Uredba ne uvodi obavezu digitalizacije štampanih dokumenata. Dokumenti se čuvaju u svom izvornom obliku. Svi dokumenti koji su izvorno nastali u štampanom obliku, čuvaju se kao i do sada, u fasciklama, registratorima, po policama, ormanima i slično.
Kada je dokument izvorno štampani a kada elektronski?
Danas se svi dokumenti prave na računaru, pa bi na prvi pogled izgledalo da su svi dokumenti elektronski. Međutim, samim kreiranjem dokumenta poput ugovora (npr. u Word-u), ne znači da je ugovorni odnos nastao. Ukoliko se on štampa, pa ga svojeručno potpišu predstavnici svih strana, dokument je nastao tek kada ima sve neophodne elemente (u ovom slučaju sve potrebne potpise) i to u štampanom obliku.
S druge strane, ako sve strane potpišu taj dokument elektronski, kvalifikovanim elektronskim potpisom (KEP), onda je nastao elektronski dokument.
Faktura je, na primer, nastala i bez potpisa, ali mora sadržati sve propisane elemente fakture.
Ako je dokument prvo potpisan pomoću KEP, pa onda štampan da bi ga druga strana potpisala, taj dokument nije ni elektronski ni štampani jer se štampanjem izgubio KEP. U tim situacijama, savetujemo da čuvate oba primerka, štampani u štampanom formatu, a elektronski u elektronskom formatu, radi eventualnog kasnijeg dokazivanja.
