Interaktivni vodič za predaju arhivske knjige
- korak po korak

Interni dokumenti koje je potrebno doneti su Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Svi obveznici dužni su donesu svoju Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Razlika je samo u tome što se lista kategorija drugačije kreira za privatni i javni sektor. Oba tipa modela (dokumenta) možete preuzeti na stranici https://www.paragraf.rs/lista-kategorija-dokumentarnog-materijala-sa-rokovima-cuvanja.html

Kreirana Lista kategorija šalje se na odobrenje nadležnom arhivu. U praksi određeni arhivi, usled preopterećenosti, ne dostavljaju odobrenja subjektima. Naš predlog je da svakako popunjavate svoju arhivsku knjigu prema kreiranoj Listi kategorija, a po konačnom usvajanju iste od strane arhiva - možete nastaviti ili korigovati ono što je potrebno.

Arhivska knjiga se popunjava u skladu sa Pravilnikom o obrascu arhivske knjige, u okviru kog možete preuzeti Obrazac arhivske knjige. Primer popunjavanja arhivske knjige: https://www.paragraf.rs/kancelarko/pitanja-i-odgovori-zakonska-obaveza-podnosenja-prepisa-arhivske-knjige.html#pitanje11. Arhivska knjiga se ravnopravno vodi i za štampane i za elektronske dokumente koji nastanu. Primer kako to može izgledati u praksi pogledajte OVDE. Korisnici Kancelarka imaju prednost što program automatski formira prepis arhivske knjige. Od 1. januara 2024. godine prepis arhivske knjige se obavezno vodi u elektronskom formatu. To možete raditi kroz npr. Excel tabelu ili kroz specijalizovani softver poput Kancelarka.

Arhivska knjiga se šaje u državni sistem eArhiv, koji na dan 26.4.2024. još uvek nije zaživeo. Preporuka je da dok ne zaživi - postupate isto kako ste postupali do sada, odnosno pogledajte veb sajt vašeg nadležnog arhiva i postupite po njihovim instrukcijama.

Uništavanje je predviđeno u slučaju kada dokumentaciji istekne propisani rok čuvanja. Privatni sektor takvu dokumentaciju može uništiti bez odobrenja nadležnog arhiva, dok javni sektor mora dobiti odobrenje. Nakon uništavanja unosi se informacija o broju odobrenja za uništavanje, u kolonu "primedba" u okviru arhivske knjige. Važno je pomenuti da rok čuvanja dokumentacije počinje da se računa tek od kraja godine u kojoj je nastala, tako da se i rok za uništavanje računa saglasno tome.

Trajni dokumenti se čuvaju trajno i ne smeju se uništiti. Nakon 30 godina od kraja godine u kojoj su nastali, trajni dokumenti se šalju nadležnom arhivu na čuvanje (i javni i privatni sektor) i tada postaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije. NAPOMENA: Predviđena je mogućnost da se dogovorite sa arhivom da nastavite da čuvate trajne dokumente kod sebe i nakon isteka roka od 30 godina.