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiće se to službenom zabeleškom uz koju će se koverat priložiti. U ovakvim slučajevima pisarnica je dužna ako je to moguće, da o tome obavesti pošiljaoca.

Uz primljeni akt prilaže se i koverat, pogotovu kad datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova (rok za žalbu, rok za učešće na konkursu itd.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mesto odakle je poslat ili se ne može utvrditi ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.

Ako je u jednom kovertu prispelo više akata uz koje bi trebalo koverat priložiti, koverat će se priložiti samo uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati broj pod kojim je evidentiran akt uz koji je priložen koverat, zatim datum predaje pošti, ako su prispeli preporučenom poštom, kao i drugi podaci koji su označeni na kovertu.

13. Ako su koverti preporuka ili omoti paketa i drugih pošiljki primljeni oštećeni a postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja treba o tome sačiniti, u prisustvu još dva radnika, zapisnik u kome će se konstatovati vrsta i obim oštećenja i da li što nedostaje u prispeloj pošiljci. Ovom zapisniku prilaže se zapisnik iz tačke 9 stav 2 ovog Uputstva.

14. Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljke treba konstatovati kratkom zabeleškom koja se upisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primer: "primljeno bez priloga", "ne potpisano", i sl.).

Ako se u kovertu nađe akt adresiran na neki drugi organ državne uprave, ili lice, na njemu će se upisati zabeleška "pogrešno dostavljen", a zatim će pisarnica na najpogodniji način akt poslati onome kome je upućen. Ovakvi akti se ne vode u evidenciji primljenih akata.

Zabelešku iz st. 1 i 2 ovog člana potpisuje i datira radnik pisarnice koji pregleda poštu. Ispod zabeleške iz stava 2 stavlja se još i pečat.

15. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrednost, na primljenom aktu treba kratkom zabeleškom konstatovati primljeni novčani iznos, odnosno vrstu vrednosti.

16. Novac se istog dana uplaćuje na odgovarajući račun prihoda od administrativnih taksi ili drugi odgovarajući račun i priznanicu o uplati treba priložiti ostalim aktima.

Priložene druge vrednosti (ček, menica, plemeniti metali i sl.) odmah se deponuju u službi za materijalno finansijsko poslovanje organa državne uprave i pismeno stranka izveštava o postupljenom.

Ako je uz akt priložena dostavnica treba na njoj potvrditi prijem datumom, potpisom i pečatom i odmah je vratiti pošiljaocu.

17. Radnik koji prima poštu neposredno, odnosno pregleda poštu primljenu preko poštanske službe, dužan je da vodi računa o tome: koji akti i radnje kod organa državne uprave podležu taksiranju, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata i isprava i u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse itd.

18. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima o administrativnim taksama.

19. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije taksiran ili da je nedovoljno taksiran, radnik pisarnice će obavestiti stranku da dostavi odgovarajuću vrednost takse i taksu za opomenu, a podnesak, odnosno predmet, dostaviće u rad odgovarajućoj organizacionoj jedinici.

Ako je podnesak oslobođen plaćanja takse radnik pisarnice će to konstatovati kratkom zabeleškom, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobođenju.

g) Raspoređivanje pošte i klasifikacija predmeta po materiji

20. Primljenu poštu raspoređuje, po pravilu, radnik koji je otvara i pregleda.

21. Razvrstavanje predmeta (akata) vrši se po sadržini materije koja se u predmetu obrađuje i po organima državne uprave i njihovim organizacionim jedinicama.

22. Pri razvrstavanju se najpre utvrđuje glavna grupa, zatim odgovarajuća grupa i podgrupa, a ako je to potrebno, vrši se i dalje interno sadržinsko raščlanjavanje.

Predmet (akt) u kome se obrađuje različita materija koja se odnosi na dva ili više klasifikacionih znakova razvrstava se i vodi, po pravilu, pod znakom na čiju se sadržinu pretežno odnosi.

Termin u klasifikacionim znacima "opšte" označava sadržinu koju nije moguće označiti tačno utvrđenim znakom (na primer: opšte o izborima i sl.). Znak za "opšte" je i svaki znak koji obuhvata sadržinu dalje raščlanjenog znaka u slučajevima kad reč "opšte" kod rasčlanjenih znakova nije posebno napisana.

Pri razvrstavanju predmeta (akata) po sadržini treba, po pravilu, upotrebljavati raščlanjene trocifrene znakove i dalje interno raščlanjivanje, ako je to potrebno. Ako se u organu ili organizaciji u toku godine očekuje manji broj predmeta u okviru pojedinih znakova mogu se izuzetno, pri razvrstavanju predmeta koristiti i dvocifreni znaci (grupe), odnosno jednocifreni znaci (glavne grupe), pod uslovom da takav način razvrstavanja obezbeđuje dovoljnu preglednost predmeta (akata po materiji) i omogućuje njihovo brzo pronalaženje.

23. Razvrstani predmeti obeležavaju se oznakama organa državne uprave odnosno njihovih unutrašnjih organizacionih jedinica (po pravilu, organi sa rimskim brojevima, i njihove organizacione jedinice arapskim dvocifrenim brojevima - od 01 do 99).

Oznake iz prethodnog stava se utvrđuju rešenjem za narednu godinu od strane funkcionera koji rukovodi organom državne uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica.

Za organe državne uprave za koje se kancelarijsko poslovanje vodi preko Uprave za zajedničke poslove republičkih organa rešenje iz stava 2 ove tačke donosi direktor Uprave.

Za organe državne uprave koji sami vode kancelarijsko poslovanje a imaju više organizacionih jedinica rešenje donose funkcioneri koji rukovode tim organima državne uprave.

24. Radnik koji otvara i pregleda primljenu poštu, po završenom pregledu, stavlja otisak prijemnog štambilja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u osnovnu evidenciju ili u druge knjige evidencije.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornji desni ugao prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na prazno mesto prve strane, vodeći računa da tekst akta ostane potpuno čitljiv. Ako na prvoj strani nema dovoljno mesta otisak prijemnog štambilja treba staviti na poleđini akta u gornjem levom uglu ili na drugom mestu. Ako su strane akta u celini popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja treba staviti na list čiste hartije koji se prilaže uz akt.

Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku nekog ranijeg akta, prijemni štambilj se stavlja desno ispod teksta poslednjeg akta pisanog u produžetku.

25. U otisak prijemnog štambilja organa uprave (obrazac broj 2) upisuju se sledeći podaci:

1) u rubriku "Pisarnica" - naziv organa uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica;

2) u rubriku "Primljeno" - datum kad je akt primljen;

3) u rubriku "Organ" - oznaka organa državne uprave;

4) u rubriku "Organizaciona jedinica" - oznaka unutrašnje organizacione jedinice;

5) u rubriku "Broj" - klasifikacioni znak i broj iz brojčanog kartona odnosno klasifikacionog znaka, odnosno redni broj iz skraćenog delovodnika;

6) u rubriku "Prilog" - ukupan broj primljenih priloga; i

7) u rubriku "Vrednosti" - ukupan iznos taksenih maraka, odnosno novčani iznos.

Ostale oznake na aktima (na primer: veze brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.

26. Za organe državne uprave smeštene u okruzima po pravilu se obrazuje zajednička pisarnica s tim da se evidencije vode posebno za svako ministarstvo.

27. Pojedini organi državne uprave koji imaju svoje službe raspoređene van sedišta organa uprave, mogu poslove prijemne kancelarije poveriti ugovorom opštinskom odnosno pokrajinskom organu ako se ti poslovi ne vrše na način iz tačke 26 ovog uputstva.

28. Po završenom raspoređivanju akti se predaju radi evidentiranja u odgovarajuće evidencije.

III EVIDENTIRANJE AKATA, ODNOSNO PREDMETA

29. Primljeni i raspoređeni akti evidentiraju se u osnovne evidencije istoga dana i pod istim datumom pod kojim su primljeni. Telegrame i akte sa određenim kratkim rokom za odgovor, kao i akte po kojima treba hitno postupati, treba evidentirati pre ostalih akata i odmah ih dostaviti u rad odgovarajućoj organizacionoj jedinici.

Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga primljeni akti ne mogu evidentirati istoga dana kada su primljeni evidentiraće se najdocnije sledećeg dana, pre evidentiranja nove pošte, i to pod datumom kada su primljeni.

29a Rukovodilac organa državne uprave uspostavlja i vodi ažurnu evidenciju o tajnim podacima koji su dostavljeni drugim korisnicima izvan organa državne uprave.

Organ državne uprave koji arhivira tajne podatke označene stepenom tajnosti "DRŽAVNA TAJNA" ili "STROGO POVERLJIVO" vodi evidenciju ostvarenih uvida nakon arhiviranja dokumenta, koja sadrži: kratak sadržaj predmeta; broj, datum, stepen tajnosti i broj primeraka dokumenta koji sadrži tajni podatak; ime i prezime lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom, kao i broj njegovog sertifikata za pristup tajnim podacima; razlog uvida; datum i vreme kada je uvid ostvaren; potpis lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom.

30. Predmet (kratka sadržina akta) upisuje se u evidenciju tako da iz navedenog bude jasno na koje pitanje ili materiju se predmet odnosi. Pri tom se treba držati pravila da se za lične predmete, uključujući sve predmete upravnog postupka, koji se odnose na fizička ili pravna lica, ili ako se evidentiranje vrši prema pošiljaocu, navodi: prezime, ime i prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sedište (za pravna lica) i sadržina stvari koja se u aktu raspravlja (na primer: Petar Petrović, Kruševac, zahtev za izdavanje odobrenja za izgradnju pomoćnog objekta).

Ako se predmet odnosi na više lica, u evidenciju se upisuju, ako je to moguće, imena svih lica.

Ako nije moguće uneti u evidenciju imena svih lica, navodi se samo prvo lice sa dodatkom "i dr.".

31. U osnovnu evidenciju predmeta (akata) ne upisuju se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku (računi, službena glasila, časopisi, knjige, pozivi za sednice i druge sastanke primljenih na ličnost, prospekti i sl.). Ovakve pošiljke treba voditi na odgovarajućim obrascima propisanim ovim uputstvom.

32. Funkcioner organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica, u sporazumu sa funkcionerom organa državne uprave za koji se vodi osnovna evidencija, određuje sistem vođenja osnovne evidencije (kartoteka, skraćeni delovodnik ili AOP).

Svaki organ državne uprave dužan je da vodi evidenciju o evidencijama koje njegove područne jedinice van sedišta vode o predmetima iz nadležnosti tog organa državne uprave.

a) Kartoteka predmeta

33. Ako se osnovna evidencija vodi u obliku kartoteke, kartoteka se sastoji od pregradnih kartona, brojčanih kartona i kartica. Kartice se drže u odvojenim kutijama, u zavisnosti od toga da li se odnose na rešene ili nerešene predmete (aktivna i pasivna kartoteka).

Odlukom funkcionera koji rukovodi organom državne uprave, može se ustrojiti i posebna kutija za kartice evidentiranih upravnih predmeta, radi praćenja njihovog izvršenja.

Pregradni kartoni služe za razdvajanje kartica različitih klasifikacionih znakova i na njima se ispisuje, odnosno za njih pričvršćuju klasifikacioni znaci iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji. Za svaki klasifikacioni znak upotrebljava se poseban pregradni karton.

Brojčani kartoni (obrazac broj 3) služe za označavanje rednih brojeva pod kojima su na karticama evidentirani predmeti u jednoj kalendarskoj godini. Za svaki klasifikacioni znak upotrebljava se poseban brojčani karton. U gornjem desnom uglu brojčanog kartona upisuje se klasifikacioni znak kroz godinu u kojoj se evidentira predmet.

Označavanje pod kojim rednim brojem su evidentirani predmeti vrši se zaokruživanjem plavom bojom rednih brojeva, odštampanih na brojčanom kartonu.

34. Na prednjoj strani brojčanog kartona odštampani su brojevi od 1 do 100, a na poleđini od 101 do 200. Sledeći brojčani karton na prednjoj strani ima brojeve od 201 do 300, a na poleđini 301 do 400 i tako redom do broja 1000. Ukoliko u okviru određenog klasifikacionog znaka ima preko 1000 predmeta, brojevi preko 1000 zauzimaju se zaokruživanjem brojeva u kartonima brojevima od 1 do 200 i dalje, s tim što se u gornjem levom uglu upisuje odgovarajuća 1000.

35. Kartice služe za vođenje evidencije o predmetima. Kartice su štampane na jedinstvenom obrascu.

Evidencija o ostalim predmetima iz člana 4 Uredbe (u daljem tekstu: vanupravni predmeti), vode se na karticama bele boje (obrazac broj 4).

Evidencija o prvostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće povodom zahteva stranke vodi se na karticama bele boje sa crvenim rubom (obrazac broj 5).

Evidencija o prvostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti vodi se na karticama bele boje sa žutim rubom (obrazac broj 6).

Evidencija o drugostepenim upravnim predmetima u kojima se postupak pokreće povodom žalbe vodi se na karticama bele boje sa plavim rubom (obrazac broj 7).

Evidencija o predmetima drugostepenog upravnog postupka u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti vodi se na karticama bele boje sa ljubičastim rubom (obrazac broj 8).

Evidencija o upravnim predmetima povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa vodi se na karticama bele boje sa isprekidanim crvenim rubom (obrazac broj 9).

Evidencija o upravnim predmetima povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa vode se na karticama bele boje sa isprekidanim plavim rubom (obrazac broj 10).

36. Kod prvostepenog organa državne uprave žalbe se evidentiraju na belim karticama i odlažu se iza kartice gde je evidentiran osnovni predmet.

37. U kartoteci u okviru istog klasifikacionog znaka redosled ređanja pregradnih i brojčanih kartona i kartica je sledeći: pregradni karton, brojčani karton i kartice, s tim što se istobojne kartice ređaju jedna do druge.

U okviru istog klasifikacionog znaka kartice se slažu na sledeći način:

- iza brojčanog kartona slažu se po rednom broju kartice vanupravnih predmeta;

- iza kartica vanupravnih predmeta slažu se po azbučnom redu početnog slova, prezimena fizičkog lica ili naziva organizacije (stranke), kartice evidentiranih predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom zahteva stranke;

- iza kartica predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom zahteva stranke, slažu se po rednom broju kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti;

- iza kartica predmeta prvostepenog upravnog postupka, koji se pokreće po službenoj dužnosti, slažu se po rednom broju kartice evidentiranih upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa;

- iza kartica upravnih predmeta povodom upotrebe pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa slažu se po rednom broju kartice evidentiranih predmeta drugostepenog upravnog postupka, koji se pokreće povodom žalbe;

- iza ovih slažu se po rednom broju kartice drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti;

- iza ovih kartica slažu se po rednom broju kartice evidentiranih upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa.

38. Na praznu karticu najpre se upisuju osnovni podaci:

1) u levom gornjem uglu iznad linije - klasifikacioni znak i redni broj uzet iz brojčanog kartona, a ispod linije godina;

2) na sredini iznad linije upisuje se prezime i ime fizičkog lica, odnosno naziv pravnog lica, kao i drugi podaci od značaja za identifikaciju lica (matični broj i sl.), a ispod linije kratka sadržina predmeta;

3) u desnom gornjem uglu iznad linije mesto (adresa pošiljaoca); u predmetima u kojima je određeno da će se voditi dosije, ispod adrese upisuje se broj dosijea.

Upisi u vertikalnim kolonama kartice znače:

1) podaci u prvoj koloni označavaju mesto gde se predmet nalazi. Pojedine oznake u okviru ove kolone znače: arapski dvocifreni brojevi (od 01 pa nadalje) označavaju unutrašnju organizacionu jedinicu, slovo "R" znači da je predmet u roku, oznaka "Izv" znači da je predmet rešen izvorno i svi spisi predmeta upućeni drugom organu državne uprave, oznaka "a/a" znači da je predmet u arhivi, a oznaka "2 god.", "10 god.", "trajno", označava rok čuvanja arhiviranog predmeta prema utvrđenoj listi kategorija registraturskog materijala;

2) u drugoj koloni stavlja se datum koji označava kada je predmet predat, odnosno odložen na mesto označeno u prvoj koloni, a u slučaju da se upisivanje podataka na kartici nastavlja u sledećoj godini u ovoj koloni treba označiti tu godinu, a prethodne podatke podvući crvenom olovkom;

3) podaci u trećoj koloni bliže objašnjavaju podatke iz prve i druge kolone.

Kada su ispunjene sve rubrike na levoj polovini prve strane kartice, upisivanje se nastavlja na desnoj polovini (levu i desnu stranu deli treća unutrašnja vertikalna linija), odnosno na poleđini kartice. Ako je popunjena poleđina kartice, upisivanje podataka će se vršiti na novoj kartici, koju treba prilepiti gornjom ivicom na staru karticu, pošto se prethodno na nju unesu potrebni osnovni podaci iz predmeta (oznaka, broj, godina i kratka sadržina predmeta).

"Kartice" u koje se evidentiraju predmeti upravnog postupka pored druge polovine vertikalnih kolona imaju redne brojeve, i to:

1) kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće povodom zahteva stranke od 1 do 12;

2) kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti od 1 do 9;

3) kartice upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod prvostepenog organa od 1 do 13;

4) kartice predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće povodom žalbe od 1 do 9;

5) kartice predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti od 1 do 7, i

6) kartice upravnih predmeta povodom potrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa od 1 do 16.

39. Osnovni podaci u kartoteci upisuju se, po pravilu, pisaćom mašinom ili ručno čitkim štampanim slovima.

40. Ako se za već evidentirani predmet otvori nova kartica, a grešku nije moguće odmah ispraviti, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što će se označiti veza između obe kartice (na primer: 020-10/80, a na novoj kartici ispod broja predmeta treba upisati u zagradi broj i godinu stare kartice). U tom slučaju predmet nosi broj pod kojim je poslednji put evidentiran.

Za predmete koji se odnose na više klasifikacionih znakova otvara se jedna kartica sa klasifikacionim znakom na koji se predmet pretežno odnosi.

b) Skraćeni delovodnik

41. Funkcioner organa državne uprave utvrđuje rešenjem, u sporazumu sa funkcionerom organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica ako se osnovna evidencija vodi u pisarnici, da će se u narednoj godini osnovna evidencija o predmetima i aktima, zavisno od broja predmeta i akata, voditi putem skraćenog delovodnika.

Skraćeni delovodnik vodi se na jedinstvenom obrascu vertikalnog formata A-4 (obrazac broj 11).

U skraćenom delovodniku akti se evidentiraju po hronološkom redu. Pored osnovnog broja (po hronološkom redu) akt dobija i klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji.

Pojedini upisi u skraćeni delovodnik vrše se na sledeći način:

1) u prvoj koloni upisuje se iznad crte redni broj predmeta, a ispod crte klasifikacioni znak predmeta po materiji;

2) u drugoj koloni upisuje se kratka sadržina predmeta;

3) u trećoj koloni u prostor iznad crte upisuju se podaci o mestu gde se predmet nalazi (organizaciona jedinica, predmet u roku, izvorno rešen itd.), a u prostor ispod crte upisuje se datum dostavljanja predmeta u rad, datum stavljanja predmeta u rok ili arhivu i sl., zavisno od oznake upisane u prostor iznad crte;

4) u četvrtoj koloni (primedba) upisuju se podaci koji bliže obaveštavaju upise iz kolone 2 i 3, kao i za povezivanje upisa (novi broj delovodnika). U ovoj koloni unose se za upravne predmete podaci o načinu rešavanja i o rokovima u kojima su završeni.

42. U slučaju da kod pojedinih osnovnih brojeva nema više mesta za upisivanje podataka o kretanju predmeta upisivanje se nastavlja ispod poslednjeg iskorišćenog osnovnog broja delovodnika, s tim što se u prvoj koloni upisuje redni broj i klasifikacioni znak predmeta, a u rubrici "primedba" brojevi između kojih je predmet prvobitno bio evidentiran (povezivanje).

Ako se već evidentiranom predmetu da novi redni broj, a grešku nije moguće odmah ispraviti vrši se povezivanje brojeva i predmet nosi redni broj pod kojim je poslednji put evidentiran.

43. Delovodnik se zaključuje na kraju godine (31. decembra) službenom zabeleškom napisanom ispod poslednjeg broja koji pokazuje koliko je predmeta zavedeno u toj godini. Ova zabeleška se datira i overava pečatom, a potpisuje je radnik koji vodi delovodnik.

44. Za svaku vrstu predmeta vodi se poseban delovodnik (vanupravni, prvostepeni upravni predmeti pokrenuti po zahtevu stranke, prvostepeni upravni predmeti pokrenuti po službenoj dužnosti itd.).

v) Evidentiranje akata koji su označeni kao tajni podaci

45. Radi evidentiranja akata koji su označeni kao tajni podaci ustrojava se poseban skraćeni delovodnik.

Skraćeni delovodnik vodi se na Obrascu evidencije o tajnim podacima koji je odštampan uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata ("Službeni glasnik RS", broj 8/11) i na isti način kao skraćeni delovodnik u ukoričenim knjigama, koje se, po pravilu, koriste za više godina, s tim što se svaka godina posebno zaključuje.

Posle evidentiranja akata koji su određeni kao tajni podaci, u prijemni štambilj ispred klasifikacionog broja predmeta upisuju se velika štampana slova za odgovarajuće stepene tajnosti, i to: "DT" - za stepen tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "SP" - za stepen tajnosti "STROGO POVERLJIVO", "P" - za stepen tajnosti "POVERLJIVO" i "I" - "INTERNO".

Evidencija o tajnim podacima vodi se odvojeno od ostalih evidencija organa državne uprave.

U skraćeni delovodnik u koji se evidentiraju akti koji sadrže tajne podatke upisuje se svaki akt koji je primljen sa oznakama stepena tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO", "POVERLJIVO" i "INTERNO".

Ako predmet, koji je evidentiran u kartoteku ili skraćeni delovodnik, u toku postupka bude označen kao tajni podatak, ponovo će se evidentirati u odgovarajući skraćeni delovodnik, s tim što će se izvršiti povezivanje ovih brojeva.

Arhiviranje završnih predmeta koji su označeni oznakom stepena tajnosti vrši se po rednim brojevima skraćenog delovodnika.

g) Popis akata

46. Popis akata (obrazac broj 12) koji se vodi u obliku tabaka ili knjige služi za evidentiranje akata ili iste vrste ili koji se masovno primaju, a po kojima se na isti način vodi postupak. Za ove vrste akata treba, po pravilu, na početku godine rezervisati kartice, odnosno prve redne brojeve u delovodniku. Na odgovarajućoj kartici, odnosno kod rednog broja u delovodniku stavlja se preko vodoravnih crta krupnim slovima: "Popis akata" i navodi se kratka sadržina predmeta.

Popis akata je sastavni deo kartoteke, odnosno skraćenog delovodnika.

Za koje će se vrste predmeta voditi popis akata, određuje funkcioner koji rukovodi državnim organom uprave, u čijem se sastavu nalazi pisarnica, ako nije drugačije propisano. U pisarnici se vodi evidencija posebnih evidencija.

47. Ako se popis akata ne vodi u pisarnici, organ državne uprave koji vodi popis akata dužan je da ga zaključi najkasnije do 5. januara naredne godine i da ga odmah dostavi pisarnici, radi unošenja ukupnog broja predmeta i razvođenja u osnovnoj evidenciji. Sa popisom akata dostavljaju se i završeni predmeti.

48. Ako je posebnim propisom za pojedine oblasti propisana sadržina posebne evidencije, onda se ta evidencija koristi umesto propisanog obrasca popisa akata.

49. U istoj posebnoj evidenciji ne može se voditi evidencija o predmetima koji su razvrstani na različite klasifikacione znakove.

50. Ako je u posebnu evidenciju evidentiran zahtev za izdavanje uverenja ili zapisnik o inspekcijskom pregledu, radnik koji vrši stručnu obradu predmeta dužan je da blagovremeno izvesti pisarnicu da je donet upravni akt odnosno da je protekao propisani rok za izdavanje uverenja, a odgovorni radnik pisarnice dužan je da odmah za taj predmet otvori karticu bele boje sa crvenim ili žutim rubom odnosno da ga evidentira u odgovarajući skraćeni delovodnik ili kartoteku.

O postupanju po stavu 1 ove tačke radnik koji vrši stručnu obradu predmeta, kod odgovarajućeg rednog broja, u posebnu evidenciju upisuje službenu zabelešku.

51. O podnetim usmenim ili pismenim zahtevima i po njima izdatim uverenjima, potvrdama, certifikatima i sličnim ispravama vodi se posebna evidencija u obliku popisa akata ako nije drugačije propisano.

U slučaju iz stava 1 ove tačke, broj pod kojim se uverenje izdaje sastoji se od broja pod kojim je evidencija o izdatim uverenjima evidentirana u osnovnu evidenciju, podbroja iz posebne evidencije i oznake organa odnosno organizacione jedinice (na primer: 437-10/91-60-I/07).

52. Svi akti koji pripadaju istom predmetu evidentiranom u posebnu evidenciju drže se u posebnom omotu spisa odgovarajuće boje.

53. Spisi iz više predmeta, evidentiranih u isti popis akta koji se sastoje iz malog broja akata mogu se držati u zajedničkom omotu.

Upravni predmeti moraju imati posebne odgovarajuće omote spisa.

54. Popis akata može se raditi i putem sredstava za automatsku obradu podataka iako je osnovna evidencija o predmetima i aktima ustrojena putem i kartoteke ili skraćenog delovodnika.

d) Vođenje evidencije po dosijeima

55. Ako je to neophodno zbog specifičnosti određenih vrsta akata i predmeta u organu državne uprave, može se ustrojiti vođenje dosijea, vezanih za osnovnu evidenciju o predmetima i aktima.

Posebnim propisima može se ustrojiti evidentiranje predmeta i akata po dosijeima i utvrditi njihovo evidentiranje u posebnu evidenciju.

Evidencija po dosijeima vodi se u pisarnici. Ako je to neophodno, zbog specifičnosti određene vrste predmeta, evidencija po dosijeima može se voditi u organu državne uprave. U tom slučaju u pisarnici se vodi evidencija o ustrojenim vrstama dosijea.

56. U dosije se obavezno ulažu akta kojima je predmet završen, kao i druga značajna dokumentacija.

57. Za svaku vrstu dosijea treba sastaviti poseban spisak.

Spisak dosijea iz stava 1 ovog člana sadrži redni broj, naziv, odnosno lično ime lica i rubriku za primedbe.

58. Na svaku kutiju, omot i sl. u koje se odlažu akti i predmeti o kojima se evidencija vodi u okviru dosijea treba upisati redni broj iz matične evidencije, odnosno iz spiska ustrojenih dosijea.

Po brojevima iz matične evidencije, odnosno iz spiska dosijei se ređaju u odgovarajućim ormanima, policama i sl.

59. Kada se dosije izda na revers licu za koje se vodi ili pošalje drugom organu, revers odnosno kopiju dopisa kojim je dosije poslat treba držati na mestu na kome se nalazio taj dosije, a u matičnoj evidenciji, odnosno u spisku dosijea u rubrici "Primedba" upisati odgovarajuću zabelešku.

Ako lice o kome se vodi dosije umre, izgubi određeno svojstvo ili iz nekog drugog razloga prestane potreba za daljim vođenjem dosijea, dosije treba iz aktivnih dosijea premestiti među pasivne a u matičnoj evidenciji, odnosno u spisku aktivnih dosijea u rubrici " Primedba" upisati odgovarajuću zabelešku.

60. Kod velikog broja dosijea, radi bržeg pronalaženja predmeta, za svaku vrstu dosijea može se ustrojiti poseban azbučni registar i u njemu pored svakog naziva, odnosno ličnog imena lica upisati i broj dosijea. Prema potrebi, za istu vrstu dosijea može se voditi i više registara.

61. Ako se u okviru dosijea nalaze upravni akti, sva dokumentacija koja se odnosi na isti upravni predmet drži se u posebnom, po boji odgovarajućem, omotu spisa.

62. Svaki dosije mora sadržati spisak upravnih predmeta po datumu nastanka predmeta. U spisak se upisuju i odgovarajuće oznake sa omota spisa o načinu i rokovima rešavanja predmeta.

đ) Vođenje evidencije putem automatske obrade podataka

63. Osnovu automatske obade podataka u kancelarijskom poslovanju čini vođenje osnovne evidencije o predmetima u obliku kartoteke.

64. Za automatsku obradu podataka u kancelarijskom poslovanju glavni meni informacionog podsistema sadrži sledeće opcije:

1) formiranje i održavanje datoteka,

2) rad sa strankama,

3) izrada dnevnih izveštaja,

4) periodični izveštaji,

5) dinamika primljenih i arhiviranih predmeta,

6) statistička obrada podataka.

65. U okviru formiranja i održavanja datoteka neophodno je formiranje, održavanje i korišćenje pomoćnih datoteka informacionog podsistema sledeće sadržine:

1) o r g a n i - šifre i nazivi organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica;

2) k l a s e - jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sa klasifikacionim znacima i sadržinom;

3) p r e d m e t i - svi podaci za upravne predmete;

4) i s t o r i j a t - kretanje predmeta i faze rešavanja,

5) ž a l b e - organi nadležni za rešavanje žalbi.

66. Nakon prijema podnesaka stranke evidentiranje predmeta se vrši putem terminala.

67. U datoteku se unose podaci o stranci i vrsti i sadržini predmeta, izuzev rednog broja koji se po pojedinim klasifikacionim znacima automatski dodeljuju.

68. Evidentiranje odnosno obeležavanje predmeta vrši se po vrsti predmeta, i to kao:

1) C - "crveni predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po zahtevu stranke,

2) Ž - "žuti predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti,

3) P - "plavi predmet" - obeležavaju se drugostepeni upravni predmeti u kojima drugostepeni organ pokreće postupak po žalbi, zahtevu ili predlogu,

4) L - "ljubičasti predmet" - obeležavaju se drugostepeni upravni predmeti u kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti,

5) I - "isprekidani crveni predmet" - obeležavaju se upravni predmeti povodom upotrebe vanrednih pravnih sredstava uloženih kod prvostepenog organa,

6) C - "isprekidani plavi predmet" - obeležavaju se upravni predmeti povodom upotrebe vanrednih pravnih sredstava uloženih kod prvostepenog organa,

7) O - "beli predmeti" - vanupravni.

69. Datoteka se pretražuje na terminalu prema prezimenima i imenima stranaka, odnosno prema klasifikacionim znacima pod kojim se predmet vodi.

70. Nakon evidentiranja predmeta automatski se štampa prva strana omota spisa, potvrda o prijemu podneska i opšta uplatnica za plaćanje propisane administrativne takse.

71. Putem terminala vrši se stalno ažuriranje svih podataka neophodnih za praćenje kretanja i način rešavanja upravnih predmeta. Evidentiraju se sve promene kod svakog predmeta u pogledu vrste predmeta.

72. Na kraju radnog dana treba odštampati sadržinu svih evidentiranih predmeta za taj dan i odložiti u poseban dosije koji služi kao paralelna evidencija u slučaju eventualnog uništenja podataka memorisanih u odgovarajućim uređajima.

73. Kao dnevni izveštaji izrađuju se:

1) izveštaj o kretanju predmeta upravnog postupka pojedinog organa državne uprave odnosno organizacione jedinice (može se birati da li se žele crveni predmeti, žuti predmeti) svrstati u grupe - rešeni odnosno nerešeni predmeti;

2) izveštaj o kretanju vanupravnih predmeta po pojedinim organima (beli predmeti) svrstani u grupe - rešeni, nerešeni;

3) rekapitulacija o kretanju predmeta upravnog postupka svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica (svega rešeno - nerešeno po vrstama predmeta i klasifikacionim znacima);

4) rekapitulacija o kretanju stvarnih i običnih ličnih predmeta svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica.

74. U okviru periodičnih izveštaja štampaju se analitički pregledi "od datuma do datuma" koji obuhvataju sve rešene i nerešene predmete po organima državne uprave, odnosno organizacionim jedinicama i vrstama predmeta (upravni i ostali), sa zbirom predmeta po klasifikacionim znacima i zbirom za pojedine organe državne uprave odnosno organizacionu jedinicu.

75. U okviru dinamike prijema i arhiviranja predmeta dobijaju se operativni izveštaji za dnevno praćenje stanja rešavanja arhiviranja upravnih i ostalih predmeta.

Izveštaji su sledeći:

1) pregled nerešenih upravnih predmeta kod odabranih organizacionih jedinica, odnosno organa državne uprave sa stanjem na dan unetog datuma (predmeti čiji su rokovi rešavanja istekli sa datim datumom);

2) pregled predmeta koji su rešeni u jednom naznačenom vremenskom periodu po vrsti predmeta i organu državne uprave odnosno organizacionoj jedinici;

3) grafički prikaz ukupno primljenih i arhiviranih predmeta po mesecima za tekuću godinu za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu;

4) ekranski prikaz stanja rešavanja predmeta za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu (broj predmeta prenetih iz ranijih godina, broj predmeta primljenih u tekućoj godini, ukupno rešeno predmeta u roku, po isteku roka, broj nerešenih predmeta s obzirom na rok - da li je istekao ili nije).

76. U okviru statističke obrade podataka izrađuju se godišnji izveštaji o radu na rešavanju upravnih predmeta po odgovarajućim upravnim oblastima, u skladu sa propisima iz ove oblasti.

Godišnji izveštaj nadležnim organima državne uprave mogu se slati Floppy-disku, koji sadrži ulazne slogove na osnovu kojih se izrađuju zbirni tabelarni pregledi.

77. Na kraju kalendarske godine štampa se analitički izveštaj o svim nerešenim predmetima sa svim podacima i automatski se svi podaci prenose u datoteku kao početno stanje predmeta za rešavanje u narednoj kalendarskoj godini.

Rešavanje prenetih predmeta iz ranijih godina vrši se uvek pod novim brojem uz obezbeđenje veze sa brojem iz ranijih i kasnijih godina.

78. Na kraju kalendarske godine štampaju se analitičke kartice sa podacima svih evidentiranih predmeta u toku jedne godine. Ove analitičke kartice se povezuju u posebnu knjigu koja služi za trajnu dokumentaciju.

79. Ako dođe do eventualnog kvara terminala preko koga se vrši evidentiranje predmeta u toku radnog vremena sa strankama, nastaviće se sa prijemom podnesaka i izdaće se potvrda o prijemu podneska stranci. Evidentiranje će se izvršiti odmah po nastanka rada terminala i naknadno stranci dostaviti nova potvrda o prijemu podneska.

80. Od propisanog načina vođenja kancelarijskog poslovanja putem AOP-a može se odstupiti jedino uz saglasnost Ministarstva pravde ako za to postoje razlozi celishodnosti.

e) Postupanje sa nerešenim predmetima istekom godine

81. Svi nerešeni upravni predmeti pokrenuti po zahtevu stranke istekom godine dostavljaju se pisarnici radi evidentiranja u narednoj godini (prezavođenje).

Za prezavedene predmete rokovi za rešavanje računaju se i iskazuju u izveštaju o kretanju upravnih predmeta od datuma prijema zahteva organu nadležnom za prijem podneska.

Svaki radnik je u organu uprave dužan da uz sve nerešene predmete sastavi obrazloženje o razlozima koji su doveli da pojedini predmeti ne budu rešeni u tekućoj godini kada su i evidentirani. Razloge opravdanim ceni funkcioner koji rukovodi organom državne uprave.

Aktom o organizaciji i radu organa državne uprave može se propisati da se svi nerešeni predmeti pre zavedu.

ž) Združivanje akata

82. Pre dostavljanja akata u rad organu državne uprave odnosno odgovarajućoj organizacionoj jedinici radnik pisarnice je dužan da proveri da li primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju.

Pre dostavljanja akata u rad organu, pisarnica mora izvršiti njihovo združivanje sa predmetom u vezi sa kojim su primljeni.

Združivanje akata vrši se na taj način što se na osnovu podataka iz kartoteke, odnosno skraćenog delovodnika utvrđuje gde se nalazi predmet. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu kod organa državne uprave pored prijemnog štambilja treba staviti datum koji pokazuje od kada se predmet tamo nalazi.

Ako se novoprimljeni akt dostavlja u rad istom organu državne uprave kod koga se nalazi predmet, dostavljanje će se izvršiti putem interne dostavne knjige. Ako se predmet nalazi kod drugog organa državne uprave, pisarnica će izvršiti dostavljanje u rad u sporazumu između organa kod koga se predmet nalazi i onog kome treba novoprimljeni akt dostaviti u rad.

Ako je u pitanju arhivirani predmet, združivanje se vrši na taj način što se arhivirani predmet uzima iz arhive i združuje sa aktom kojim se ponovo pokreće postupak. Arhivirana kartica takođe se uzima iz pasivne i vraća u aktivnu kartoteku.

Akt kojim se ponovo pokreće postupak, ako je podnet u istoj godini kada je predmet završen, evidentira se pod brojem pod kojim je završen predmet sa kojim se združuje, a ako je podnet kasnije evidentira se pod odgovarajućim brojem iz godine u kojoj je podnet.

z) Omot spisa

83. Svaki akt kojim počinje novi predmet ili dosije treba po evidentiranju uložiti u poseban omot spisa (obrazac broj 13). Na omot spisa upisuje se broj, godina, oznaka organa državne uprave i njegove unutrašnje organizacione jedinice, a ispod toga kratak sadržaj predmeta odnosno dosijea, kao i popis priloga. Omoti spisa za predmete u upravnom postupku ispod kratke sadržine predmeta imaju odgovarajuće brojeve (od 1 do 12, odnosno od 1 do 9, odnosno od 1 do 13, odnosno od 1 do 9, odnosno od 1 do 7 i od 1 do 16).

84. Za vanupravne predmete koriste se omoti bele boje.

Za upravne predmete koriste se omoti bele boje sa odgovarajućom bojom gornjeg ruba, kao i boje na karticama odgovarajuće vrste.

84a Omot spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke označava se istim stepenom tajnosti kao i dokument i čini njegov sastavni deo.

Prednja strana omota spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke formata je A-4, ima odgovarajuću boju i širine je tri centimetra, mereno od spoljnih ivica prema unutrašnjosti omota.

Za omote spisa u kojima se nalaze tajni podaci koriste se Obrasci omota spisa, koji su odštampani uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata.

85. Akte istog predmeta treba ulagati u omotu po datumima prijema odnosno rešavanja tako da se akti sa novijim datumom nalaze na vrhu.

86. Radnik pisarnice je dužan da uloži spise sa starim omotom u novi omot sa rubom odgovarajuće boje svaki put kad je organu predmet vraćen na ponovni postupak zbog toga što je upravni akt poništen povodom žalbe ili vanrednog pravnog sredstva.

IV DOSTAVLJANJE AKATA U RAD

a) Interna dostava

87. Akti i predmeti dostavljaju se u rad preko interne dostavne knjige (obrazac broj 14).

Pre nego što se dostave u rad organizacionim jedinicama predmeti se moraju staviti u omot. Akti koji stignu posle formiranja predmeta koji se već nalaze u unutrašnjoj organizacionoj jedinici, dostavljaju se bez omota. Ove akte stavlja u omot odgovarajućeg predmeta radnik koji obrađuje predmet, odmah po prijemu akata.

Za koje će se organizacione jedinice voditi interne dostavne knjige određuje funkcioner organa državne uprave u čijem sastavu se nalazi pisarnica na predlog funkcionera organa državne uprave u kome se predmeti obrađuju na početku godine.

88. Dostavljanje računa u rad računovodstvenoj službi vrši se preko knjige računa (obrazac broj 15).

Prijem računa potvrđuje svojim potpisom računopolagač odgovarajućeg organa državne uprave.

89. Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se preko knjige primljene pošte na ličnost (obrazac broj 16).

90. Službeni listovi, časopisi i druge publikacije dostavljaju se preko kartona za dostavu službenih listova i časopisa (obrazac broj 17).

b) Vraćanje rešenih predmeta pisarnici

91. Svi rešeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u arhivu ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.

Prilikom vraćanja rešenog predmeta pisarnici obrađivač predmeta dužan je da izdvoji deo predmeta koji se otprema od dela koji ostaje u pisarnici za arhiviranje.

Obrađivač predmeta je dužan da akta koja ostaju u predmetu poređa hronološki i popuni spisak akata u predmetu. Kod upravnih predmeta obrađivač stavlja najgornje dostavnicu, odnosno drugi dokaz o dostavljanju upravnog akta stranci.

92. Na omotu predmeta koji se vraća pisarnici obrađivači predmeta stavljaju potrebna uputstva na osnovu kojih se opredeljuje: način otpreme akata (avionom, preporučeno, obično i sl.), da li predmet treba uputiti drugoj organizacionoj jedinici, staviti u rokovnik, arhivirati i sl. Kod rešenih predmeta obavezno se stavlja rok čuvanja predmeta utvrđen listom kategorija registraturskog materijala, a kod predmeta u upravnom postupku obrađivači predmeta stavljaju na omot i propisane oznake o načinu i roku rešavanja.

Na omotu predmeta u kojem se čuvaju tajni podaci obrađivač predmeta stavlja i potrebna uputstva o načinu prestanka tajnosti i datumu prestanka tajnosti podatka.

93. Kad je doneto zajedničko rešenje za više predmeta, obrađivač predmeta je dužan da na određenom mestu upiše sve brojeve zajedno rešenih predmeta.

Prilikom primanja završenih predmeta od obrađivača, radnik pisarnice je dužan da proveri formalnu ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke ukaže obrađivaču, odnosno da mu predmet vrati na dopunu (na primer, ako adresa nije tačna, predmet nije kompletiran, itd.).

V ROKOVNIK

94. Predmeti u kojima postupak nije okončan (nisu završeni) drže se u rokovniku pisarnice kad se po njima ništa ne radi.

Starešina organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica može, uz saglasnost sa starešinom organa u kome se vrši stručna obrada predmeta, odrediti koliko dana radnik koji vrši stručnu obradu predmeta sme držati kod sebe predmet iz stava 1 ove tačke, odnosno posle koliko ga dana može predati u rokovnik pisarnice.

Predmet se u rokovniku drži do dana koji je na omotu spisa označio radnik koji vrši stručnu obradu predmeta. Ako za predmet koji se drži u rokovniku pre isteka označenog roka prispe novi akt, taj akt se združuje s predmetom i predmet se odmah dostavlja u rad.

Funkcioner organa državne uprave u čijem je sastavu pisarnica uz saglasnost sa funkcionerom organa u kome se vrši stručna obrada predmeta, može odrediti da se predmeti u kojima se očekuju odgovori od više organa ili lica ne dostavljaju u rad odmah po prijemu novog akta, nego da pisarnica prispele odgovore ulaže u omot spisa i predmet drži u rokovniku do prispeća svih traženih odgovora. Ako svi traženi odgovori ne stignu do roka označenog na spoljnoj strani omota spisa po isteku ovog roka predmet se i u ovakvom slučaju odmah dostavlja u rad.

Ako je određena obaveza pisarnice da predmete drži u rokovniku do prispeća svih odgovora, radnik koji vrši stručnu obradu predmeta dužan je da na to upozori pisarnicu, stavljanjem zabeleške na unutrašnjoj strani omota spisa u rubrici "Uputstvo pisarnici".

Ako dan isteka roka, označenog na spoljnoj strani omota spisa, pada u nedelju, ili državni praznik, predmet treba dostaviti u rad jedan radni dan ranije.

Rokovnik se sastoji od fascikla (pregrada i sl.) u koje se stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekućeg meseca, složeni po klasifikacionim znakovima i brojevima sa brojčanog kartona odnosno rednim brojevima iz skraćenog delovodnika.

VI RAZVOĐENJE AKATA

95. Razvođenje akata i predmeta u kartoteci odnosno skraćenom delovodniku vrši se u skladu sa uputstvom iz tačke 92 ovog uputstva.

U kartoteci ili skraćenom delovodniku akti i predmeti se razvode na sledeći način:

1) "a/a" - sa oznakom roka čuvanja predmeta ako je rad po predmetu potpuno završen i treba ga staviti u arhivu (na primer: "a/a - 10 godina"; "a/a - trajno"). Predmeti o kojima se rešava u upravnom postupku mogu se staviti u arhivu, ako u spisima postoje dokazi o uredno uručenom upravnom aktu ("zaključak, rešenje");

2) "R" - što znači rok i datum do kada se očekuje da se po traženju postupi ili kad predmet treba ponovo uzeti u rad (na primer: R-15.1.1993.);

3) ako se akt ustupa unutrašnjoj organizacionoj jedinici istog dana, treba označiti unutrašnju organizacionu jedinicu kojoj se akt ustupa;

4) ako se vrši razvođenje akta koji je izvorno rešen treba staviti oznaku "Izv", a zatim datum, tačan naziv i sedište organa državne uprave kome je predmet otpremljen.

96. Ako se radi o razvođenju predmeta prvostepenog upravnog postupka pokrenutog po zahtevu stranke na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je zahtev rešen u roku od mesec dana - oznaka 1,

2) ako je zahtev rešen u roku od dva meseca - oznaka 2,

3) ako je zahtev rešen po isteku dva meseca - oznaka 3,

4) ako je zahtev odbačen - oznaka 4,

5) ako je zahtev odbijen - oznaka 5,

6) ako je zahtev usvojen - oznaka 6,

7) ako je postupak obustavljen - oznaka 7,

8) ako je žalba odbačena - oznaka 8,

9) ako je prvostepena odluka zamenjena - oznaka 9,

10) ako je donet zaključak o dozvoli izvršenja - oznaka 10,

11) ako je izvršeno rešenje - oznaka 11,

12) ako je izvršenje sprovedeno prinudnim putem - oznaka 12.

97. Ako se radi o razvođenju predmeta prvostepenog upravnog postupka pokrenutog po službenoj dužnosti na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku od mesec dana - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen u roku od dva meseca - oznaka 2,

3) ako je predmet rešen po isteku dva meseca - oznaka 3,

4) ako je postupak obustavljen - oznaka 4,

5) ako je žalba odbačena - oznaka 5,

6) ako je prvostepena odluka zamenjena - oznaka 6,

7) ako je donet zaključak o dozvoli izvršenja - oznaka 7,

8) ako je izvršeno rešenje - oznaka 8,

9) ako je izvršenje sprovedeno prinudnim putem - oznaka 9.

98. Ako se radi o razvođenju upravnih predmeta povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod prvostepenog organa državne uprave na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je odbačen predlog za obnovu postupka - oznaka 1,

2) ako je odbijen predlog za obnovu postupka - oznaka 2,

3) ako je usvojen predlog za obnovu postupka - oznaka 3,

4) ako je potvrđeno prvostepeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 4,

5) ako je zamenjeno prvostepeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 5,

6) ako je zamenjeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 6,

7) ako je poništeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 7,

8) ako je ukinuto rešenje po zahtevu stranke - oznaka 8,

9) ako je izmenjeno rešenje po zahtevu stranke - oznaka 9,

10 ako je ukinuto rešenje uz pristanak stranke - oznaka 10,

11) ako je izmenjeno rešenje uz pristanak stranke - oznaka 11,

12) ako je oglašeno ništavnim po zahtevu stranke - oznaka 12,

13) ako je oglašeno ništavnim rešenje po službenoj dužnosti - oznaka 13.

99. Ako se radi o razvođenju predmeta drugostepenog upravnog postupka pokrenutog povodom žalbe na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku iz člana 247 ZUP - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen po isteku zakonskog roka - oznaka 2,

3) ako je žalba odbačena - oznaka 3,

4) ako je žalba odbijena - oznaka 4,

5) ako je prvostepeno rešenje zamenjeno - oznaka 5,

6) ako je prvostepeno rešenje oglašeno ništavnim - oznaka 6,

7) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog povrede pravila postupka - oznaka 7,

8) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog pogrešno ili nepotpuno utvrđenog činjeničnog stanja - oznaka 8,

9) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog pogrešne primene materijalnog prava - oznaka 9.

100. Ako se radi o razvođenju predmeta drugostepenog upravnog postupka koji se pokreće po službenoj dužnosti, na kartici se pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je predmet rešen u roku - oznaka 1,

2) ako je predmet rešen po isteku zakonskog roka - oznaka 2,

3) ako je na prvostepeno rešenje data saglasnost - oznaka 3,

4) ako je prvostepeno rešenje ukinuto - oznaka 4,

5) ako je prvostepeno rešenje izmenjeno - oznaka 5,

6) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog povrede materijalnog prava - oznaka 6,

7) ako je prvostepeno rešenje poništeno zbog nepotpuno ili pogrešno utvrđenog činjeničnog stanja ili zbog povrede pravila postupka - oznaka 7.

101. Ako se radi o razvođenju upravnih predmeta povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova uloženih kod drugostepenog organa na kartici pored poslednje kolone sa desne strane zaokružuju se odgovarajući brojevi, i to:

1) ako je odbačen predlog za obnovu postupka - oznaka 1,

2) ako je odbijen predlog za obnovu postupka - oznaka 2,

3) ako je usvojen predlog za obnovu postupka - oznaka 3,

4) ako je potvrđeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 4,

5) ako je zamenjeno rešenje u obnovi postupka - oznaka 5,

6) ako je ukinuto rešenje po zahtevu stranke - oznaka 6,

7) ako je izmenjeno rešenje po zahtevu stranke - oznaka 7,

8) ako je ukinuto rešenje uz pristanak stranke - oznaka 8,

9) ako je izmenjeno rešenje uz pristanak stranke - oznaka 9,

10) ako je izmenjeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 10,

11) ako je poništeno rešenje u vezi sa upravnim sporom - oznaka 11,

12) ako je oglašeno rešenje ništavnim po zahtevu stranke - oznaka 12,

13) ako je oglašeno rešenje ništavnim po službenoj dužnosti - oznaka 13,

14) ako je rešenje ukinuto po pravu nadzora - oznaka 14,

15) ako je rešenje poništeno po pravu nadzora - oznaka 15,

16) ako je rešenje vanredno ukinuto - oznaka 16.

102. Zavođeni predmeti se u brojčanom kartonu razvode zaokruživanjem odgovarajućeg broja crvenom bojom ili se stavlja kosa crta preko broja.

Brojčani kartoni se na kraju godine zaključuju podvlačenjem crvenom olovkom poslednjeg predmeta primljenog u tekućoj godini.

103. Posle završenog razvođenja predmeta (akti) koje treba arhivirati ili otpremiti, predaju se radnicima pisarnice koji vrše ove poslove.

VII OTPREMANJE POŠTE

104. Otpremanje pošte vrši se preko poštanske službe ili preko dostavljača (kurira).

105. Ovi predmeti preduzeti u toku radnog dana do 12 časova moraju se otpremiti istog dana. Predmeti primljeni posle zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiće se narednog radnog dana.

106. Predmeti i akti koji se istog dana upućuju na istu adresu stavljaju se obavezno u isti koverat. Ako se jedan od tih predmeta šalje preporučeno, u zajednički koverat treba staviti i ostale predmete, koji bi se inače otpremili kao obične pošiljke.

Ako se na istu adresu istovremeno otprema više akata ili neki drugi materijal, koji ne može da stane u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.

107. Koverat u kom se otpremaju akti treba da sadrži u gornjem levom uglu prve strane: tačan naziv i bližu adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalaze u kovertu. Naziv primaoca pošiljke ispisuje se krupnim i čitkim rukopisom, odnosno pisaćom mašinom. Adresa primaoca ispisuje se na način određen poštanskim propisima.

108. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, ne poništene taksene marke i druge vrednosti, kao i akti koji su određeni kao tajni podaci označeni stepenom tajnosti "INTERNO", otpremaju se obavezno preporučeno, odnosno u zatvorenim kovertima sa povratnicom ili preko dostavne knjige za mesto, ako se dostavljanje vrši preko kurira.

Tajni podatak sa oznakom stepena tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", van bezbednosne zone, dostavlja se na korišćenje preko najmanje dva kurira, a dokument označen stepenom tajnosti "STROGO POVERLJIVO" ili "POVERLJIVO" dostavlja jedan kurir.

Kurir koji prenosi tajne podatke mora posedovati sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.

Dostavljanje tajnih podataka stranoj državi ili međunarodnoj organizaciji može se vršiti i putem diplomatske pošte.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti "DRŽAVNA TAJNA" dostavlja se na korišćenje izvan bezbednosne zone u dve zatvorene koverte koje moraju biti u zatvorenom koferu, kutiji ili torbi, sa zatvaranjem na ključ ili sa šifrovanom kombinacijom.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti "STROGO POVERLJIVO" i "POVERLJIVO" izvan bezbednosne zone, dostavlja se, po pravilu, u dve zatvorene koverte.

Spoljna zatvorena koverta je od tvrdog, neprovidnog, nepropusnog materijala, na kojoj je označen organ kome se dostavlja tajni podatak.

Unutrašnja zatvorena koverta mora imati oznaku stepena tajnosti podatka, broj i datum akta i podatke o primaocu i pošiljaocu.

109. Sva pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dve grupe: I - obične pošiljke, II - preporučene pošiljke i tim redom upisuju se u odgovarajuću knjigu ekspedovane pošte (obrazac broj 18). Ako za otpremanje preporučene pošiljke postoje posebne otpremne knjige propisane od poštanske službe, treba koristiti te knjige.

Evidencija o izvršenoj otpremi pošiljaka preko poštanske službe služi radi pravdanja utrošenog novca na ime poštanskih troškova. U tu svrhu svakog dana posle otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupnog utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje u kontrolnik poštarine (obrazac broj 19).

Ako se u organu državne uprave koristi mašina za frankiranje pošte, za evidenciju utrošenog novca na ime plaćene poštarine koristiće se propisani obrazac od pošte.

110. Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim organima ili licima u istom mestu, upisuju se u dostavnu knjigu za mesto (obrazac broj 20) i otpremaju preko dostavljača (kurira).

VIII STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE) I ČUVANJE PREDMETA

111. Rešeni predmeti se odlažu u arhivu pisarnice, a kartice ovih predmeta u pasivnu kartoteku predmeta.

Rešeni predmeti se čuvaju u arhivi pisarnice najduže do isteka tekuće godine. Posle toga se prebacuju u arhivski depo zajedno sa odgovarajućim karticama iz pasivne kartoteke.

112. Rešeni i pasivizirani predmeti mogu se izuzetno zadržati u organu uprave, na osnovu reversa, a najduže do isteka naredne godine.

Po proteku navedenog roka mogu se zadržati samo oni predmeti koji predstavljaju dokumentaciju od trajnog interesa za rad organa državne uprave.

Koji se predmeti imaju smatrati dokumentacijom iz stava 2 ove tačke, utvrđuje funkcioner koji rukovodi organom uprave. Za ovu vrstu predmeta daje se potvrda, koja se umesto predmeta predaje arhivskom depou na čuvanje.

113. Pre stavljanja u arhivu treba proveriti da li je predmet završen, da li se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koje treba vratiti strankama, da li uz njih greškom nisu pripojeni neki drugi predmeti ili njihovi delovi itd.

114. Završeni predmeti i drugi registraturski materijal čuvaju se u arhivi u registraturskim jedinicama prema rednim brojevima iz arhivske knjige (obrazac broj 21).

Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.

115. Za svaku klasifikacionu oznaku, po pravilu, treba predvideti u arhivi pisarnice poseban fascikl (omot, kutiju, korice) u kome će se predmeti slagati u okviru jednog klasifikacionog znaka. Zbog velikog obima registraturskog materijala, u okviru jednog klasifikacionog znaka, može se formirati više fascikli. Svaka fascikla predstavlja posebnu registratursku jedinicu.

116. Arhivirani predmeti koji sadrže tajne podatke čuvaju se u zavisnosti od stepena tajnosti: u protivpožarnoj metalnoj kasi sa ugrađenom bravom za stepen tajnosti "DRŽAVNA TAJNA", "STROGO POVERLJIVO" i "POVERLJIVO"; u kancelarijskom ili metalnom ormaru za stepen tajnosti "INTERNO".

Kasa u kojoj se čuvaju tajni podaci ili prostorija u kojoj se ta kasa nalazi, opremljene su sistemom javljanja i mora ispunjavati odgovarajuće SRPS/EN tehničke standarde.

117. Predmetima stavljenim u arhivu pisarnice rukuje određeni radnik pisarnice.

Ako je predmet stavljen u arhivu pisarnice treba priključiti aktu, odnosno predmetu primljenom posle njegovog arhiviranja, postupiće se u skladu sa odredbama ovog uputstva koje se odnose na združivanje akata odnosno predmeta.

U ovim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz revers. Revers sadrži: broj predmeta i klasifikacionu oznaku, datum uzimanja i potpis radnika koji predmet uzima. Revers se odlaže na mesto uzetog predmeta, a po povratku predmeta revers se poništava. Predmet uzet na revers može se držati u organu državne uprave najviše 60 dana.

118. Razgledanje i prepisivanje arhiviranog akta vrši se shodno odredbama zakona kojim se uređuje opšti upravni postupak.

119. U arhivsku knjigu upisuje se registraturski materijal iz prethodne godine najkasnije do 30. aprila tekuće godine. Upisuje se sav registraturski materijal bilo da je nastao u radu organa državne uprave za koje se vodi arhivska knjiga ili da se po bilo kom drugom osnovu nalazi na čuvanju u arhivi organa državne uprave.

120. Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu do roka iz prethodne tačke.

121. Bezvredni registraturski materijal izlučuje se svake godine uz znanje nadležnog arhiva, putem odgovarajuće komisije koju obrazuje lice koje rukovodi pisarnicom, a prema utvrđenim rokovima čuvanja iz lista kategorija registraturskog materijala.

122. O izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala vodi se zapisnik koji sadrži pored ostalog:

1) imena članova komisija,

2) datum i mesto sastavljanja zapisnika,

3) naziv stvaraoca registraturskog materijala,

4) godina nastanka materijala,

5) popis kategorija bezvrednog registraturskog materijala,

6) ukupnu količinu izlučenog materijala.

Kopija zapisnika dostavlja se nadležnom istorijskom arhivu.

123. Istekom roka od 30 dana arhivska građa (registraturski materijal koji se trajno čuva) predaje se zapisnički nadležnom arhivu.

124. Registraturski materijal nastao u radu područnih jedinica organa državne uprave van njihovog sedišta čuva se deset godina u područnim pisarnicama, a nakon toga odabrana građa dostavlja se nadležnim organima državne uprave u njihovim sedištima (ministarstvima u Beogradu).

IX SASTAVNI DELOVI SLUŽBENOG AKTA

125. Pored delova iz člana 11 Uredbe, službeni akt mora radi lakšeg i bržeg rukovanja sadržati i druge podatke: vezu brojeva, konstataciju kome je sve akt dostavljen i sl.

Dokumenta koja sadrže tajne podatke, sadrže podatke, saglasno zakonu, kao i sledeće podatke: oznaku stepena tajnosti; način prestanka tajnosti; podatak o licu ovlašćenom za određivanje stepena tajnosti; podatak o organu državne uprave.

126. Zaglavlje se stavlja u gornji levi ugao akata, ispod grba Republike Srbije i sadrži:

1) naziv Republike Srbije,

2) naziv organa državne uprave,

3) broj akta,

4) datum akta,

5) sedište organa državne uprave sa adresom i brojem telefona,

6) inicijali prezimena i imena radnika organa državne uprave koji je sastavio akt.

Iza naziva organa državne uprave stavlja se i naziv unutrašnje organizacione jedinice ako takva postoji.

Za organe opština, gradova i grada Beograda iza naziva Republike stavlja se naziv opštine, grada odnosno naziva grada Beograda. Za akte namenjene za upotrebu u inostranstvu stavlja se i oznaka "Savezna Republika Jugoslavija".

127. U aktima koji su nastali u okruzima, ispod datuma nastanka akta upisuje se naziv okruga.

Broj koji se piše u zaglavlju akta koji pripada predmetu koji se nigde ne evidentira sastoji se od klasifikacionog znaka i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice ili od oznake i organa i organizacione jedinice (na primer: 201-I, odnosno 201-07 ili 201-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu o kome se evidencija vodi u okviru dosijea sastoji se od klasifikacionog znaka, broja dosijea i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 201-10-I, 201-10-07, 201-10-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu evidentiranom u osnovnu evidenciju sastoji se od klasifikacionog znaka, broja sa brojčanog kartona, odnosno rednog broja iz skraćenog delovodnika kroz godinu (označenu dvocifrenim arapskim brojem) u kojoj je predmet evidentiran u osnovnu evidenciju i oznake organa državne uprave odnosno organizacione jedinice (na primer: 201-10/93-I, 201-10/93-07, 201-10/93-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu na osnovu koga se vrši upis u javnu evidenciju ili koji sadrži podatke iz javne evidencije sastoji se od klasifikacionog akta, tekućeg broja kroz godinu (označenu četvorocifrenim arapskim brojem) u kojoj je izvršen osnovni upis u javnu evidenciju i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 200-50/1945-I, 200-50/1945-07, 200-50/1945-I/07).

Broj akta koji pripada predmetu upisanom u posebnu evidenciju sastoji se od klasifikacionog znaka, broja sa brojčanog kartona, odnosno rednog broja iz skraćenog delovodnika kroz godinu (označenu dvocifrenim arapskim brojem) u kojoj je evidentirana posebna evidencija, rednog broja iz posebne evidencije i oznake organa državne uprave, odnosno organizacione jedinice (na primer: 20-10/93-70-I, 20-10/93-70-07, 20-10/93-70-I/07).

128. Adresa primaoca akta sastoji se iz punog naziva i sedišta pravnog lica, odnosno imena i prezimena i prebivališta primaoca - fizičkog lica, uz naznačenje ulice i kućnog broja, a po potrebi i bližeg odredišta. Na adresama nazivi naseljenih mesta u Saveznoj Republici Jugoslaviji moraju biti ispisani u skladu sa zakonom kojim je uređena službena upotreba jezika i pisama.

129. Kratka sadržina akta (predmet) stavlja se sa leve strane ispod adrese primaoca.

130. Ispod oznake "predmet" stavljaju se radi lakšeg združivanja: broj i datum primljenog akta na koji se odgovara, ili broj i datum otpremljenog akta i sl.

131. Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Zakone i druge propise, koji se navode u aktu, treba napisati njihovim punim nazivom uz označenje službenog glasila u kome su objavljeni.

132. Ime i prezime lica ovlašćenog za potpisivanje ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod oznake njegove funkcije.

133. Na svakom aktu koji se otprema stavlja se sa leve strane od mesta za potpis ovlašćenog lica otisak pečata i to tako da otisak pečata jednim delom zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.

134. Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se ili njihovim ukupnim brojem (na primer: priloga pet) ili njihovim nazivom (na primer: izvod iz matične knjige rođenih, uverenje i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta akta sa leve strane.

Prilozi treba, po pravilu, da budu složeni po redu izlaganja materije u aktu.

135. Konstatacija o tome kome je sve akt dostavljen stavlja se na sledeći način:

1) ako se dostavlja akt iste sadržine raznim organima i organizacijama ili zajednicama, naznačiće se na samom aktu kome je takav akt sve dostavljen;

2) ako je potrebno da se sa sadržinom akta upoznaju i neki drugi zainteresovani organi, organizacije i zajednice, kao i fizička lica, akt treba adresirati na onoga koji je pokrenuo postupak, a ispod teksta navesti sve ostale kojima se akt dostavlja radi znanja;

3) ako se jednim aktom raspravlja više predmeta zavedenih u kartoteci ili skraćenom delovodniku pod posebnim brojevima, takav akt treba doneti pod najvećim brojem, a ispod teksta navesti sve podnosioce zahteva na koje se takav akt odnosi.

Na način iz stava 1 ove tačke treba postupiti i u slučaju da se primljeni akt dostavlja na rešavanje nadležnom organu, pa se o tome obaveštava pošiljalac akta radi znanja.

X IZVEŠTAVANJE O STANJU NA REŠAVANJU UPRAVNIH STVARI

136. Radnici organa državne uprave koji vode upravni postupak i izrađuju nacrte rešenja dužni su da vode evidenciju o praćenju rešavanja upravnih predmeta na propisanom obrascu u obliku sveske (obrazac broj 28).

137. Organi državne uprave po kojima se rešavaju upravni predmeti dužni su da za svako tromesečje sastavljaju izveštaj o stanju na rešavanju upravnih stvari na propisanim obrascima (obrazac broj 29 i 30).

138. Izveštaji iz prethodne tačke dostavljaju se Ministarstvu pravde Republike Srbije.

O prikupljenim podacima informiše se Vlada Republike Srbije tromesečno.

139. Organi državne uprave koji rešavaju u pojedinačnim upravnim predmetima dužni su da istekom godine dostave Ministarstvu pravde podatke o predmetima upravnog postupka po sledećim upravnim oblastima:

 1) narodna odbrana,

 2) inostrani poslovi,

 3) unutrašnji poslovi,

 4) finansije (budžet),

 5) promet robe i usluga,

 6) industrija, energetika i rudarstvo,

 7) poljoprivreda, vodoprivreda, šumarstvo, stočarstvo, lov i ribolov,

 8) saobraćaj i veze,

 9) zanatstvo, ugostiteljstvo i turizam,

10) imovinsko pravni poslovi,

11) geodetski i katastarski poslovi,

12) urbanizam, građevinarstvo, imovinsko-stambeni poslovi,

13) rad i zapošljavanje,

14) zdravlje i socijalna zaštita,

15) boračko-invalidska zaštita,

16) nauka, obrazovanje i kultura,

17) ostale oblasti.

140. Izveštaji iz tačke 139 ovog uputstva sačinjavaju se na osnovu podataka iz:

1. izveštaja o radu na rešavaju prvostepenih upravnih predmeta u ______ godini na teritoriji Republike (obrazac broj 22);

2. izveštaja o radu na rešavanju drugostepenih upravnih predmeta u ______ godini na teritoriji Republike (obrazac 23);

3. izveštaja o radu prvostepenih organa na teritoriji Republike povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u _________ godini (obrazac broj 24),

4. izveštaja o radu drugostepenih organa na teritoriji Republike povodom upotrebe vanrednih pravnih lekova u upravnom postupku u _________ godini (obrazac broj 25);

5. Pregled izdatih uverenja za period od _______ do ________ godine (obrazac broj 26).

141. Posebno se sastavljaju izveštaji za rad ministarstava i drugih državnih organa, a posebno za rad organa teritorijalne autonomije i lokalne samouprave kojima su povereni poslovi državne uprave.

Takođe se posebno sastavljaju izveštaji za organe i organizacije kojima je u okviru javnih ovlašćenja povereno rešavanje upravnih stvari.

142. Izveštaj iz tač. 139 - 140 dostavljaju se najkasnije do 15. februara tekuće godine za prethodnu godinu.

143. Stručnu pomoć za sastavljanje izveštaja iz prethodnih tačaka i bliže instrukcije daje Ministarstvo pravde Republike Srbije.

XI DRUGE ODREDBE

144. O svakom primljenom ili predatom telefonskom saopštenju koje zamenjuje službenu prepisku u vezi sa rešenjem predmeta sastaviće se službena zabeleška na samom predmetu. Ako se predmet ne nalazi kod radnika koji prima saopštenje, službenu zabelešku treba staviti na posebnu hartiju koja se prilaže predmetu.

Zabeleška o telefonskom saopštenju treba da sadrži: datum i vreme razgovora, podatke o sagovorniku, sadržinu saopštenja i potpis radnika koji je saopštenje primio, odnosno predao.

145. Ako se pojedini predmeti ili delovi spisa pojedinog predmeta izgube, tako da se ni posle svestranog traženja ne mogu pronaći ili se unište ili tako oštete da su neupotrebljivi, pokreće se postupak za obnavljanje. Postupak se pokreće na zahtev stranke, zainteresovanog organa ili po službenoj dužnosti. Obnavljanje predmeta vrši se na osnovu prepisa ili fotokopija nestalih, oštećenih ili uništenih spisa koji se pribavljaju od imaoca potrebnih spisa.

Po potrebi za obnavljanje predmeta služe i saglasne izjave stranaka i njihovih zastupnika odnosno punomoćnika, svedoka i veštaka. Kad o pojedinim radnjama nema podataka, a izjave navedenih lica nisu saglasne, te radnje će se ponoviti ukoliko nije doneto prvostepeno rešenje.

O nestalom, oštećenom ili uništenom predmetu ili njegovim delovima obrađivač predmeta dužan je da donese obrazloženi izveštaj.

Na osnovu izveštaja, funkcioner koji rukovodi organom državne uprave u čijoj je nadležnosti predmet, rešenjem nalaže njegovo obnavljanje.

146. Pečatima, štambiljima i žigovima rukuju ovlašćeni radnici organa državne uprave.

Pečati i žigovi moraju se čuvati pod ključem.

Organi državne uprave, dužni su da vode posebnu evidenciju o štambiljima, pečatima i žigovima koji su u upotrebi (obrazac broj 27).

147. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".

JEDINSTVENA KLASIFIKACIJA PREDMETA PO MATERIJI

(za primenu u kancelarijskom poslovanju)

__________________________________________________
OBRASCI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

Obrazac br. 1

Potvrda o prijemu podneska

(član 66 stav 2 ZUP-a i član 12 Uredbe o kancelarijskom poslovanju)

Naziv organa koji rešava po podnetom podnesku __________ __________________, broj telefona ________ oznaka službenog lista ________.

Ukoliko nadležni organ u roku od ________________ ne dostavi odluku (rešenje, zaključak) po podnetom podnesku, stranka može uložiti žalbu zbog ćutanja administracije, odnosno odgovarajuće pravno sredstvo organu __________________________, sa administrativnom taksom u iznosu od ____________. Pravno sredstvo se predaje ___________________________.

M.P.

___________________
(Potpis službenog lica)

Obrazac br. 2

Prijemni štambilj organa uprave

(format 70 x 30 mm)

Obrazac br. 3

Brojčani karton

(format A-7)

Druga strana (poleđina) brojčanog kartona nosi brojeve od 101 do 200.

Obrazac br. 4

Kartica za vanupravne predmete

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 5

Kartica za predmete u prvostepenom upravnom postupku koji se pokreće povodom zahteva stranke

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 6

Kartica za predmete u prvostepenom upravnom postupku koji se vodi po službenoj dužnosti

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 7

Kartica za predmete u drugostepenom upravnom postupku koji je pokrenut povodom žalbe

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 8

Kartica za predmete u drugostepenom upravnom postupku koji se vodi po službenoj dužnosti

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 9

Kartica za upravne predmete povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod prvostepenog organa

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 10

Kartica za upravne predmete povodom uloženih vanrednih pravnih lekova kod drugostepenog organa

(Format A-7 ili neki drugi format)

Poleđina kartice

Obrazac br. 11

Skraćeni delovodnik

(Format A-4)

Obrazac br. 12

Popis akata

(Format A-4)

PREDMET: _______________________________________________________________________________

Obrazac br. 13.
(prva strana)

Omot spisa

(Format A-3)
(prostor za štambilj)

Akt-predmet odložiti a.a.
Klasif. znak __________

PREDMET: ___________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

Zajedno rešeni predmeti broj: ___________________________________________________________________________________

Rok čuvanja _________
Broj iz int. dost. knjige 
____________
____________

SPISAK AKATA U PREDMETU

 1. _________________________________________________________________________________________________________

 2. _________________________________________________________________________________________________________

 3. _________________________________________________________________________________________________________

 4. _________________________________________________________________________________________________________

 5. _________________________________________________________________________________________________________

 6. _________________________________________________________________________________________________________

 7. _________________________________________________________________________________________________________

 8. _________________________________________________________________________________________________________

 9. _________________________________________________________________________________________________________

10. _________________________________________________________________________________________________________

11. _________________________________________________________________________________________________________

12. _________________________________________________________________________________________________________

13. _________________________________________________________________________________________________________

14. _________________________________________________________________________________________________________

15. _________________________________________________________________________________________________________

16. _________________________________________________________________________________________________________

17. _________________________________________________________________________________________________________

18. _________________________________________________________________________________________________________

19. _________________________________________________________________________________________________________

20. _________________________________________________________________________________________________________

UPUTSTVO PISARNICI

1. O načinu ekspedicije: _______________________________________________________________________________________

   _________________________________________________________________________________________________________

Obrazac br. 14

Interna dostavna knjiga

(Format A-4)

Obrazac br. 15

Knjiga primljenih računa

(Format A-4)

Obrazac br. 16

Knjiga primljene pošte na ličnost

Obrazac br. 17

Karton za dostavu službenih listova i časopisa

(Format A-4)

Organ, organizacija, zajednica __________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________ List - časopis

____________________________________________________________________________________________________________

Unut. organ. jedinica: _________________________________________________________________________________________

Broj primeraka _______________________________________________________________________________________________

_______________________ Godina: ___________________

Karton za dostavu listova i časopisa

Obrazac br. 18

Knjiga ekspedovane pošte

(Format A-4)

Obrazac br. 19

Kontrolnik poštarine

(Format 148x210 mm)

Obrazac br. 20

Dostavna knjiga za mesto

(Format A-4)

Obrazac br. 21

Arhivska knjiga