Zastava Bosne i Hercegovine

Saznajte sve o elektronskom arhiviranju!


1. Kako se sprovodi arhiviranje elektronskih dokumenata?


2. Softversko rešenje za automatsko i masovno elektronsko arhiviranje



ZAKON O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI: Ustanovljena jedinstvena Radna grupa za izradu modela akata, odnosno obrazaca za javne arhive u Republici Srbiji. Izrada modela akata neophodna radi ujednačavanja prakse u radu arhiva i izrade softvera za Elektronski arhiv u okviru kojeg će procedure i postupci biti standardizovani


U Državnom arhivu Srbije 15. aprila 2022. godine održan je sastanak Radne grupe za zaštitu arhivske građe van arhiva koja je formirana u okviru Arhivističkog društva Srbije, a u dogovoru sa direktorom Državnog arhiva Srbije dr Miroslavom Perišićem. Sastanku su prisustvovali članovi Radne grupe: dr Jasmina Živković, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Požarevac), Stojanka Bojović, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Kosovo i Metohija), Jasmina Latinović, viši arhivist (Istorijski arhiv Beograd), Marija Todorović, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Kragujevac), Milomirka Adžić, arhivski savetnik (Međuopštinski istorijski arhiv Čačak)i Nevena Karabašević, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Niš) i Boško Rakić, arhivski savetnik u penziji. Iz opravdanih razloga, sastanku nisu prisustvovali: Miroslav Dučić, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Užice), Milena Popović Subić, arhivski savetnik (Arhiv Vojvodine), Stanislava Blažević, arhivski savetnik (Arhiv Vojvodine) i Jugoslav Veljkovski, arhivski savetnik (Istorijski arhiv Novi Sad). Iz Državnog arhiva Srbije, sastanku su prisustvovale i u radu učestvovale, Slavica Solomun, arhivski savetnik, rukovodilac Odeljenja arhivske građe novog perioda, Tatjana Dragićević, arhivski savetnik na poslovima matične delatnosti i Marija Milošević, viši arhivist u Odeljenju arhivske građe novog perioda, Aleksandar Rafailović viši arhivist, rukovodilac Odeljenja za korišćenje arhivske građe i tehničku zaštitu i Tamara Govedarica, arhivist u Službi zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva. Direktor državnog arhiva Srbije, dr Miroslav Perišić je u toku sastanka pozdravio kolege i poželeo uspešan rad Radnoj grupi.

Teme sastanka:

  • Uvodna pojašnjenja propisanih odredbi vezanih za postupanje stvaralaca i imalaca sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, kancelarijsko i arhivsko poslovanje, upravljanje dokumentima u fizičkom (papirnom) i elektronskom obliku, ali i međusobnim pravima i obavezama javnih arhiva i stvaralaca/imalaca.
  • Propisi o kancelarijskom poslovanju u odnosu na obaveze stvaralaca prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti(međusobna saglasnost, kolizija i slična zapažanja).
  • Problemi u praksi – primena novih propisa na javni sektor, privredu i druge delatnosti izvan javnog sektora, izrada Arhivske knjige prema novom Pravilniku o obrascu i načinu njenog vođenja.
  • Predlozi za prevazilaženje nedoumica, uočenih nedostataka, eventualni predlozi za izmene i dopune donetih podzakonskih propisa o kancelarijskom poslovanju.

 Krajnji cilj: ujednačavanje rada na zaštiti arhivske građe van arhiva u arhivima Srbije, odnosno jednoobrazna i sinhronizovana primena propisa o upravljanju dokumentima, odnosno kancelarijskom i arhivskom poslovanju; mogućnost izrade modela opštih akata o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, odnosno upravljanja elektronskim dokumentima, sa usvojenim zaključcima.

Razmatrane su obaveze stvaralaca i imalaca iz čl. 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) - upravljanje dokumentima. Konstatovano je da su svi stvaraoci, kao takvi predviđeni Zakonom o arhivskoj građi dužni da donesu opšta akta i to: opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovana, čuvanja i zaštite, opšti akt o načinu evidentiranja i zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku i Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Iznet je i prihvaćen predlog da se klasifikaciona oznaku grupe dokumenata uvede kao obavezan element Liste kategorija i kod stvaralaca koji ne pripadaju državnom i javnom sektoru (privreda, na primer), a imajući u vidu zakonsku obavezu koja je sada svim stvaraocima zadata, bez obzira na njihovu delatnost.

Jedan o prihvatljivih predloga jeste da se predvide i izrade ogledni primeri opštih akata o upravljanju dokumentima, kao i orijentacionih Listi kategorija za određene delatnosti, čime bi se u ovom delu postigla unifikacija stručnog rada arhiva, imajući u vidu obavezu arhiva prema Zakona o pružanju stručne pomoći stvaraocima prilikom izrade Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Postavljeno je i pitanje obaveze stvaralaca iz delatnosti pravosuđa, prosvete, zdravstva da donesu svoje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima za čuvanja, u odnosu prema istovrsnoj obavezi nadležnih ministarstava ovih delatnosti da jedinstveno, na nivou resora, urede rokove čuvanja i donesu opšte akte u tom smislu. U pogledu obaveza stvaralaca pravosudne, prosvetne i zdravstvene delatnosti da donesu Liste kategorija prema čl. 14. Zakona, preovladalo je mišljenje da javni arhivi prihvataju i daju saglasnost na Liste kategorija ovih stvaralaca, dok nadležno ministarstvo ne uredi postupanje na nivou delatnosti, na koji način stvaraoci postupaju u skladu sa zakonskim obavezama.

Jedno od postavljenih pitanja se odnosilo na kancelarije javnih beležnika i javnih izvršitelja, koji u pravnom prometu posluju kao preduzetnici, ali u jednom delu svoje delatnosti vrše javna ovlašćenja. Stoga je zauzet stav da su kancelarije javnih beležnika i javnih izvršitelja stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, zbog čega su dužni da postupaju u skladu sa obavezama za stvaraoce prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (ovo se uglavnom odnosi na sređivanje arhive, njeno evidentiranje i izradu Arhivske knjige, dok se izrada Liste kategorija arhivske građe za ovu vrstu delatnosti na nivou Javnobeležničke komore odnosno Komore javnih izvršitelja smatra pravilnim rešenjem).

Mišljenje o preduzetnicima kao stvaraocima arhivske građe i dokumentarnog materijala: konsultovan je Zakon o privrednim društvima ("Sl. glasnik RS", br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 - dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 i 109/2021) koji kaže da su preduzetnici fizička lica, pa prema tome se na ista može primeniti deo odredbi Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, o donošenju akata, ali i ne deo koji se odnosi na obaveze iz člana 9. Zakona, to znači da oni stvaraju dokumentaciju koja ima status arhivske građe (dakle, jesu stvaraoci arhivske građe), ali na njih se primenjuju odredbe Zakona za fizička lica kao stvaraoce arhivske građe. Pojašnjenje dala M. Milošević i B. Rakić. Ovakav stav je prihvaćen.

Konstatovano je da je Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Sl. glasnik RS", br. 21/2020 i 32/2021), kao i Uputstvo uz Uredbu, regulišu kancelarijsko poslovanje jedinstveno i za klasičnu, analognu dokumentaciju i za izvornu elektronsku dokumentaciju.

Konstatovano je i da bi bilo dobro sabrati i ujednačiti modele akata u vezi stručnog nadzora javnih arhiva, postupka izdvajanja i uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kome je rok čuvanja istekao, kao i postupka primopredaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu. Radna grupa je i u prethodnom periodu radila na izradi jednoobraznih akata vezanih za stručni nadzor arhiva kod stvaralaca i izdvajanju i uništavanju bezvrednog dokumentarnog materijala, odnosno predaje arhivske građe nadležnom arhivu.

Na pitanje da li se prilikom stručnog nadzora od strane javnog arhiva primenjuje Zakon o opštem upravnom postupku ("Sl. glasnik RS", br. 18/2016 i 95/2018 - autentično tumačenje), prihvaćeno je mišljenje Ministarstva za državnu upravu i lokalnu samoupravu dostavljeno Arhivu Vojvodine, prema kome se odredbe ZUP-a primenjuju samo u slučajevima izdavanja uverenja o podacima istraženim u arhivskoj građi koja se čuva u arhivima, dok se u delu stručnog nadzora nad stanjem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaralaca, dovoljnim pravnim osnovom smatraju odredbe Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

U vezi izdvajanja i uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala kod nejavnog sektora (privreda uglavnom), ostala su podeljena mišljenja članova Radne grupe; jedinstven stav jeste da se arhiv ne oglašava nenadležnim ukoliko se stvaralac privredne delatnosti obrati arhivu zahtevom za odobrenje uništenja, a u cilju praćenja stanja i postupanja sa arhivskom građom u privrednom sektoru, posebno velikih sistema i stvaralaca koji u ovoj delatnosti zaista stvaraju arhivsku građu kao kulturno dobro; ovim je putem ponovo istaknuta potreba kategorizacije stvaralaca arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Zaključeno je da se što pre izrade obrasci koji bi se mogli implementirati u deo ARHIS-a za spoljnu službu, a u cilju standardizacija rada. Takođe, pripremljene pakete obrazaca, po predlozima kolega, na prvom narednom sastanku predstavnika svih spoljnih službi u arhivu, predstaviti za eventualno razmatranje.

Razgovarano je o metodologiji upisa arhivske građe i dokumentarnog materijala u Arhivsku knjigu prema novom obrascu. Predloženo je da se u rubrici “Rok čuvanja” preporuči stvaraocima da se unese i broj iz Liste kategorije obzirom da posebne rubrike za ovaj podatak nema. Takođe, zauzet je stav da se upis u Arhivsku knjigu vodi po prvoj godini nastanka dokumentacije ukoliko se u jednoj arhivskoj jedinici nalazi istovrsna dokumentacija iz više godina, a ne po poslednjoj godini. Ovaj način upisa se razlikuje u odnosu na prethodno rešenje u Uredbi o kancelarijskom poslovanju organa državne uredbe (1992/1993), prema kojoj se: “završeni predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju u arhivi u registraturskim jedinicama prema rednim brojevima iz arhivske knjige”, na osnovu čega sledi da se samo završeni i arhivirani predmeti spuštaju u arhivski depo i evidentiraju u Arhivskoj knjizi. Kako je Zakonom o arhivskoj građi predviđena obaveza stvaralaca da prepise arhivske knjige dostavljaju nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine za prethodnu godinu, to se tumači da se upis u Arhivsku knjigu ne može vršiti po godini završenih i arhiviranih predmeta, već prema prvoj godini u kojoj predmet nastaje.

Postavljeno je i pitanje kako će se u Arhivskoj knjizi evidentirati i naznačiti lokacija na kojoj se čuva elektronska arhivska građa i dokumentarni materijal, povezano je sa obavezom stvaralaca da vrše pripremu za elektronsko i elektronsko pouzdano čuvanje arhivske građe odnosno dokumentarnog materijala. Tema koja će biti veoma aktuelna u narednom periodu, kada će se sve više susretati sa izvornom elektronskom arhivom.

Pitanje rokova za dostavljanje dokumentacije javnim arhivima od strane stvaralaca: jedini zakonom predviđen rok jeste 30. april tekuće godine za dostavu prepisa Arhivske knjige za prethodnu godinu. Istaknuto je da ova obaveza nije novoustanovljena za stvaraoce, već je postojala i prema Zakonu o kulturnim dobrima. Za stvaraoce koji do sada nisu dostavljali prepis Arhivske knjige odnosno nisu je ni vodili, zauzet je stav da su u obavezi da urade i arhivu dostave prepis Arhivske knjige od svog osnivanja do danas. Arhivska knjiga samo za jednu kalendarsku godinu se ne može prihvatiti. Rokovi za dostavljanje opštih akata o upravljanju dokumentima nisu zakonom predviđeni, ali kao obaveza stvaralaca jesu, pa se smatra a u tom smislu stvaraoci u primerenim rokovima dostavljaju arhivu i neophodna akta.

Izveštaj sa sastanka je izradila Dr Jasmina Živković, arhivski savetnik, koordinator Radne grupe.

U članku je napravljen izvod najvažnijih zaključaka iz izveštaja.

II

Na osnovu dogovora sa direktorom matične kuće Državnog arhiva Srbije, dr Miroslavom Perišićem, ustanovljena je jedinstvena Radna grupa za izradu modela akata, odnosno obrazaca za javne arhive u Republici Srbiji, sastavljena od kolega iz Radne grupe Arhivističkog društva Srbije za spoljnu službu i Državnog arhiva Srbije. Sastanak ove radne grupe je održan 23. maja 2022. godine.

Zadatak Radne grupe: Da sastavi modela akata, odnosno obrazaca (zahteva, zapisnika, rešenja, uverenja itd.) u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, koje će da koriste javni arhivi u Republici Srbiji. Izrada modela akata je neophodna u cilju ujednačavanja prakse u radu arhiva. Osim toga, jedinstveni modeli akata su potrebni i zbog izrade softvera za Elektronski arhiv u okviru kojeg će procedure i postupci biti standardizovani.

Mesto sastanaka: Državni arhiv Srbije

Rokovi: prvi preliminarni naredni - sredina juna, krajnji: novembar-decembar 2022.

Članovi Radne grupe:

1. Lela Pavlović, predsednica Arhivističkog društva Srbije,

2. Marija Milošević, Državni arhiv Srbije

3. Tatjana Dragićević, Državni arhiv Srbije,

4. Milena Popović Subić, Arhiv Vojvodine,

5. Jasmina Živković, Istorijski arhiv Požarevac i

6. Marija Todorović, Istorijski arhiv Šumadije Kragujevac

7. Slavica Solomun, Državni arhiv Srbije,

8. Vukadin Šljukić, Državni arhiv Srbije,

9. Aleksandar Rafailović, Državni arhiv Srbije,

10. Slobodanka Cvetković, Istorijski arhiv Požarevac,

11. Jasmina Latinović, Istorijski arhiv Beograda

12. Milomirka Adžić, Međuopštinski istorijski arhiv za grad Čačak i opštine Gornji Milanovac i Lučani,

13. Nina Simić Jovanović, Državni arhiv Srbije, i

14. Boško Rakić, arhivski savetnik

15. Ivana Đokić, Istorijski arhiv Kruševac

Više o arhivskoj knjizi i na koji način se vodi pročitajte u Bazi znanja.

Kompanija Paragraf Lex ne preuzima odgovornost za tačnost i istinitost informacija prenetih iz spoljnih sadržaja odnosno drugih izvora, kao i za štetu koja eventualno iz toga, proistekne. Sve informacije objavljene u sekciji "Vesti" su namenjene u svrhu opšteg informisanja.

Izvor: Vebsajt Arhivističko društvo Srbije, 25.05.2022.
Naslov: Redakcija